浅谈新形势下如何做好县级国土资源档案管理工作

张萍萍

摘 要：本文结合夏津县国土资源档案管理工作中存在的一些问题，提出了解决这些问题的建议。

关键词：国土资源；档案管理；问题；建议；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

一、存在的问题

（一）电子档案出现后管理经验不足。随着计算机的应用，电子档案大量地出现，但与之相适应的管理却严重滞后。在社会逐步向信息化社会迈进的同时，档案管理工作者如果继续沿用低效率的传统手工管理模式，国土资源管理工作就会受到较大影响。比如，目前夏津县国土资源2000年之前的大部分业务档案没有电子版的归档文件目录，对先前的宗地信息查询就较为麻烦，大大降低了工作效率；而近年来，为进一步推进电子信息档案发展进程，对历年来的档案进行了电子扫描，完善各项业务档案的电子档案，截至目前，仅完成了两类2634卷的档案扫描。

（二）缺乏转变观念，超前管理的创新意识。长期以来，人们从思想上对国土资源档案管理工作没有引起足够的重视，更谈不上对此项工作进行创新。各类业务档案的管理工作普遍缺乏一种超前管理的意识，没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。

（三）国土资源档案管理工作者的素质有待进一步提高。新形势下，一方面，新技术应用到国土资源档案管理部门后，国土资源档案管理工作者有了利用新技术施展个人才华的机会，另一方面也对国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新时期的国土资源档案管理工作者要具备三个方面的基本知识。一要具备基本的档案管理专业知识，二要具备计算机、外语、管理学等基础知识，三要具备国土资源管理基础业务知识。

二、建议

（一）建立集中统一的档案管理网络。加强对国土档案工作的集中统一管理是国土档案齐全、完整、规范的重要保证。在实际工作中，县级国土资源档案管理工作要遵照统-领导、统一制度，统一管理的原则，成立国土档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。同时，要不断完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，对于上一级国土资源部门下发的文件，要保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作实现系统化、规范化、标准化的目标。

（二）结合国土档案特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看、国土资源档案是比较复杂的。根据国土资源档案的实际情况，要制定《档案管理规定实施细则》，建立起档案管理分类大纲、归档范围、保管期限、档号分类方法等。目前，夏津县国土档案共分为十大类：1、综合类；2、计划财务类；3、地籍管理类；4、土地利用规划类；5、建设用地类；6、执法监察类；7、宣传、科技、信息类；8、电子、声像材料、实物档案类；9、地质、矿产资源管理类；10、测绘科技管理类。针对这十大类的每个部分的内容比较来说又层次不齐。其中有两类文件要引起足够重视。一是建设用地类的报批，这类报批因为经历时间长，所以很容易被遗漏。另一类就是声像材料类形成的文件，这类文件数量不多，档案人员往往会忽视。档案管理人员要将需要存档的文件建立档案收件簿，了解各类业务工作存档的分类程序和流程，一定要在每一类中确定基本的归档范围，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，及时完整地将这些文件材料装订成正规卷，以便业务人员查阅，从而使档案管理工作逐步走向规范化、科学化的科学轨道。

（三）努力提高從业人员素质，大力提高国土资源档案管理水平。国土资源档案管理要想实现规范化的要求，就必须下大力气努力提高国土档案管理工作者的素质，而要实现这一目标，不仅要对在岗的正式档案管理人员进行系统的专业培训，与此同时还要对兼职档案管理人员进行正规的培训，在具体培训中，要对档案管理工作者系统讲解在整个国土档案工作中，文件材料有几种类型，哪些是具有保存价值的档案，哪些是今后需要归档的材料，具体材料的归档范围是什么等等。同时，还要按照国土档案管理要求，对文件的起草、书要求和制成材料的规范化做进一步的详细讲解。通过培训，要让大家对国土档案内容提前了解，在工作中做到有的放矢，为今后建档工作打好基础，确保今后的国土资源档案实现标准化、规范化管理。

（四）做好档案利用过程中的保密工作。首先要在制度建设上下功夫。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。国土资源档案管理部门要根据实际情况，有针对性地对不同的档案使用人员、档案使用范围进行不同层次的划分，规定不同的审批手续，确保使用档案的工作有章可循。在实际工作中，要严格遵守档案管理保密制度，确保在档案使用工作中档案不失密、不泄密，做到文件的完整无缺。其次是恪尽职守。在档案使用的整个过程中，要对不同使用对象进行有效监督，使用档案的人员查阅档案后，档案管理人员要仔细查阅此人使用过的案卷和文件，一旦发现问题，要及时解决问题，将问题消除在萌芽状态。

（五）积极探索档案管理的新方法。在国土资源档案管理工作中，逐步实现档案“四化”目标：一是要实现档案形成规范化，二是要实现档案整理系统化，三是要实现档案保护科学化，四是要实现档案管理现代化。要想实现这个目标，一方面要积极探索新形势下电子档案管理的新办法，将电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节贯穿起来，统一纳入到档案管理的全过程，进而实现档案系统的有效管理。同时还要充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。另一方面，国土资源档案管理工作者要主动学会开发一些好的管理软件，同时要引进世界上最先进的管理软件，及时配置最新的档案现代化管理所必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，充分利用现代化技术，探索对国土资源档案进行扫描、光盘存储管理等新的办法，认真学习国内外先进的技术，积累丰富的档案管理经验，大力开创档案管理工作新局面。

（六）加强学习和宣传，推进依法治档工作。国土资源档案管理者要充分利用多种形式，认真学习和宣传《档案法》等档案法规。在学习和宣传中要注重实效，不走过场。要认真学习，深刻领会，确保提高。同时在国土资源档案管理工作中要强调依法治档，把依法治档工作真正落实到档案工作的各个环节。在信息化建设的过程中，技术含量要求高，国土资源档案管理者要有计划地通过继续教育、培训、自学等方式学习档案管理、计算机等相关知识，提高自己对国土资源档案管理的管理水平，逐步适应国土资源管理信息化建设的需求，从而为更好地管理好国土资源档案奠定良好基础。

参考文献：

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009

[2]华林.档案管理学新论[M].北京：中国社会科学出版社，2010

[3]李洪合赵爱国.新编档案管理概论[M].北京：中国文史出版社，2012