高等学校二级学院办公室工作人员工作能力的培养

黄艳辉

【摘要】办公室人员的工作能力，决定着办公室的工作效率，对教学、科研、学科建设及学生工作等起着重要作用。本文通过对高等学校二级学院办公室机构设置、岗位职责及工作效率分析，提出来加强办公室工作人员服务意识、业务学习和执行力等工作能力培养的建议。

【关键词】办公室  工作能力

【中图分类号】G647                              【文献标识码】A      【文章编号】2095-3089（2015）05-0250-01

至1999年6月党中央国务院召开第三次全国教+育工作会议以来，我国的高等教育事业取得了巨大发展，招生规模急剧扩大，也存在许多继续解决的问题。高等教育工作者在学科建设、培养方案及教学方法等方面进行了大量的研究，也取得了一定的进展[1-3]。办公室工作是一个单位运转的枢纽和龙头，承担着承上启下、综合协调、参谋助手、督导检查、服务保障等职责和作用[4]。提高办公室人员工作效率，对于高等教育来说也起着十分重要的作用。本文通过对高等学校二级学院办公室工作效率分析，提出了提高办公室人员工作能力的几点建议。

一、办公室组织机构和职责

我国的高等学校，以重庆邮电大学为例，二级学院一般下设学院办公室和学生工作办公室，学院办公室一般兼具行政管理、教学和科研管理等职责，负责学院的日常行政管理、人事、财务、图书、教务、科研项目及固定资产管理等工作，一般的院办工作人员还兼任工会工作人员等。学生工作办公室则负责学生管理等工作。因此，院办的工作是非常的纷繁复杂，兼具多样性、复杂性、开放性等特点。

由于我国高校属于事业单位，还保留部分计划经济时代的行政机构特征。主要表现在：第一，办公室人员素质不高;其次，分工不合理;另外，考核机制也不太合理。这些都直接造成办公室人员工作积极性不高。

二、提高办公室工作人员能力的几点建议

办公室不仅是二级学院下属的一个行政部门，也是学院组织形式中不可或缺的重要一环。担负着承上启下的重任，其工作规则和基本要求是：按照学院领导的指令安排部署工作，并抓好贯彻落实，当好领导的参谋，并为各三级教学单位起到协调作用。

办公室工作虽然杂乱，但样样不可小视，每一个细小的失误，都有可能影响全盘。因此，办公室人员应当人人敬业，在平凡的岗位上做出不平凡的贡献。为此，建议办公室人员加强以下方面的修养：

第一，提高服务意识

百度百科说：服务意识的内涵是发自服务人员内心的一种本能和习惯。中国社会科学院编、商务印书馆出版的《现代汉语词典》对“服务”的解释是“为集体（或别人的）利益或为某种事业而工作”。 我们生活在社会中，就是处于一个大的社会系统中，相互依存，相互服务。教师为学生服务，办公室人员为师生服务，人人都在服务。办公室人员首先要对自己的角色定位为服务，而不是“命令”。服务意识必须存在于每个人的思想认识中，只有大家提高了对服务的认识，增强了服务的意识，激发起人在服务过程中的主观能动性，搞好服务才有思想基础。

第二，增强业务学习能力

目前大多数办公室人员非文秘专业出身，加强自身业务学习就显得特别重要。一方面， 增强“笔杆子”能力。办公室是出谋略、出思路、出主意，尤其是出材料的地方。因此，办公室人员要力争成为“笔杆子”，才能胜任办公室工作。当今社会处于大数据时代，知识更新很快，数据量大，办公室人员如只有不断学习新的知识，提高自己的知识水平，才能写出好的材料。办公室人员也要及时了解国际、国内以及本地和本单位发生的重要事件，始终掌握最新信息，尤其重要的是对领导决策有重要参考价值的信息要及时提供。

第三，增强执行力

执行力是指有效利用资源、保质保量达成目标的能力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键[5]。办公室工作主要是上传下达，执行贯彻学院领导下达的任务。因此，执行力是首位的，而所谓的创新是次要的。执行力是一个变量，不同的执行者在执行同一件事情的时候常常会得到不一样的结果。执行力不但因人而异，而且还会因时而变。执行力既反映了办公室人员的整体素质，也反映出学院领导的角色定位。学院领导如何培养办公室人员的执行力，是学院执行力提升的关键。

参考文献：

[1] 孙敬泽.中国大众化高等教育的存在和问题[J]. 高等教学论坛，2015，2：221-222.

[2] 李默.个性化教育理念在高等教育中华应用分析[J].现代企业教育，2014，8：293.

[3] 周婷.高等教育与社会需求相结合-浅谈中国高等教育改革[J].经济管理， 2014，9：259-260.

[4] 姚海燕.论提高西部高校二级学院办公室工作效率[J].新西部，2014，18：38.

[5] http：//baike.baidu.com/

基金项目：

本研究由重庆市教改项目（143011、yjg132030）和重庆邮电大学教改项目（2013YL-13、XJG1317）的支持。