关于公务电子文件归档的思考

刘超

随着电子计算机的广泛应用，使很多单位和部门实现了办公自动化，由此而产生的电子文件与纸质文件，也汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展的宝贵资源。同时，也给我们提出了一个新的问题：现代化办公文件管理中如何对电子文件合理的管理利用？根据电子文件的特性，我个人认为在办公文件管理中电子文件归档环节存在以下几个问题：

1 对实行办公自动化产生的电子文件重要性认识不足，所产生的电子文件未能及时归档，使电子文件处于自生自灭状态。电子文件是近几年才出现的一种新的载体，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没有引起足够的重视。多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅把电子文件存储在硬盘内（条件优越的单位设有两台服务器）。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件也会成灾。

2 未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用仅算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件后，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件所覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。因此，对电子文件的收集、整理、归档已势在必行。

3 电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档保存用。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

4 办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据笔者了解，采用电子计算机及网络技术的单位，使用的办公自动化系统大多数是本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统，往往是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于办公自动化系统和档案现代化管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档。

5 电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等等。这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来很多问题。

上述问题不解决，办公自动化将会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的扩展和深化，电子文件类型的档案也会因档案人员的束手无策或疏忽而遭受损失。

今天，人们对文件的管理，仍停留在对纸质文件的管理思维上，主要原因是长期以来人们使用纸质文件的惯性。纸质文件在档案管理、归档上只要避开天灾人祸，遵守档案管理和保护的要求，就能长期保存。而电子文件则不然，由于电子文件的归档及管理都要靠技术条件来实现，在利用技术和设备将信息记录于存储载体后，文件的保存就永远离不开这种技术和设备。电子档案的保存期限，是由电子档案的内容来决定的，而实现电子档案的保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件平台的一致性等等。这是一项复杂的技术工程，是造成人们对电子文件管理产生畏难情绪的重要原因。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，就要迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设提供高效、优质的服务。