工程档案管理存在的问题及对策

李付兵

摘 要：档案是人类社会活动直接形成的真实历史记录，对人们研究历史、认识社会、指导工作都具有凭证和参考作用，它具有不可忽视的社会价值和作用。工程档案是反映工程建设过程和工程建设质量的重要依据，而施工单位在工程建设过程中，因工程项目多，建设任务繁重，资料涉及面广，工作量大，不注重工程档案管理，加上有的单位管理不善，方法不当，使得工程档案在管理方面存在很多问题。

关键词：档案；管理；对策；问题

1 工程档案管理存在的问题

1.1 档案管理意识淡薄

一是思想认识模糊。没有将档案管理摆到事关工程建设的基础性工作的战略高度上予以必要的重视，存在着“重工程建设、轻档案管理”和“档案归档案，工程归工程”的倾向，不知道为什么要开展档案管理工作和怎样开展档案管理。二是对档案工作的重要性认识不够。还没有真正认识到档案工作在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，也出不了成绩，根本是得不偿失，导致了档案管理工作大多数成了为应付业主检查而“做秀”的工作。

1.2 档案管理力量薄弱

一是档案队伍不够专业化。很多施工单位没有专职的档案员，档案管理工作大多是由技术员或者文职雇员兼任，他们很难全身心地投入档案管理工作，影响了工作效能。二是管理质量不够高。档案管理是一项专业与经验相结合的工作，即需要一定的专业知识，也离不开实践积累。由于施工地点不停变换，人员流动性大，档案管理人员相对不够稳定，有的档案管理人员刚刚学会立卷归档的基本知识，而项目已经完工，导致一部分的档案员想做好这项工作，却又是心有余而力不足，促使档案管理质量很难得到提升。

1.3 档案管理手段落后

当前大多数施工单位档案管理工作模式还比较落后，主要靠人以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍然是使用传统的手工操作，计算机等现代化管理手段运用水平比较低，查找速度慢，使用效率低，不仅影响了档案管理质量，也不能满足档案管理、利用的要求。

1.4 档案管理内容不完整

有的施工单位只注重文书档案的收集，忽视声像、实物档案的收集、整理、立卷、归档，影响了档案的系统性和完整性。部分施工单位工作人员为方便工作，将相关档案材料自行保管，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料无法及时归档，有的甚至损毁、丢失。

1.5 档案整理分类不仔细

有的单位没有单独的档案柜，所有的档案资料都放在工作人员的抽屉里面，如开工通知书、施工组织方案、图纸会审记录、技术交底记录、原材料出厂质量证明、检验报告、施工试验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、设计变更记录和工程竣工验收文件等，加上有的资料人员懒惰，不及时地将这些档案资料收集整理归档装卷，也不知道那些资料该归档，如何装订归档案等，如果遇到项目结算时再进行统一的装订，使得一些档案资料被误编、漏编，或者不同单位工程的档案资料编成一卷。

2 解决以上问题的对策

2.1 加大档案资料的投入，由专人负责工程档案资料的建设

施工单位应该设立专职档案管理人员，并采购质量好、样式好、数量足的档案柜，对施工过程中形成的档案资料要分类齐全，分别放置。目前大多数施工单位存在着人员严重不足的现象，如何解决这种矛盾呢？可以采取如下两种措施：首先，可以聘请专门从事档案工作的人员来进行档案资料的管理，在选择人员时应该择优选取，选择比较优秀、工作责任心强、心细、文字功底强的人员来从事档案工作；其次，一些单位每年都要招聘一批大学生充实单位力量，在招聘人员的时候，可以改变以往只招专业技术人员的作法而改招中文系或者档案管理等相关专业的人员从事档案工作。一些大的施工单位，包括施工单位公司机关和工作量较大的项目部，一个人不够可以招聘两个或者多个人员从事档案工作，对于档案人员较多的单位要健全组织、完善机制、分工负责，应由专人负责档案资料的填写、档案的制作、责档案资料的审核和档案资料的整理装订。

2.2 提高档案人员的业务素质，进行专门的业务培训

对于档案人员不光要有良好的工作作风、思想素质，而且还应有较高的业务素质，因此要定期地组织档案业务人员进行业务培训，培训形式多样，可以组织档案管理人员到档案工作开展好的单位或者档案馆、图书馆参观学习，在培训过程中应向他们讲授工程档案的组卷和装订顺序。

2.3 实行奖惩分明，建立奖惩机制

业主和施工单位要层层制订详细的奖惩措施，并将工程档案纳入工程考核的范围，并制定考评标准，保证工程档案管理工作的落实；在工程档案管理工作中，对档案的建立、归档、管理等工作作出显著成绩的，施工单位应该给予表彰奖励；对没有落实管理制度和措施，造成档案破损、丢失和其他影响档案管理、使用的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员根据相关规定给予处罚，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

2.4 尽量避免过度更换资料人员

在选取资料人员时，应该选取一个比较固定，最好选取愿意长期从事工作地点不固定的人员来当资料人员，另外，在选取资料人员时，要和他们签订一份长期合同，合同不到期，不允许他们离开本单位，即使必须更换资料人员，在更换时要履行交接手续，把档案资料要写一个完善的台帐和明细表，哪些已经装订成册，哪些还没装订的，都要移交给下一任资料人员。

2.5 及时归档更新

单位工程完工后，要及时地将该工程所有档案资料按照规范顺序装订成册。对于开工通知书、施工组织方案、图纸会审记录、技术交底记录、原材料出厂质量证明、检验报告、施工试验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、设计变更记录和工程竣工验收文件都要按照规定和顺序进行装订。对于已完工单位档案，由于没有交付业主使用，随着时间的变化，档案资料也随之发生变化，不断形成新的档案资料，因此我们一定要根据变化及时地进行更新，以便让业主和其他人员知道变化，并有针对性地开展工作。

2.6 纸质档案管理和电子档案管理并存

随着科技的发展，特别是电子科技，象电脑软件、U盘、办公操作系统等，这些都为档案资料的建立和完善提供了很好的方法，档案不光可能运用传统的纸质载体进行保存，还可以通过电子媒介进行保存，并且通过电子媒介保存的档案资料不易丢失。因此，我们在保存纸质档案的同时，也应采取电子档案管理，以便更利于档案资料的添加，使得工程档案更加完善。

参考文献

[1]任洪波；王达；董正全；；浅谈粉喷桩施工质量监理[J]；中国商界（下半月）；2008年04期

[2]庞家斌；；浅谈工程概预算存在的问题及对策[J]；科技资讯；2009年19期