浅谈文书档案管理的规范化

张倩雯

摘 要：文书档案管理工作对于政府部门、事业单位及企业的日常行政工作来说是十分重要的环节，文书档案管理的工作水平直接影响单位、企业的档案资料的完整性，但目前不少单位、企业对于文书档案管理工作并未引起足够的重视，导致文书档案管理工作的规范化发展停滞不前。本文分析当前文书档案管理工作普遍存在的问题，从多方面对如何推进文书档案管理的规范化提出相应的对策。

关键词：文书；档案；管理；规范化

当今社会，随着信息化程度的不断加深，文书档案的管理在现代社会各行各业的运作中也起着日益重要的作用，尤其是对于政府部门、事业单位和部分传统行业的企业来说，是直接反映单位档案管理水平的工作。但目前，不少单位、企业对于文书档案管理工作重视程度不足，普遍存在管理方式落后、专业管理人员配置不足等问题，文书档案管理工作整体呈现欠缺规范化的现状。

1 文书档案管理规范化的重要性

档案工作是政府部门、事业单位及企业发展的有机组成部分，加强和规范档案管理也是其工作的一项重要内容，做好档案管理工作对各项事业有着承前启后的推动作用，更具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值，档案管理工作的好坏，也直接反应了一个部门及单位的工作成果。在经济高速发展的今天，文书档案所起的作用也越来越重要，为了满足社会发展的需要，我们要不断的规范文书档案管理程序、更新文书档案管理方式，才能满足时代发展对档案信息的需要。新形势下，如何进一步提高档案管理水平，着力推动档案工作规范化、现代化管理轨道；如何夯实档案基础建设，完善档案管理办法，加大档案管理力度、优化档案管理人员素质，怎样才能高效高质量的保证档案资料及时收集、封存，不漏项、不缺失、不庞杂，真正有效地发挥档案的功能和价值，就成为每一个档案工作管理人员需要面临和思考的问题。

2 文书档案管理工作普遍存在的问题

1.对档案管理认知程度不够.一些单位片面地认为简单的将文书进行整理就是所谓的文书档案管理，真正的文书档案管理系统是从管理的角度对企事业单位的信息进行分类，建库以及提取的系统应用过程。因此，就造成了很多单位的档案管理人员往往在单位没有管理地位，也就是档案管理部门在企事业单位的地位也不高，这也充分的表明，各企事业单位极不重视档案管理工作。

2.管理方式落后与任务不适应。文书档案工作作为一项事后性的归档工作，在不少单位、企业内部都不足以引起相关领导管理层的关注，导致文书档案管理工作多年来仍在沿用上世纪八九十年代的管理办法。在社会广泛应用计算机电子信息科技进行办公的时候，文书档案管理仍以传统方式进行管理，随着单位、企业文书档案数量及信息量的加大，因循守旧的管理方式已逐渐成为制约工作开展的障碍。

3.专业档案管理人员稀缺。档案管理工作是一项较为专业的工作，要求管理人员按照规范的标准对档案进行严谨、细致的管理。但目前在单位、企业内部普遍存在文书档案管理人员未经培训上岗，对于档案的分类、立卷等专业工作一知半解，上岗后缺乏专业的学习培训，导致人员在实际工作中的表现与当前现代化文书档案管理规范要求存在较大差距。

4、文书和档案协调合作不够。严格来说，文书档案管理工作实际上是对档案工作和文书工作两方面的管理，它们之间有紧密的关联性。因此，在实际的文书档案管理工作中，一定要将文书与档案衔接起来，要实现文书与档案的相互配合，并组建一套完整的文书档案管理机制。知识在实际操作应用中，这文书工作与档案管理工作往往是单独操作，分块管理，一直都未能形成一个整体，即使有些企事业单位制定了文书档案管理制度也形同虚设。

5.考核和评价机制不健全。由于单位、企业对文书档案管理人员的考核办法和职业晋升办法方面的制定往往缺乏个性化，未能有针对性地对文书档案管理人员的工作情况进行全面的考核和评价，打击专业人员对文书档案管理工作的积极性和专注度，导致专业管理人员呈现流动性大及岗位紧缺的现状。

3 提高文书档案管理规范化的对策

1.重视文书档案管理，制定规范化标准。文书档案的规范化首先应当从观念的转变着手，政府部门、事业单位和企业应当正确认识文书档案管理工作的重要性，重视并推进文书档案管理的发展和改革，争取将文书档案管理工作纳入到单位、企业的工作规划和考核重点内容之中。在文书档案的管理和使用工作中，要时刻提高管理意识，使档案管理与实际文书工作相衔接，真正实现文书、档案工作的一体化。在单位、企业的实际工作中，同时应根据文书档案管理规范制定相关工作管理制度，落实档案管理人员的工作职责，稳定文书档案人员管理，提高文书档案管理的工作质量，让文书、档案在日常行政工作中发挥应有的效能。

2.提高专业人员配置，加强人员培训。文书档案管理工作的顺利完成是需要单位、企业配备相应的专业人员，稳定人员配备，提高文书档案管理效率。单位、企业在聘用文书档案管理人员时，应要求提供相应的职业资格证书，或出示其他相关专业能力水平证明文件，以保证文书管理工作的合规完成。在对文书档案管理人员的日常管理方面，首先应加强人员对档案管理工作规范的学习培训，树立正确的学习发展观，提高管理人员的学习主动性，推动文书档案管理工作的不断改进和优化。此外，对于文书档案管理人员需实行符合工作实际的考核制度和职业晋升办法，通过奖惩结合的激励制度，充分调动文书档案管理人员的积极性，同时引导文书档案管理工作的规范化和标准化开展。

3.建立规范管理机制，严格执行管理程序。落实文书档案的规范化管理，需要相关机制和程序的配合运行。首先应细化文书档案管理在实际工作中的相关规定和程序，使各项流程清晰明确，同时具备较高的可操作性。例如文书档案管理人员需要严格按照相关工作规则严格执行审核签发程序，避免文件重复滥发或无效文件的签发，检查附件是否完善及文件格式是否规范，对公文的版面、格式、字体和排版等细节都必须严格按照标准和规范执行。

4、加强单位各部门之间的协调合作。实现文书档案管理工作的高水准度，要加强文书档案管理部门与其他部门的合作和协调。档案管理工作人员要在档案管理收集工作中，及时了解业务部门工作的工作进展和状况，要勤于走动，主动了解和获取相关档案信息，并积极思考与自身档案管理工作的联系，只有加强与各部门之间的协调和合作，才能保证档案信息的全面性和真实性。

5.结合信息技术发展，推进管理工作的规范化。现代科学技术的发展为文书档案管理工作带来了更成熟的信息技术，可逐步推进文书档案管理工作的数字化和信息一体化，利用信息技术进一步规范文书档案管理工作。通过文书档案管理和信息技术一体化建设，利用信息技术改进文书档案管理工作中如模糊检索难度较大等问题，逐步加强文书档案的标准化、自动化和网络化，简化文书档案管理工作在查询、修改和填充方面的繁杂程序，大大提高文书档案管理的工作效率，进一步达到规范化管理。

4 结语

文书档案管理是政府部门、事业单位和企业日常行政管理工作中不可或缺的一部分，推进文书档案管理工作的规范化需要从领导管理人员对文书档案管理工作的意识、文书档案管理专业人员的培养和管理、制定并严格执行相应的管理制度和流程，同时结合信息科学技术的应用等方面，多管齐下，推动文书管理工作的进步和发展。

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