建设工程招标档案管理的几点思考

摘 要：当前，在建设工程招投标过程中，最重要的就是加强对招标档案的管理。文中简要阐述了加强建设工程招标档案管理所具有的重要意义，指出了当前建设工程招标档案管理中存在的主要问题，并有针对性提出了加强建设工程招标档案管理的有效措施，为进一步提升建设工程招标档案管理工作效率提供了科学有效的参考依据。

关键词：工程招标；招标档案；档案管理

近几年来，伴随着我国建筑行业的快速发展以及各种法规体系的逐渐稳定和完善，建设工程招投标工作在不断发展的同时，其管理体系也逐渐趋于完善。当前，在建设工程招投标管理工作中，公平、公正、公开已经成为其管理的基本准则，同时也是规范建设工程招投标市场的主要措施。而在此前提下，为了能够更好地满足建设工程招标的管理需求，促进建设工程招标工作的顺利进行，对招标档案的管理也提出了更高要求。因此，如何对建设工程招标档案进行科学、规范管理，就成为当前建设工程招投标中最重要的工作。接下来，本文就以进一步提升建设工程招标档案管理为主要目的，对建设工程招标档案的管理进行深入探讨。

1 加强建设工程招标档案管理所具有的重要意义

在建设工程招投标进行的过程中，加强对招标档案的管理，对促进整个建设工程招标工作的顺利进行以及确保建设工程招标的公平、公正、公开具有较为重要的影响，因此，在建设工程招标过程中，一定要加强对招标文件的管理。在建设工程招投标进行过程中，加强招标档案管理，首先能够为招标工作的进行提供准确、可查的参考依据，进而对整个建设工程招标过程进行全程监管，避免招标过程中出现问题，影响招标的顺利进行。其次，招标档案是招标过程中最重要的书面文件，是整个招标过程中最重要的证据，如果在招标过程中出现问题，相关部门能够通过调取招标档案快速解决问题。再次，招标档案是对整个招标过程进行控制的最可靠手段，通过招标档案主办方可以对包括企业中标情况以及中标价变动情况进行详细了解和监控，进而为加强对招标过程中的掌控提供科学、高效的参考依据。基于以上几点，可以看出在建设工程招标过程中加强对招标档案管理具有多么重要的意义，因此，在建设工程招标过程中，一定要加强对招标档案的管理。

2 当前建设工程招标档案管理中存在的主要问题

2.1 保密性不强

相比于国外发达国家，我国建设工程交易市场招投标工作施行的比较晚，发展时间也比较短，各方面发展都相对比较落后。另外，由于每个国家的国情和社会经济发展情况都不相同，国外成熟的招投标相关法律法规我国无法直接套用，所以虽然近几年来我国相关法律法规相继出台，但是也无法在短时间内解决建设工程招投标中存在的问题[1]。而当前，在建设工程招标档案管理工作中，存在最主要问题就是档案管理的保密性不强，很容易给有心人士可趁之机，进而破坏建设工程招标的公平、公正以及公开性，存在较大隐患。

2.2 档案体系不健全

当前，在我国建设工程招投标不断发展过程中，虽然相关管理体系以及法律法规不断改革和完善，招标档案管理水平相比之前也有了明显提升，但是单就档案管理体系方面而言，其依旧存在一定欠缺，档案管理制度没有彻底完善，在一定程度上影响了招标档案管理工作的有效落实。其主要原因，就是因为在建设工程招标过程中，部分人员对招标档案管理工作不够重视，其管理工作依然按照传统而落后的档案管理工作体系和制度进行管理，无法满足全新形势下的档案管理工作要求，也限制了建设工程招标档案管理工作效率的提升，阻碍了建设工程招标工作的健康、持续发展。

2.3 管理信息系统未得到有效应用

自进入二十一世纪，人类社会便正式进入网络信息化时代，计算机技术和信息技术已经在各行各业得到了广泛应用，并取得了较为良好的应用效果。但是在对建设工程招标档案管理工作中，虽然迫于时代的发展需求，其对计算机技术和信息技术进行了尝试应用，但是其应用效率却十分有限，根本无法满足全新形势下的建设工程招标档案管理工作需求。当前，建设工程招标档案管理信息化实现主要存在两方面问题：第一，相关部门没有在档案管理需求的基础上构建完善、高效的档案管理信息系统，影响了管理效率。第二，在招标档案管理过程中没有创建电子档案，无法对招标档案进行规范化和系统化管理。

3 加强建设工程招标档案管理的有效措施

3.1 做好招标档案的保密工作

在建设工程招标工作进行期间，主办方最重要的工作，就是做好招标档案的保密工作。首先，主办方应该与所有参与投标的工作人员签订保密合同，对工作人员形成一定约束，避免工作人员将招标工作的相关内容透露出去。其次，在建设工程招标过程中，主办方应该做好应急措施，一旦招标相关内容或者是招标档案内容泄露，要及时采取应对措施对可能出现的问题进行控制，同时，还应该合理应用法律武器，通过行政干预来提高约束力和管制力，最大限度避免招标档案泄密问题的出现。通过以上方法，提高建设工程招标档案管理的保密性，以此来确保建设工程招标工作的顺利进行。

3.2 完善档案管理体系

在建设工程招标工作中，为了能够有效实现招标档案管理的规范化和科学化，就应该在现有基础上进一步对建设工程招标档案管理制度进行完善。在对建设工程招标档案管理制度进行完善的过程中，首要任务就是确定招标档案管理的规范化和系统化，在对招标档案进行管理的过程中，对所有招标相关文书进行分类管理[2]。比如，包括施工发包申请表、建设工程规划许可证、招标相关资料、建设单位营业执照、施工招标文件、投标单位报名表、会议表、工程标底审定书、投标书以及中标通知书等在内的所有与招标工作相关的档案文件，都应该按照档案管理的规则进行存档管理，一来可以提高档案管理的保密性，二来方便日后的调取，提高档案管理工作效率。另外，在对档案管理制度进行完善的过程中还应该注意，要进一步提高相关部门以及相关工作人员对档案管理的重视程度，并严格按照管理制度对档案进行管理，如此一来才能够有效确保档案管理工作的有效落实，不断提升档案管理工作效率。

3.3 加强对信息管理系统的应用

当前，在对建设工程招标档案进行管理的过程中，最重要的就是要顺应时代发展需求，加强对信息管理系统的应用，实现建设工程招标档案管理的信息化。而为了能够有效实现招标档案管理信息化，首先，相关部门就应该在充分了解招标档案管理要求和未来发展需求的基础上，有针对性地对招标档案管理信息系统进行构建，使其能够从根本上满足全新形势下建设工程招标档案管理工作的需求，进而不断提升招标档案管理工作效率。其次，在对管理信息系统进行应用的过程中，还应该加强对电子档案的构建，全面实现档案的信息化和数据化，这样，管理人员就能够直接通过管理信息系统对招标档案进行针对性管理，不仅能够有效提高档案管理的规范化和科学化，还能够有效提升档案管理的严密性，进而达到全面促进建设工程招标健康、快速发展的目的，更好地推动我国建筑行业的持续发展。

4 结束语

加强对建设工程招标档案的管理，对促进建设工程招投标工作的健康发展具有较为重要的影响。当前我国招标档案管理工作方面尚存在一定问题，影响了档案管理工作效率。因此，我国相关部门应该充分认识到问题所在，并通过做好招标档案的保密工作、完善档案管理体系以及加强对信息管理系统的应用等方式不断提升其管理工作效率，全面推动其健康、快速发展。

参考文献

[1]乔淑英.投标工程档案管理[J].山西档案，2012 （04）.

[2]钱云祥，陈晓春.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案，2011（11）.

作者简介

李风华（1973-），女，汉族，四川宜宾人，大学，经济师，主要研究方向；经济管理。