智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究*

吴加琪

（南京信息工程大学档案馆，南京，210044）

1 从数字档案到智慧档案

档案信息化建设是档案事业发展的必然选择，数字档案以数字技术处理和存储传统载体档案信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播，解决了传统档案固有的载体数量、寿命有限和利用范围受限等问题，给档案工作带来了革命性的变革［1］，数字档案加速了现代信息技术在档案工作中的应用，推动档案工作向数字化、信息化、网络化、标准化方向发展［2］，目前数字档案建设依然是档案工作核心的工作内容。然而数字档案本身具有一定的局限性，如数字档案带来了档案信息管理的革命，而并非档案管理革命，档案信息与档案实体没有有机结合起来；数字档案只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，不具备辅助档案工作人员和用户思维和档案信息再造的功能；数字档案以馆藏档案数字化、原生电子档案为基础，难以突破传统档案既有的局限性［3］。

近年来，以物联网、云计算、第三代移动通信等为代表的现代信息网络技术飞速发展，对档案信息资源管理产生了深刻的影响，智慧档案建设也引起了人们的重视，智慧档案是在数字档案建设的基础之上，整合利用物联网、云计算、互联网等信息技术，以实现档案信息智能感知、获取、传输、处理、服务的工作模式，是档案信息化建设发展的高级形态，也是数字档案发展的必然结果［4］。在今后一段时期，档案部门应在继续重视和加强数字档案建设工作的同时，加大云计算、物联网等新兴技术的引入，积极融入智慧城市建设的社会发展大趋势，将档案信息化建设水平提升到新的阶段。

2 智慧档案建设原则

2.1 政府主导，合力推进

注重政府在智慧档案建设政策法规、规范标准、资源保障、组织推进等方面发挥基础性作用，打破档案工作条块分割，实行统一规划和分类指导，促进智慧档案建设过程中各部门、各项目之间的协调发展，确保智慧档案健康有序推进。坚持以需求为导向，充分发挥市场配置资源的基础作用，形成档案部门为主体、企业和公众等社会各方力量广泛参与智慧档案建设的推进体系，不断增强建设智慧档案的整体合力。

2.2 创新引领，惠及民生

智慧档案建设绝不只是云计算、物联网等关键技术的应用，更应大力推进管理、应用模式、体制机制、行业标准和制度的创新发展，着眼于促进档案工作发展模式转变和市民生活品质提升，提高智慧档案建设的协同创新能力和市场开发能力，不断提升档案工作效率和服务水平，增强市民档案信息和知识获取利用能力，使广大市民切实感受到智慧档案建设带来的实惠和便捷，增强公众幸福感知。

2.3 重点突破，示范带动

围绕经济建设、城市运行、社会管理、公共服务等重点领域，结合各档案部门的特色优势、发展方向的战略重点以及人民群众最需要、最关心的领域为重点，率先突破，着力推进档案工作重点内容智慧应用体系建设，在条件成熟的档案部门先行试点，增强辐射和带动作用，以示范和试点促进智慧档案建设的整体工作推进，确保智慧档案建设稳步开展。

2.4 夯实基础，分步实施

将提升档案工作信息基础设施和智慧应用基础置于突出位置，加强与信息技术公司、电信及广电运营商等企业的合作，高度重视档案信息安全保障体系建设，为智慧档案建设提供安全可靠、适度超前的基础保障。通过分阶段建设，采取先易后难的办法稳步推进智慧档案的建设计划，逐步实现社会各部门对档案信息的共享互联。

3 智慧档案的顶层设计

从顶层设计的角度，智慧档案建设的总体架构模型是如图1所示的1+4 模式：即一个综合应用体系和组织领导、政策法规、资源保障和安全保障四个保障体系组成。综合应用体系是实现档案部门电子政务管理、业务流程管理和社会公共服务的各类技术支撑体系和智慧化项目应用体系，是智慧档案架构的核心，主要由基础服务层、行业应用层和集成应用层3个层级构成，基础服务层是智慧档案建设的前期基础性条件，如各类档案数据源、档案工作软硬件设施及相关信息技术等，包括数据服务、网络服务、技术服务；行业应用层功能是实现各档案馆个体自身内部日常工作运行，包括日常事务管理、业务流程管理；集成应用层目的是为了实现档案部门与外部社会部门信息的互联互通，协同应用和交互服务是其主要内容，从而更有效地服务政府、市民和各类社会组织。

组织领导体系是全面推进智慧档案建设的组织领导部门，负责协调沟通和建立专家咨询机制，是智慧档案建设的基础；政策法规体系是智慧档案建设、运行、管理和服务的法规制度，是智慧档案建设的保障；资源保障体系是智慧档案建设中的资金、人才、技术等条件保障，是智慧档案建设的核心；安全保障体系是保障智慧档案网络安全、信息安全的管理制度及保护措施，是智慧档案建设的关键。

图1 智慧档案总体架构模型

从智慧档案实践工作来看，在建设智慧青岛的背景下，青岛市档案局于2013年着手推进智慧档案馆建设，并成为业内智慧档案馆建设的典型，工作中以“狭义智慧档案馆为目标”，重点开展档案业务流程智慧管理，“为将来全面建设智慧档案打下基础”，同时档案局的同志意识到“缺乏政策支持、法律规范和理论研究，没有统一规划和相应技术标准，在资金、技术和人才等也有很多不足”［5］等缺陷，随着智慧档案工作的深入推进，其功能将进一步拓展，建设过程中存在的问题也必然得到相关部门的重视和解决。

4 智慧档案建设的推进路径

4.1 推进智慧档案应用体系建设

以用户需求为导向，充分发挥社会各方的力量，围绕档案工作重点领域创新性开展以信息感知、业务协同、综合集成为重点的智慧性应用，通过智能应用示范带动新技术、新模式、新业态的创新型引领，当前应重视以下相关领域的智慧档案应用体系建设。（1）电子政务管理。围绕档案工作行政管理中的重点和薄弱环节，以提升档案部门管理效率和服务社会能力为导向，推进跨部门档案信息整合、共享和业务协同，促进档案工作行政性事务管理的精细化、效率化、智能化，提升档案综合行政管理能力。（2）业务流程管理。以档案管理业务流程为基础，加快推进各种智慧技术在档案收集、整理、保护、鉴定、服务、开发利用以及监督等工作中的应用，加强包括基础数据库、档案信息管理服务平台、档案安全监管体系等各类智能系统建设，提高档案核心业务的科学管理和服务水平，实现档案资源的高度智能化管理和开发利用。（3）社会事业与公共服务。以社会需求为导向，在教育、卫生、经济、社会保障、防灾减灾、信用体系、文化、社区生活等公众关注度高的民生领域，加强与社会部门的协同，全面推进面向公众的社会事业管理和服务的智慧应用，加快实现在公共服务门户、地区政务办公平台、城市运行管理中心、智能门户网站、信息资源协调平台等系统中与档案信息资源的接入利用，让市民享受信息化社会带来的档案智慧化服务。

4.2 重视智慧档案产业基地建设

（1）档案数据基地。加快建立包括市民健康档案数据中心、社会信用档案数据中心、社会保障档案数据中心、社会安全档案数据中心、文化资源档案数据中心等一批社会重点关注的档案数据中心项目，按统一的标准与规范，加快档案数据中心、互联网交换中心和档案数据容灾中心的建设，加强档案数据异地备份措施的落实，形成海量档案数据收集、保管、处理、挖掘的档案数据信息基地。（2）软件产业基地。推动建设行业、地区、区域性档案智慧管理服务软件创新设计、研究开发、推广服务基地，全面推进档案智慧应用系统软件关键技术体系与公共服务平台建设，大力促进智慧档案应用系统软件研发与推广应用。依托档案软件产业基地，加强产学研合作，重点引进和培育具备较大规模、有前期档案工作基础和研发推广能力的档案软件企业，引导民资和技术人才的加入。（3）智慧档案管理与服务示范基地。推动传统档案管理服务模式创新，向智能化转型，通过深化信息网络技术在信息化基础较好的档案部门的应用，争取在每个重点行业培育一个智慧档案管理和服务的示范推广基地。同时结合我国国家综合档案馆的工作地位、资源结构等整体条件，可考虑以综合档案馆为主体，建设跨行业、跨系统、跨部门的智慧档案中心基地，示范带动地区内档案智慧管理和服务工作的整体发展。

4.3 加快智慧档案信息基础设施建设

（1）加强网络基础设施建设。档案工作应主动融入各地智慧城市的建设，加快“下一代互联网”、“新一代广播电视网”、“第四代无线通信”以及物联网、云计算等关键技术在档案工作中的应用，同步构建与智慧城市协同统一的泛在网络，在信息基础条件较好的档案部门开展“三网融合”和网络基础设施共建共享试点建设，积极探索适应三网融合的档案工作模式。（2）推动档案云计算中心建设。根据档案部门实际智慧应用需求，引入社会资源，创新运营模式，整合档案工作网络、软硬件和信息资源，建立档案云计算中心，构建档案云计算服务平台，形成契合档案工作特点和需求的档案云计算关键技术服务和整体解决方案，用于现代海量档案数据的收集、整理、传输、存储、备份和开展利用等，向社会提供技术先进、标准统一、安全稳定的档案云服务。（3）档案信息安全基础建设。网络与信息安全是智慧档案建设的关键，应加强完善档案信息安全保障体系、档案信息安全测评认证休系、网络信任体系、档案信息安全监控体系建设［6］，建立档案信息安全等级保护和风险评估制度，加强档案网络和信息安全监控预警机制，按照《国家网络与信息安全事件应急预案》的规定，建立重点档案信息系统突发事件的应急响应机制，提高档案信息安全事件应急处置能力。

4.4 推进智慧档案信息资源开发利用

（1）营造智慧档案人文环境。智慧档案不仅表现为档案物质对象的智能化，更体现为人的智慧和档案文化的穿透力，因此在智慧档案建设过程中，应立足于档案工作深厚的文化科教资源，通过形式多样的培训教育宣传形式，提升包括档案工作人员在内的全体市民档案意识及开发、获取和使用档案信息的技能，夯实智慧档案的人文基础，推进智慧档案服务均等化，使整个社会共享智慧档案发展的成果。（2）加强智慧档案数据建设和整合共享。以各级国家档案馆馆藏档案的数字化为主要内容，建成区域性、规范化、可共享的档案目录数据库和档案内容数据库，开发建设包括教育科研、社会保障、医疗卫生、土地住房、气象水利等专业档案数据库建设，为智慧城市建设提供基础智慧型档案信息资源。加强档案信息资源目录和交换体系建设，完善集中与分布相结合的档案信息资源体系，推进建立跨系统、跨行业、跨部门、跨区域的档案信息资源开发和共享机制。（3）培育智慧档案信息市场机制。智慧城市背景下，政府部门对智慧档案的广度、深度、智能性提出了较高的要求，单纯依靠档案部门自身的力量显然难以完成这项任务，应大力培育档案信息资源市场机制，鼓励档案信息资源公益性市场开发利用，研究建设部分领域档案信息资源产品产权制度，促进档案部门以合作开发、非政务性服务外包、采购等方式获取高质量的档案信息服务，不断探索智慧档案信息资源开发利用的市场机制。

5 智慧档案建设的保障机制

5.1 组织领导保障机制

（1）加强组织领导、统筹协调发展。各档案部门要重视智慧档案推进工作，建立完善的领导体制和工作机制，确定智慧档案建设的发展战略、规划和政策，对智慧档案建设工作中的重大问题进行研究和决策，加强各部门的联系和沟通，协调处理涉及智慧档案建设的相关事项。（2）健全规划体系、完善配套法规政策。结合本系统、本行业、本地区档案工作实际，研究智慧档案建设的目标和任务，并从社会对档案信息最突出需求入手，制定智慧档案建设的总体规划和实施方案。研究制定智慧档案新技术、新应用、新业态的相关法规政策及其实施细则，积极创造智慧档案建设的良好法规政策环境。（3）建立评估体系、强化目标考核。构建智慧档案建设评估体系，对智慧档案建设内容按责任分解指标进行评估，研究制定智慧档案建设的社会评估体系，鼓励社会公众积极参与智慧档案建设的监督机制，为决策和指导智慧城市建设提供科学依据。完善智慧档案建设考核机制，对智慧档案建设规划方案和计划落实情况进行检查、督导和问责。

5.2 科技支撑保障机制

（1）提升人才素质。加大智慧档案建设相关人才的支持力度，引进智慧档案建设需要的专门人才和专家，依托高等教育、职业技术教育、科研院所以及档案人才基地，培养智慧档案建设紧缺高层次领导人才、高层次复合型人才、专业技能人才、创新创业人才，加大人才开发投入，统筹落实智慧档案人才培养引进的专项经费，加强人才的生活保障和服务。（2）重视核心科技创新。积极推进档案科技创新，在引进智慧城市建设共性技术基础上，结合档案工作特点加强云计算、物联网、通信与网络等新一代核心信息技术研发，重点突破信息网络融合、高宽带网络、智能分析决策等领域相关技术难题，大力推广新技术在档案领域的应用。（3）加强标准体系建设。根据信息资源目录体系国家标准，围绕档案信息收集、整理、保管、开发利用等档案文件生命周期，推广应用和运行管理智慧档案建设需要的标准和规范，重点抓好档案信息分类标准、标识符编码规范、核心元数据标准、档案信息管理与服务平台、信息安全技术与应用等标准规范的制定工作，依据标准和规范开展智慧档案信息的收集、管理、加工和共建共享活动。

5.3 财政投入和扶持机制

（1）落实财政政策，加大政府投入。加大财政资金对智慧档案建设工作的投入力度，建立智慧档案建设财政预算投入机制，争取城市建设中相关专项资金向智慧档案建设项目转移，争取地方政府对智慧档案试点示范项目的资金投入。（2）引入社会资本，拓宽融资渠道。创新政府资金的支持方式，探索建立智慧档案建设的融资机制，建立多元化的风险投资体系和高效的风险投资运行机制，通过资本金注入、服务外包、融资担保等形式吸引社会资金，以“三网融合”、云计算及专业应用系统开展为依托，积极吸引社会资金参与智慧档案建设。（3）创新各项扶持政策。创新智慧档案政策扶持机制，制定优惠政策，鼓励企业参与智慧档案建设，对智慧产业基地建设、人才引进与培养、智慧档案技术和产品研发、智慧档案应用系统试点示范工程等重大智慧档案信息基础设施和重点项目建设进行政策扶持。

5.4 合作交流保障机制

（1）决策咨询机制。研究建立智慧档案建设相应的决策咨询机制，学习其他行业、地区、部门在智慧档案建设中的先进经验，成立包括档案行政管理机构、社会职能部门、信息技术专家、智慧城市管理机构及其他相关各方组织智慧档案建设咨询委员会，对智慧档案建设中的相关问题进行咨询指导，为各档案部门智慧档案建设工作提供智力支持，确保智慧档案建设科学推进。（2）开放合作机制。加强以智慧档案建设为主题的合作交流，构建跨行业、系统、部门、区域间智慧档案建设的交流合作平台，分享智慧档案建设工作的经验与成果，实现优势互补和共同发展。举办智慧档案建设新技术、新成果、新模式的专题活动，宣传智慧档案建设最新研究成果、产品和典型案例，更好地汇集各方智慧推进智慧档案建设。(3)社会协同联动。随着智慧城市建设工作的深入，智慧政务、智慧物流、智慧文化、智慧医疗、智慧社会管理、智慧公共服务等众多智慧工作得到了推进，这些智慧领域工作的推进与档案信息有着密不可分的联系，档案部门应树立主动接轨、主动融入、主动服务的理念加强与各职能部门间的智慧协同联动，在推进智慧城市发展中实现智慧档案建设的同步发展。

［1］［3］［5］杨来青，徐明君，邹杰．档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆［J］.中国档案．2013（2）68－70.

［2］金波.论数字档案信息资源建设［J］.档案学通讯.2013（5）45-49.

［4］鲁冰莹.聚集“智慧档案”建设的前瞻构想［J］.浙江档案.2014（3）14-17.

［5］［6］南京市“十二五”智慧城市发展规划.［EB/OL］.［2013-05-02］.http://www.nanjing.gov.cn