论档案的管理和利用

张春苗

摘 要：档案是人类社会的原始记录。它不仅记录着人类文明社会发展进步，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有深远意义。整理利用档案，使档案直接为经济建设服务，为社会稳定服务是档案展馆的基本职责，也是发展档案事业的需要，更是档案工作者的神圣使命。

关键词：档案；保管；利用

1 档案保管的要求

档案保管工作的基本内容有两项：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。简言之，档案保管工作的基本内容就是“维护秩序”和“保护实体”。主要包括以下三个方面：档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护；档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节；是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节；档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。

从实质上来讲，档案保管工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

2 档案的利用要求

档案提供利用工作是档案馆通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。其内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，介绍和报道档案馆保存档案的内容和成分，为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务，这是目前档案利用工作的核心内容。档案馆（室）向档案利用者提供利用服务的方式、方法是多种多样的，基本的方式有：一是提供档案原件，可以设立专门的阅览室，也可以根据规定将原件外借；二是提供档案复制件，包括制发档案复制品，提供并电邮档案电子版，出版或印发档案文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览；三是根据馆（室）藏档案内容制发档案证明，解答利用者咨询，编写档案参考资料，参与编史修志和撰写科研文章。

3 档案保管工作的任务

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整和安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重要环节和主要手段。从实质上来讲，档案保管工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到破坏）。

4 档案管理中存在的问题

4.1 年代久远的老档案的抢救

档案馆成立至今已保存有大量珍贵的老档案。这些档案由于保存年代较为久远以及保存条件差，使用频率高等原因已经开始损坏，如何抢救这些珍贵的历史档案已经成为档案馆迫在眉睫的问题。

4.2 档案的高效利用

正如我们前面分析的，由于传统的档案管理、查询及利用方式的落后，查找和提供利用档案的速度较慢且准确率低，这显然不能满足社会的需要。尤其是现在要求信息的获取应快速高效、手工处理方式已经严重影响了档案馆业务的开展。

4.3 档案管理成本的增加

档案管理的成本问题，一直是制约档案馆业务开展的一个问题，由于人为损坏造成的高额修复成本，传统的纸质档案和采用缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。

4.4 档案管理数字化是档案工作发展的必然结果

随着科学技术的不断发展和深化档案工作也发生着翻天覆的变化。一是档案数量的剧增，二是新型信息介质和记录方式的档案的不断出现如光盘磁介质存储设备等。同时随着时间的流逝和档案的急剧增长，人为和自然因素的影响以及保管条件欠缺和不当，档案损坏程度日益加剧，所有上述发展变化都强烈冲击着档案工作中传统的手工管理手段和方法。要求档案信息的存贮和保护能力必须相应的增强，档案管理的效率和质量必须相应的提高，档案管理的物质条件与技术条件必须相应的改善。因此，档案工作现代化成为适应上述发展变化的必然结果。

5 档案保管工作的解决方法：

5.1 以防为主，防治结合

寻求科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的，也有自然的因素。比如：防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防鼠、防虫、防光等等。这些问题解决了就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题。比如：追查丢失，破坏或火灾事故的原因和责任，除尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度，恢复字迹等。在“防”和“治”两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无“病”先防才是积极主动治本的办法。强调以防为主，并不等于预防就是一切，并不意味着“治”就不重要了。实践证明，对“治”不能丝毫的疏急、麻痹。抓好“治”，对“防”也有促进作用。防治之间具有相互促进，相辅相成的关系。

5.2 延长档案的寿命

档案保管工作不仅仅在于一味地防治档案的自然损毁，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

5.3 立足长远，保证当前

档案保管的目的是为了提供档案为党和国家所用。因此，不应该片面地强调保护档案不考虑利用的方便，同时也不能只迁就一时利用方便不顾及档案的保护，而影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管和利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的统一。所以，保管工作的各项制度以至技术措施，既要立足长远利用的需要，又要保证当前利用的方便。

具体来说，就是加强档案信息化建设，加快推进档案管理现代化进程，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择，档案管理数字化为档案信息资源的合理配置、科学管理提供强有力的帮助，可以为社会提供高效优质服务。

5.4 维护档案的安全

维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去，另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。

6 结语

综上所述，档案管理工作，基础是“管”实质是“用”，管而不用等于白管用而不管等于没用。因此。开发利用好档案资源发挥其特有作用，是实现档案工作目的的直接手段，也是档案管理工作自身价值的体现。

参考文献

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[2]乔健.档案馆平民化论纲[A].2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2013

[3]赵雄，李国荣，覃波.档案信息资源开发利用的研究报告[A].回顾与展望——中国档案事业发展研究报告[C].2010