城建档案信息资源建设创新与探索

李红霞

摘 要：城建档案工作是由内部互有联系的若干环节组成一个整体，包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等环节。利用工作最能代表城建档案工作的特点和作用，城建档案工作的好坏，主要看提供利用为城市建设、经济建设和社会主义事业服务得怎样。整个城建档案工作就是以收集、整理、鉴定、保管和统计工作等为基础，以利用工作为主导。本文将针对当前城建档案信息资源建设的现状与创新进行探讨。

关键词：城建档案；信息资源建设；创新

城建档案的利用工作，是城建档案工作的中心环节，开展这项工作，必须随着新形势发展的需要，进一步解放思想，更新观念，面向经济建设主战场，面向城市建设，为城市社会经济等各项工作服务[1]。把就档案论档案的单纯业务观点换成密切注视改革开放、经济建设发展的新情况，为城市建设、经济建设和社会全面进步服务的观念；把一般地接待查档的利用观点，换成积极开展城建档案信息的开发、咨询、服务，为城市建设、经济建设和各项工作服务的观念。紧紧地跟上形势发展的要求，以期在思维方式、工作方式、价值观念等问题上实行相应的转变。

1 城建档案的信息属性

城建档案是城市的重要信息。城建档案信息作为社会信息家庭中的一员，不仅具有其他信息一样的共性：可以收集、发布、传递、存贮、检索、处理、交换和利用，而且，还有其自身的特点。城建档案是城市建设活动的直接记录，是用文字、数字、图表、声像等方式存贮在一定载体上的固定信息，是能让人、物、事的历史原貌得到重现的原始信息。因此，城建档案为人们提供的是不同于其他的依据性、凭证性信息。城建档案在城市的建设发展中形成，是一种丰富而广泛的城市信息源[2]。它与城市建设同步产生，与城市发展紧密相连，经不断地积累和存贮，其数量浩瀚，内容丰富，地面、地下，无所不包。从而帮助人们在城市规划、建设、管理和科研工作中更好地了解过去、研究历史、总结经验、探求规律，把握未来提供必须的信息支持。正确地认识城建档案的信息属性，将城建档案部门纳入城建信息系统，对于开发城建档案信息资源，实现信息共享，更好地发挥城建档案作用，具有极为重要的现实意义。

2 信息资源管理在城建档案的作用

2.1 组织机构的扁平化

档案管理业务有别于图书管理业务的原因，为设备的法定业务执掌不同，其产生的文件就不同，档案的型态不同，当然其管理的方式就不同；由于图书书籍为同一型态，各设备可同时保存同一版书籍，所以可采取同一检索编号的管理方式，档案管理业务则需尊重各设备之档案特性，由设备内衡量的各方面考虑因素，给予最适的档案方法。

2.2 提高信息处理能力

由于信息技术的日新月异，档案管理信息化是为世界趋势，透过信息化的管理，采取标准化的管理流程，可确实掌握档案管理的品质外，对于提升其档案使用务实的加值价值，不失为良善的管理措施。另扫描科技技术已引入档案储存这样的区块，加上文件扫描与光碟技术成熟，部分设备遂发展影像储存分类处理档案，供内部线上调阅之用，但在使用便利的情况下，关于档案安全性的问题，更值得大家来重视及预防[3]。

2.3 提高组织的工作效率

档案管理业务是有完整性、全貌性、宏观性，所以档案要管理的好，不仅需具备专业知能外，其经验累积是为重要的一环，其经验是其他人无法取代的，因为城建业务会随着政策时空的变迁，惟透过经验方可能知道其变革，这是有别于其他内部业务性质的，虽然近年来引进资讯科技于档案管理领域，但人员的经验是无法由资讯科技来取代的。由于档案管理作业之处理项与流程环环相扣，一关接着一关的处理，为求处理效率，设备依其归档数量多寡，分别采用点收、立案编目、保管、销毁移转专责作业或以设备内各单位业务归档之档案作为分工之依据，故在管理上，为能达到管理目标与效率，是要群策群力的合作，彼此的作业是为密切关联[4]。

2.4 重视人事档案管理网络化、微机化的实现

一个初任档案业务的人员，需相当时日且用心投入了解业务的情况下，方可能对该设备的档案业务能全盘的掌握；这种情况可从档案管理人员在职务轮调时可看出，常常发生档案管理人员无法在短时间内就将其管理之业务或专业知能、处理方式、档案存放位置告知，所以亦有现已不担任档案管理业务的人员，于离职一段时日内，需协助档案调阅之工作。

3 城建档案信息资源建设的创新策略

3.1 端正服务态度，牢固树立服务城市建设、服务社会公众的思想

城建档案工作是一项服务性_丁作。做好城建档案服务工作，首先要树立为城市建设各项事业和广大人民群众服务的思想，端正服务态度。只有树立明确的服务思想，才会有高水平的服务工作，才能主动地、积极地做好利用工作，及时、准确地提供城建档案，满足利用者的需要。树立正确的服务思想必须坚持“四个服务”，即服务各级领导、服务城市建设、服务社会各界、服务人民群众。城建档案产生于城市建设的各项工作中，因此，为城市建设各项工作服务是城建档案利用工作的首要任务。城建档案是重要的城建信息资源，是领导进行科学决策的依据，因此城建档案利用工作，也应该自觉地面向领导，主动为领导决策服务。城建档案同样还是社会各界、广大人民群众有关权益的法律凭证、依据材料。因此，城建档案利用工作，同样应该很好地为社会各界、广大人民群众做好相关城建档案信息的提供利用工作，切实维护广大人民群众的合法权益[5]。

3.2 加强基础工作，调整供求关系

随着城建档案利用需求的增多，利用要求的扩大，利用工作出现了供求之间的矛盾。需求方面，从少量城建档案，发展到全面系统的城建档案信息，到经过加工、提炼的参考资料；而供应方面，由于城建档案工作起步晚，基础工作薄弱，还不能满足越来越多、越来越高的利用需求。因此，必须切实加强基础工作，正确认识基础工作和提供利用工作之间的关系，缓和供求矛盾，不断提高城建档案利用工作的效率和水平。

3.3 强化服务功能，树立参与意识，向开放型、主动型的利用模式发展

城建档案利用服务工作，不应满足于利用者问答的利用需求，而是要研究总结城建档案利用工作的特点和规律，强化服务功能，树立参与意识，向开放型、主动型的利用工作模式发展。建立开放型、主动型的利用工作模式，它要求城建档案人员积极参与城市建设的有关活动，了解城建动态需求，不断开拓新的服务方式，多层次、全方位、主动、超前地为城市建设各项工作提供切合实际的信息服务。

3.4 正确处理利用和保密的关系

对于属于密级的城建档案，在提供利用时必须加以严格区分，注意保密。正确处理提供利用和保密之间的关系，既要积极开发利用，又要合理维护档案信息的安全与保密。严防利用失控而造成失、泄密。

4 结论

城建档案是城市建设的真实记录，是城市建设的信息源。从宏观来说，城建档案贯穿了城市建设的各个历史阶段，涵盖了社会的各个领域。从微观来说，城建档案记录了人们规划、建设、管理城市的具体过程，积聚了丰富的技术经验和知识信息。因此，城建档案具有广泛的社会作用和社会价值。

参考文献

[1]沈麟. 基于政务公开背景下的档案信息开发利用[J]. 档案天地，2015，01：41-42.

[2]任凤晨. 依法治档是城建档案事业的支撑[J]. 城建档案，2014，12：40-42.

[3]王希晶. 对于城建档案管理基础性工作的探讨[J]. 东方企业文化，2015，02：48.

[4]金斯特. 档案信息资源网上开发影响因素及安全防范探析[J]. 现代营销（学苑版），2014，09：119.

[5]王蕾. 发挥城建档案信息在城市拆迁改造工作中的作用[J]. 兰台世界，2014，10：55.