信息化环境下的高校档案管理

陈小梅

（岭南师范学院 基础教育学院，广东 遂溪 524300）

高校档案管理在国家档案管理中占据着重要地位，也是社会信息系统中不可或缺的部分。在信息化时代的冲击下，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。目前，数字信息化已经深入到高校档案管理的方方面面。高校档案信息化管理不仅是互联网时代的必然产物，更是高校发展的动力和途径。在高校档案改革推进的道路上，实现互联网信息化能够帮助高校获得最大利益，是我国教育事业发展的必然要求。

1 信息化环境下高校档案管理的作用和意义

高校档案信息化管理具有两方面作用。一个是时代发展的必然潮流，二是当前互联网信息化发展的要求。同时，随着社会经济的发展，教育方面改革的不断深入，高校档案管理在不断革新的基础上，需要实现信息化管理。

1.1 高校档案信息化具有易保管、易开发、易使用的作用

在电子信息化普遍应用之前，高校档案采取传统的管理方式，这种管理方式主要是人工作业，检索局限性高，效率低。特别是在整理、查找、翻阅电子类型的档案时，往往要耗费大量的时间和人力。在翻阅的过程中，甚至会造成数据的流失。因此，实行高校档案信息化管理非常必要。高校档案信息化管理能快速对数据进行储存、传输、检索及共享，相比传统的手工作业更加省时省力，且方便使用、操作。另外，高校档案实现信息化管理之后，可以拥有更加充足的时间进行科研，为学校赢得了更广阔的发展空间。

众所周知，档案信息库的作用主要就是给使用者提供服务。信息化档案的建立，给学校的教师和学生提供了更加便利的服务。如果建立高校档案仅仅是完成一项工作，那么档案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件摆设。因此，在建设高校档案信息化时，应以给使用者提供价值的大小作为重要参考依据。另外，高校档案信息化应紧跟社会、时代发展的步伐，只有不断推陈出新、与时俱进，实现规范化管理模式，才能为高校工作者、学生、老师提供最切合实际的服务(见图1)。

1.2 高校档案信息化是高校改革的必由之路

高校档案是将学校中有价值的资源进行储存、保管，方便人们使用。当前，互联网信息已经进驻到各行各业中，因此在高校改革的同时，信息化档案管理也成为了一种必然走向。档案的建立就是要发挥最大的使用价值。高校实现信息化档案管理之后，不仅提高了使用效率，更彰显了它的价值。档案只有在频繁使用的情况下，才会显示出更大的价值。在信息化时代的影响下，高校推出了数字化校园建设的理念，在该理念的指导下，高校档案管理必须要实现信息化管理。高校档案信息化要走向正规发展的道路，首先要建立完善的网络体系，充分利用系统平台的功能对档案进行分类、筛选和处理。其次，除了建立网络化系统外，最重要的工作就是聚集更多的信息资源。网络只是传播的工具，如果没有信息资源，也会成为无源之水，没有办法利用。因此，加快高校档案信息化管理能够借助网络的力量，最大化的实现档案资源的价值。

图1 优质服务保障先进技术在教育中的应用

图2 高校档案信息化加强了与社会信息的融合

1.3 高校档案信息化加强了与社会信息的交流与融合

科学技术能够推动生产力的迅速发展。当今，在世界经济一体化的影响下，信息时代已经来临。特别是在文化信息与科技信息的推动下，促进了社会的进步和发展。众所周知，高校是科技、文化、人才的盛产地，在高校档案信息化的影响下，也必然会加大各种信息资源的流通、传播以及使用。在该形势下，高校发展将会与社会发展接轨，最终实现双赢（见图2）。

2 高校档案信息化面临的障碍和困难

在高校档案信息化潮流的推动下，各大高校纷纷进行档案信息化改革。一方面，高校档案信息化取得了一定成绩，但由于高校档案信息化发展还不成熟，所以当前高校档案信息化管理仍然面临着一系列的问题。

2.1 传统档案管理理念存在滞后性

当前，即便档案信息化已经成为一种新的理念，但是在传统档案管理重收藏，轻使用思想的影响下，阻碍了高校档案信息化管理的进程。社会经济发展的同时促进了信息的发展，同样信息的发展也推动了社会经济的发展。因此，实现信息化管理是推动社会经济发展的必然道路。在当前社会经济高速发展的时代，一定要抛弃将档案束之高阁的传统思想，进一步扩大信息流通的渠道，利用信息技术更好地为人类、为社会服务。

2.2 基础设施缺乏，建设费用不足

在高校档案信息化管理推进的过程当中，尽管很多部门、单位领导给予了相当的重视，但是因为项目资金不足，导致档案信息管理设备陈旧、落后，降低了管理效果。因此，当前高校档案信息化管理同样面临着资金不足的问题，要建立健全基础设施，不断提高信息化管理的程度，还必须在资金方面下功夫。

2.3 从事档案管理方面的人员素质不高

在高校档案管理中，从业人员普遍素质比较低。主要有这几个方面的原因。第一，档案管理培养机制有待完善，这方面的人才也比较缺乏，精通管理技术方面的人才更是凤毛麟角。第二，高校档案管理人员没有经过正规的档案管理学习，很多高校人事制度不明确，录用亲戚、家属从事相关方面的工作，这些人大部分是手工操作，对现代化信息管理知之甚少。第三，高校领导认为档案信息管理不重要，缺乏思想意识上的重视。因此，根据上述问题，要实现高校档案信息管理正规化，必须对相关人员进行业务培训，提高业务能力和素质。

2.4 档案信息管理没有统一的标准

在建设高校档案信息管理的同时，必须将网络系统标准、高校和地方的数据库，以及相关使用方面的标准落实到位。当前，高校档案信息没有统一的标准，导致信息不完整或失真，使信息资源在利用时出现负面影响。因此，建立高校档案信息标准化迫在眉睫。当然，除了建立相关标准之外，也要加强法律、政策、法规方面的保护，最终保障高校档案信息化的真实、完整、有效。

2.5 档案信息化资源分散，保障体系不健全

在信息大爆炸的时代，需要将大量，能够发挥价值的电子资源进行收集并且有效保存。但是，高校档案管理与整个高校自动化的分离模式，使得积压的电子资源得不到及时整理，导致电子资源分散，加大了信息化档案工作的任务。另外，数字化档案的实现，为信息的管理、应用提供了更加便捷的服务。最后，档案信息化管理缺乏完善、健全的保障体系，导致一部分信息在使用的过程中，出现泄漏的现象，对高校造成安全风险，严重的还可能导致巨大经济损失。因此，针对这种情况，要不断加强高校档案管理的保护措施，保证高校档案信息化管理的安全运行。

3 提高高校档案信息化管理的有效办法和措施

3.1 加大资金投入，健全基础设施

高校档案信息化管理要走向正规，必须加强基础设施的建设，这是必不可少的硬件保证。因此，教育部门要不断加大对高校档案数字化管理资金的投入力度，为高校引进更加先进的管理设备，实现高校档案管理基础设施的完善。另外，高校应建立局域网自动管理模式，方便馆中工作人员对档案进行编目、整理。除此之外，到馆内查询资源的人员可以通过局域网自动联机、检索的方式，快捷的使用信息资源。最后，有条件的情况下，可以在馆内实现无线网覆盖，让所有来管内的人员都能得到方便、快捷的服务。

3.2 加强档案信息化管理意识，培养档案管理人才

一方面要加强高校领导层面对档案信息化管理的重视程度，只有上级坚定档案管理信息化道路，才能最大化地推动档案信息化管理的运行。根据档案管理方面的知识，认真制定相关制度，并把数字化档案建设纳入学校的日常工作中。要实现这个目标，必须认识到信息化时代发展的趋势，信息传播的意义，使用的价值，并且抛弃传统档案重视收藏的落后思想。再次，要建立一支业务素质高的档案管理队伍，对馆内现任职的人员实行定期档案管理方面的培训，提高他们的综合能力。另外，外聘专业的档案管理人员，将其吸收到档案管理团队中。提高档案关系信息化建设，要从人才培养上抓起。

3.3 实行规范化档案信息标准与制度

规范化标准是高校档案信息化运行的重要保障。如果档案标准不统一，就会导致档案不完整、不准确，给高校档案的管理带来很大的障碍和困难。在推进高校档案管理信息化进程中，国家有关部门出台了相关管理规范和标准，以供高校参考。同时，在执行规范、标准的同时，各高校应立足实际，逐步提高高校档案信息化建设的质量和效果。

3.4 采取必要的安全性保障手段

为了防止档案信息泄露造成的损失，高校应该采取必要的网络系统防护措施来保证档案信息的安全性。除此之外，建立正规的访问制度，对非法访问的用户实施屏蔽功能，做好每一个环节的防护工作。

4 结 语

在信息时代影响下，高校要实现自身发展，必须要走档案信息化道路。档案信息化不仅方便了档案的传播、使用、储存，更为高校争取到了更多时间进行科研活动，从而不断推动高校发展。当前，档案信息化管理虽然取得了一定成绩，但是也面临着各种各样的问题，在此基础上，本文提出了推进高校档案管理信息化的方法和措施，希望为高校图书馆建设提供参考。

[1]余红叶.信息化环境下高校档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者,2013(5).

[2]蔡雨.信息化环境下的高校档案管理[J].山西财经大学学报,2015(8).

[3]党珍珠.信息化环境下高校档案管理工作的创新策略[J].科技与企业,2014(8).

[4]黄慧敏.试论信息化环境下高校学籍档案管理人员的职业素养[J].云南档案,2012(5).

[5]李文庆,赵艳华,刘秀平.信息化环境下的高校档案管理探析[J].河北大学学报:哲学社会科学版,2015(8).

[6]张黎,刘艺.信息化环境下高校档案管理工作的创新策略[J].重庆交通学院学报:社会科学版,2014(8).

[7]章树成.网络环境下高校档案工作的创新与发展——贯彻执行《校档案管理办法》[J].淮阴师范学院教育科学论坛,2014(8).

[8]赖丽芳.信息化环境对高校档案馆的影响[J].黑龙江史志,2014(8).