网上报账的推行及高校财会人员的应对

韩丽萍

摘 要：本文概述了推行网上报账的初衷及对财会人员的影响，分析了网上报账风险对财会人员的要求及挑战，探讨财会人员配合网上报账工作的转型要点。

关键词：网上报账 高校 财会人员

一、推行网上报账的初衷及对财会人员的影响

最近几年，在高校财务管理工作中，有一个值得关注的现象就是网上预约报账的推行及不断普及。对于网上预约报账实施的初衷及原因，各高校在发表推行实施网上预约报账文件的时候，往往提及三个关键点：

一是强调报账排队现象严重，对于教职工来说耗时偏多。目前，绝对大多数相关高校的相关文件均提及这层含义，比如武汉大学之《关于举办“网上报账系统”培训的通知》曾言“为提供更加方便、快捷的报账服务，减少现场报账排队现象”；《 中山大学网上报销服务上线》第一句话更是带有抒情色彩地问“还在为排队等候而苦恼吗？还因公务繁忙无暇报销而发愁吗？”。

二是强调财务部门工作量的增大，比如北京科技大学之《网络预约报销指南》一开始提到“随着我校各项事业的快速发展，学校的经济业务量逐年增加，财务收支规模愈发庞大”。

三是提及提升财务部门工作效率，《关于开通试用华南师范大学财务报账智能排队系统的通知》等文件中有类似的说法。

综合这三方面内容就是，高校财务部门的具体工作在量度方面不断提升或加重，甚至部分地超出了现有财务部门胜任能力的负荷，倒逼前来报账的教职工排长队等待成为常态。即，推行网上报账的原本初衷应该是缓解财务部门的工作压力，使之能为校内教职工提供比较满意的服务。

二、网上报账风险对财会人员的要求及挑战

网络报账的推行并不完全等于是对财会部门工作人员因工作量及压力减少的解脱，在多方面蕴含了较多的风险机会，对财会部门工作人员来说是多角度和维度的挑战。具体而言，主要表现在如下几个方面：

一是操作规范风险。网络报账在具体工作流程及操作方面与过去有较大的差异，对财会人员的操作技能是一个挑战。在推行初期，部分财会人员对新的工作流程生疏，出现初期阶段具体工作失序风险。

二是网络安全风险。因为网络报账系统给相关教职工以广泛的输入权限，基于教职工工作地点的复杂性，网络安全风险较仅财会人员有输入权限情况下要严重。基于校园网的总体承载，在报账集中时段内，较多人员同时进入网络报账系统可能会导致网络紧张甚至崩溃，出现在网络中排队甚至堵塞的新现象。

三是票据投递风险。在网络报账的具体工作流程中，部分高校财务投递方式而非报账人员当面给财务部门柜台人员。在投递过程中，部分票据可能会遗失、被盗、替换，这会导致财会人员与报账人员的争执，对财会人员的事故处理能力是一定的挑战。

四是票据审核风险。高校财会部门人员收到报账人员的投递件后，在报账方没有现场的情况下进行审核，对财会人员的职业道德是一个挑战，即存在着职业道德风险滋生的空间，个别财会人员会可能会有不诚实的行为，容易导致财会部门及职能或教学部门的纠纷。

六是时间错位风险。网络预约报账推行后，财会部门拥有约定时间确定的主导权，但確定的约定时间对报账人员来说未必是适当。即，对财会部门人员通过系统预约时间方面也存在挑战。

七是沟通风险。网络预约报账推行后，各高校在相关文件的最后往往规定“对报账业务流程有疑问，请拨打电话：XXXXXX”，即用电话沟通取代。但电话沟通在效果及方便程度上来说远不如面对面沟通，而且也很难保留沟通证据，容易引发理解歧义及道德诚心风险。

八是报账人员配合风险。网络预约报账需要报账人员有完成相关网络操作的技能或潜在能力，这对于部分年长职工、需要报账的离退休人员及个别残障人员来说存在可能难以克服的困难。另外，网络预约将基础信息录入环节转移给报账人员的思路设计，可能会遭到部分人的抵制。

三、财会部门人员配合网上报账工作的转型要点

财会部门及其工作人员虽然不可能独立成功管控如上所有风险，但作为网上报账工作的关键参与主体，可以从多方面推动网上报账工作顺利开展，规避或管控部分甚至大部分风险因素。

一应该重塑岗位职责说明。以高校网络报账系统为依托，以相关工作手册或指南为框架基础，对财会部门现有岗位设置及职责说明进行系统梳理，重塑与网上报账工作相适应的岗位及职责，从逻辑上确保网络报账涉及工作任务及流程环节均有有对应岗位人员完成。

二是推动技能转型。要结合特殊学校的具体情况，具备系列专项培训活动，目前很多高校实际上已经推动了这方面工作。值得注意的是，在培训内容方面应该扩大涉及面，甚至要考虑教职工人员在系列操作流程中如何办理等方面的内容，最好能对高校网络报账系统所涉及的全部流程都有一定程度上的熟悉和了解。另外，在可能的条件下，应该允许或吸纳财会部门工作人员参加高校网络报账系统模块设计及相关工作手册或指南编制，按照实质重于形式的原则将培训环节前置。

三是强化风险意识。如上部分所言，网络报账模式虽然减少了财会部门人员的工作量，但相关风险却增加了，这需要财会部门工作人员强化风险意识，对网络报账工作的系列风险及主要识别管控方法等有一定程度的了解。

四是转变沟通方式。网络报账模式实际上是会计信息化的产物，在遭遇问题沟通方面不应该仅限于传统保障模式中的辅佐沟通模式——电话沟通，而应该思考在信息化境遇中寻找更为适当、灵活最好多样的沟通方式。对此，微信、飞信及设置在线QQ咨询均较为便利，也容易保存沟通证据，均是不错的可选方式。

五是培育协调能力。对此，首先是要强化面对争议的处理能力，对此财务部门可以预想或者根据一定的经验积淀，设置争议事件、分类、应对数据库，供内部人员共享，在允许的情况下可以考虑引进在这方面有专长的人员。其次是应该注意具体的时间安排协调问题，根据学校内部各类报账人员的工作时间安排及节奏，分别给予确定尽可能方便的约定时间。

六是兼容传统模式。但鉴于其本身的系列风险问题，高校在推行网络报账模式的时候，不应该僵化地采取一刀切。财务部门应该带着切实为全校教职工服务的心态，在以网络报账模式为主的情况下，适当保留传统报账模式，即为更愿意用传统报账模式报账的教职工提供相应服务。

参考文献：

[1] 林琴珍.高校实施网上预约报销系统的优势及建议[J]. 福建农林大学学报（哲学社会科学版）. 2010（06） .

（作者单位：重庆文理学院 重庆永川区 402160）