关于电子档案管理存在的问题及对策分析

郭沙沙

[摘要]当前我国的信息技术发展水平越来越高，在这样的情况下也就出现了电子档案，网络技术在这一过程中有了非常显著的发展，使得因特网的覆盖面更广，开放性也更强，电子政务系统当中有很多文件都可以对信息进行发布，虽然其在运行的过程中存在着诸多的优势，但是从整体上来讲还是面临着诸多的问题，只有对这些问题进行详细的分析，并且采取有针对性的措施予以改进，才能更好的保证我国电子档案管理工作的质量和水平。本文主要分析了电子档案管理存在的问题及对策，以供参考和借鉴。

[关键词]电子档案；管理；问题；对策

在我国，档案管理工作一直都是一个非常重要的工作内容，随着信息时代的来临，我国的档案工作也面临着诸多的转变，所以在这样的情况下，我们一定要对其予以充分的关注和重视，电子档案逐渐的普及，这给我国档案工作提出了更高的要求，电子档案管理虽然已经出现了一段时间，但是还是有很多需要不断改进和完善的地方，所以针对这些问题，我们一定要采取有效的措施对其予以控制，从而也就使其能够更好的发挥积极作用。

一、电子文件档案概述

国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候了。此后近二十年间，由于计算机技术瓶颈的影响，国际档案界对管理计算机产生的电子文件的呼声也暂时平息下来。20世纪80年代，国外一直没有正式提出“电子文件”一词。其专门术语的发展大致经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，最近几年才出现“归档电子文件”、“电子档案”的提法。

中国的电子档案建设开始于上个世纪90年代，1996年9月18日国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究。2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》的将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

二、电子文件档案管理面临的主要问题

（一）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏

档案的固有属性就是其原始性和真实性，纸质档案的原始性和真实性在实际的工作中是非常容易得到确认的，电子文件档案在形成和处理的过程中，信息具有非常大的可变性，如果在处理的过程中对原始的信息进行了修改或者是删除，其是不容易被识破的，同时，电子档案在这一过程中还有和信息载体相互分离的属性，所以在电子档案形成的过程中原始信息很容易被人修改，这样也就影响到了档案本身的可靠性和真实性。

（二）电子文件档案长久保管困难，信息难以维持永久的存取

电子档案产生、传输和应用等整个过程都会受到硬件、软件以及环境的影响，电子档案在存储的过程中，对载体自身的性能和环境有着非常严格的要求，同时其使用的寿命也不是很长，另外这些存储的载体无法很好的地域一些自然灾害和病毒的侵蚀，电压不稳或者是操作失误都会使得信息内容受到非常严重的损坏或者是丢失，所以这也给信息的长期储存带来了一定的困难。

（三）电子文件档案信息安全问题日益突出

当前我国全球化和信息化网络时代已经全面来临，因特网在运行的过程中具有非常强的全球性、开放性和共享性，这样也就使得更多人可以进入到互联网当中，但是电子档案信息主要是借助互联网进行传播，这样就使其面临比较严重的危险，比如窃听或者是篡改等等，丢此外电子档案在发送、接收、保管和归档的过程中还非常容易受到病毒带来的负面影响。对互联网的非法访问也十分的严重，而且现在的网络高手越来越多，新的黑客技术也在不断的涌现，所以电子档案当中的信息安全也无法受到良好的保障。

三、电子文件档案管理存在问题的对策分析

（一）建立统一的电子文件档案归档基本结构标准

当前我国信息技术的高度发展使得我国的电子档案数量也出现了明显的激增现象，档案管理部门在收到电子档案的时候一定要对信息的内容进行核查，保证档案最基本的真实性和原始性，当前很多发达国家制定的“NOARK文件登记簿标准”就是对电子档案管理的一个非常详细完善的规范。所以在我国的电子档案管理工作中就可以根据我国的国情制定更符合我国的电子档案基本架构标准，这样一来从电子档案形成到电子档案统计整个过程中都可以很好的保证档案信息的真实性和原始性，使得档案信息收到良好的保护。

（二）档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计

1、对电子文件档案实行备份制度

电子档案备份通常就是指使用存储载体将一份文件保存两份或者是两份以上，因为电子档案容易受到很多因素的影响，所以安全性和稳定性就无法得到保证，比如说在工作中因为操作失误删除了不该删除的信息或者是电子档案遭遇病毒，使得文件檔案无法正常打开，甚至直接受损的情况，针对这样的情况，电子档案的备份就显得格外重要。

2、保证用作处理和存储电子文档的计算机专用

用于存储电子档案的计算机必须要实行专人专用的制度，这也是保证电子档案安全性的一个十分关键的措施，如果计算机在使用的过程中应用到其他的领域当中，就必须要使用一些其他类型的媒介信息，这样就有可能会出现一些计算机病毒，使得电子档案受到损坏。此外计算机中无用的文档也会增多，这样就会产生误删或者是误用文档的情况。

3、对重要的电子文件档案实行分布式双机备份

为保证处理和存储电子档案的计算机随时能正常工作，可以采用分布式双机备份，当工作计算机出现问题后，另一台备份机立即开始工作，使处理和存储电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会发生丢失，保证电子档案的安全。

4、对电子文件法律效力问题的解决

加强立法，确保电子文件的法律效力，要使电子文件具有充分的证明力，还是要在已有相关立法的基础上，如《行政诉讼法》、《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则。

四、结语

在我国的档案工作发展中，因为信息技术的发展使得电子档案的数量也在不断的增多，所以我们在实际的工作中也面临着很多新问题，这些问题对档案工作而言会产生非常大的影响，所以为了更好的保证工作的质量和水平，我们必须要对其予以充分的控制和调整，从而为我国档案信息化建设提供更好的条件。

参考文献

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[2]程淑欣.如何并行管理电子档案与纸质档案[J].城建档案，2008（10）

[3]高雅.城建电子档案特点及管理要求[J].兰台世界，2008（11）