认清油田企业办公室问题 制定科学有效解决策略

曾学军

摘要：油田企业的办公室管理工作直接影响到企业的工作效率和工作质量，创新管理办法制定科学有效的解决策略是油田企业加快发展的重中之重。本文将对办公室管理中的问题进行阐述，并提出相应的解决措施。

关键词：办公室管理 主要职能 问题 有效途径

我们都知道办公室是任何一个部门或单位的正常运行的关键，我国作为世界上重要的石油生产基地，办公室在整个企业的发展过程中起到承上启下、纵横贯通、协调左右的枢纽作用，而办公室的工作类型和工作性质，就在很大程度上反映了办公室这一部门的工作重要性，而办公室的工作涉及到油田企业日常运行中的大大小小、上上下下、方方面面、里里外外，往大里说办公室起到辅助决策的作用，往小里说办公室也负责企业的扫地打水，这些繁杂工作要想做到井然有序、条理分明、有侧重、有急缓也是非常有难度的，要求办公室工作人员既要明确揣测到上级领导者的意图，还要运用合理的方式实施管理，不仅要做好基层调研工作，还要协调好里外、上下之间的关系，即便是做到以上各点，在办公室具体工作中，往往也会出现很多意外以及和预想效果相反的结局，这就需要办公室工作人员不断提高自身的管理素质，改变管理理念、创新管理手段，结合本企业的实际情况，因地制宜的开展措施。

1 油田企业主要特征以及办公室的主要职能

油田企业属于社会生产中的基本行业，具有较强的专业性，囊括地质专业、工程专业大规模、高投资、高风险的特点，与此同时，油田企业在生产过程中对环保要求较高，总而言之，油田企业既有一定的独立性又与自然社会紧密相连。阶段性是油田企业发展过程中最明显的特征，油田企业的正常工作可分为勘测、开发、运输、上市等各个环节，不同阶段的生产发展都有不同要求。办公室作为企业发展必不可少的一个重要组成部分，它的主要职能可简单的概括为以下几点：第一，对政策和领导决策的贯彻落实；第二，为上层领导的决策提供数据信息；第三，及时传达上级指示；第四，实现基层工作者和上层管理者的高效沟通；第五，对政策的执行进行紧密监督；第六，服务于石油企业的所有工作人员。

油田企业的正常发展需要办公室的积极支持，要求办公室工作人员拥有较高的专业素养，主要表现在以下几点；第一：油田企业的办公室工作人员要具有一定的油田勘测、开发的专业知识，懂得不同单位、部门之间的协调关系，了解与油田开采相关的法律法规和政府政策；第二：油田企业的办公室工作人员要在管理工作中具有敏锐性，能够清晰的认识到在日常工作中企业内部面临的主要矛盾，具有发现问题、解决问题的能力；第三：油田企业的办公室管理人员要具备优良的专业素养和政治觉悟，要在工作中时刻保持积极向上的工作状态，以乐观豁达的心态面对工作中的不如意，同时还要善于交际、善于沟通，在岗位中时刻保持为人民服务的态度；第四：作为油田企业的办公室管理人员，还需要具有十分熟练的公文信息处理能力，要有勤动手、勤动脑、勤动嘴的积极性，只有这样才能将企业的方针政策落实到每一个环节、每一个岗位。

2 油田企业在办公室管理过程中遇到的问题

油田企业作为国家繁荣、社会进步、经济发展的重要主体，办公室在其正常运行过程中扮演着重要角色，它的工作内容具有鲜明的繁杂、琐碎的特点，因此在具体工作中时常会遇到很多问题。

2.1 油田企业办公室职能和工作目标不明确

油田企业办公室要想最大程度上发挥自己的作用，向上层领导和企业的全体职工提供优质的服务，在企业转型改革中发挥举足轻重的作用，首先要明确办公室的职责，明确办公室工作目标；但是就目前来看，油田企业办公室最大的漏洞就是工作职责不明晰、工作目标落后陈旧，随着时代的发展，工作内容在不断更新完善，这就要求办公室工作目标也要与时俱进，努力实现动态性。

2.2 办公室管理工作人员的专业素质低

办公室工作要求高质量、高效率，这也是激烈的市场竞争要求油田企业任何岗位都必须恪尽职守，油田企业中，办公室工作人员很大一部分都是从地方机关干部或者油田职工中抽调的，当然也有部分毕业生，这些人员大多缺乏全面的、系统的油田知识，很难在遇到问题时用专业的眼光去处理问题、解决问题，然而这种现状已经在很大程度上影响到了油田企业办公室的整体工作效率。

2.3 办公室缺乏灵活多变的运行机制

在具体工作过程中，油田企业办公室这一部门的工作在很多情况下都是处在被动局面的，在实际工作中，办公室常常根据会议精神、文件信息、上级命令以及行政命令来处理问题，失去了很多灵活性，导致死板、固守陈规的工作状态。在实际工作中，这样的工作氛围甚至会出现员工偷懒、旷工的现象，这是办公室存在的最本质、最基础的问题，这个问题不解决，办公室将永远弥漫着不紧不慢的风气，这对于工作质量和工作效率的提高来说都是阻碍。

2.4 办公室管理方式缺乏创新

信息时代的到来，促使市场各行各业都开始引入先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术等，朝着信息化、数字化、现代化方向发展；油田企业的办公室也不例外，为了跟上时代发展，提高办公室工作效率和服务质量，对传统的工作方式进行改造势在必行，而现代油田企业对信息的系统性、实效性要求越来越高，但是就目前来看，我国很多油田企业的办公室都尚未引入先进的办公设备，仍然沿用传统的工作方式，缺乏技术创新、理念突破。

3 提高办公室工作效率的有效途径

目前，我国油田企业的发展过程中虽然存在一定的问题，但是贵在我们找到了问题的根源，也在发现问题的基础上不断改进，在此我们提出以下几点提高办公室工作质量和工作效率的措施。

3.1 明确自身职能和工作目标

上文中我们简单阐述了办公室的工作职能，归根结底它就是一个服务部门，服务领导、服务员工；只要本着服务的态度做好办公室内每一件小事，保持办公室内每个人之间的友好关系，做到相互扶持、共同进步，促使办公室工作走向规范化、制度化指日可待。endprint

3.2 提高办公室工作人员的专业素养

提高办公室工作人员的专业素养和工作能力是提高油田企业办公室整体工作效率的关键，不管是智能化、现代化的工作方式，还是传统的、古老的工作方式，办公室总需要人力资源、需要人力劳动，因此提高工作人员的整体素质是解决办公室问题中首要解决的问题。在具体实施过程中，第一要对办公室工作人员进行充分的了解，对工作人员进行从低级到高级的分类，主要是对工作人员的受教育程度、家庭背景、工作经验以及成长环境、兴趣爱好等进行调查分析，甚至还要对员工的思想境界和世界观、人生观等进行了解；第二要了解工作人员在知识积累、性格特点、工作态度以及个人能力、自身修养等方面的优缺点；最后根据办公室工作任务的具体要求对不同层次的工作人员进行有针对性、有目的的培训教育，并为员工创造更多的学习机会和条件。

3.3 改善油田办公室工作运行机制

在油田企业办公室运行过程中，要不断完善各种制度法规，在内部形成“有章可依、有章必依”的工作态度，一切用制度说事，做好公平、公正、公开，除此之外在办公室运行过程中也要建立完善的奖罚制度和绩效评估制度，从各个方面调动起工作人员的积极性和工作热情，这样才是从内在提高工作质量；同时为了丰富办公室的工作内容，为员工提供一个良好的工作氛围，企业也可以定期组织技能比赛和联欢会，用来促进工作人员之间的交流，为今后工作的开展埋下伏笔。

3.4 创新办公室管理手段

创新油田企业办公室的管理手段和工作方式是现代社会的必然要求，也是未来社会进步、经济发展的必然趋势；办公室管理人员要在既定的工作岗位上坚守、仔细观察，并根据工作实际情况，灵活调整，以免出现工作偏差；企业的管理者要关注职工不同工作阶段的心理变化，要在最基础的管理框架内采用多种方式管理员工，不仅不能固守成规也不能死搬硬套、照搬照抄其他企业的经验；同时管理者还要站在长远角度，积极引入先进的管理经验和现代化的技术，同时注重对先进人才的管理和培养。

4 结束语

油田企业办公室在目前发展过程中仍旧存在很多问题，只要在发现问题的基础上进一步改善，相信在不久的未来，我国油田企业办公室的工作一定可以取得良好成效。根据我国现阶段企业办公室运行中遇到的问题，本文从工作目标、技术人才、运行机制、管理方式这四个问题上进行阐述，并又从这四个问题出发提出了解决措施；希望能够为今后油田企业办公室的发展带来一定帮助。

参考文献：

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