对劳动人事档案管理现代化的探索

张红岩

随着我国社会的健康快速发展，一些发展较快的企业的业务量和范围逐渐增大，大量的文字的资料，照片，图片等档案开始增多，这些东西都是企业的发展历史，还包括一些企业重要事情的记录，对于企业来说这些档案十分重要，需要给予足够的重视。因此，企业档案管理工作逐渐受到了企业领导的重视。但是，由于这是一个新兴行业，我国绝大多数的企业以前都没有过该方面的工作经验，因此，在实际的档案管理工作过程中存在着很多问题，下面，我们就来具体分析一下企业对劳动人事档案管理的现代化探索。

对劳动人事档案管理工作是近些年来才逐渐被重视起来的工作，以往的企业虽然说也都建有档案室，也有自己相应事迹材料的收集和整理工作，但是，都很不正规，缺乏统一有效的管理，更有甚者甚至都没有设立档案管理部门。不过值得我们高兴的是，随着社会的不断进步，企业的领导们终于认识到了档案管理工作的重要性，开始逐渐关注该部分工作了。但是，由于我国该方面的工作起步较晚，没有什么实际的工作经验，一般都是按照外国的公司来做，但是，别人的东西却并不能很适合自身公司，因此，可以说现代我国企业的档案管理工作还存在着很多问题，需要去改善，需要不断地创新，才能满足现代社会的需求。

1. 研究劳动人事档案管理现代化的意义

为什么要研究劳动人事档案管理的现代化建设？研究这方面的内容究竟有什么意义[1]？首先研究劳动人事档案管理现代化建设是相关企业发展的需求。一个企业的运转涉及到许多人的参与。人员的流动性比较强，因此对于人员的管理也是比较困难的一方面工作。加强劳动人事档案管理的现代化建设可以有效的对人员进行管理，是企业发展的需要；此外，研究劳动人事档案管理现代化工作，是这项工作本身发展的需要。劳动人事档案管理也是一项单独的工作。也是需要不断的发展、创新和建设的。研究劳动人事档案管理的现代化建设，有利于劳动人事档案管理工作自身的发展与建设。

2. 劳动人事档案管理现代化建设过程中存在的问题

对劳动人事档案管理的重视意识淡薄。不得不承认劳动人事档案管理在进行现代化建设的过程中还是存在一定的问题的，其中，比较突出的问题之一就是对劳动人事档案管理的重视程度比较低。劳动人事档案管理本来应该是一项非常重要的工作，必须由独立的部门、专业的人士来进行劳动人事档案管理的工作。然而，现实生活中情况却不是这样的。许多企业并不是由专门的人员进行劳动人事档案管理工作，有些企业甚至都没有设立劳动人事档案管理部门。

对劳动人事档案管理缺乏一定的规范。劳动人事档案在进行入库的之前，要进行统一的编制管理，以便于以后进行查阅，但是，目前我国很多企业的劳动人事档案材料制作都不规范，让人看起来十分混乱，查阅的时候更是十分不便。一般的档案材料，须统一使用一定规格的办公用纸，大于或小于规定规格的档案材料，以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行一定的后期制作[2]。这就使得档案管理工作的难度加大。但近几年来，时常有不同规格的材料归档，这些材料裁剪非常困难，同时也使得档案案卷很不美观。在查阅的时候也是非常的困难的。

劳动人事档案管理队伍比较薄弱。在进行劳动人事档案管理现代化建设过程中，还存在的问题就是管理队伍比较薄弱。主要体现在以下几个方面：首先管理团队的人员力量比较薄弱。这句话的含义是指劳动人事档案管理工作人员在数量上比较少。这主要是由于没有受到重视的原因；其次是管理团队的素质比较薄弱。这里所说的素质仅仅是指专业管路技能。

对劳动人事档案利用价值不高。劳动人事档案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是现实中许多企业的劳动人事档案资源基本上很少会被再利用起来，因此困扰档案馆工作的另一个问题就是劳动人事档案资源再利用程度有限。有很多事业单位没有能够最大程度的发挥人事档案应当发挥的作用。对档案的管理工作仅限于整理和保管，片面的认为不丢失不损害就完成了工作。忽视了对档案资料利用这一重要工作环节。也正是由于这样的疏忽使得浪费了许多有用的劳动人事档案资源。

3.加强劳动人事档案管理现代化建设的几点意见

加强对劳动人事档案管理的重视程度。要想做好劳动人事档案管理现代化建设工作，第一步就是要提升领导人对于档案创新管理工作的重视程度。具体可以从以下几个方面入手：首先加大档案创新管理宣传力度。加大档案创新管理宣传力度可以从根本上提高工作人员的重视程度以及纠正对档案创新管理工作的片面认识；此外我们应当经常学习与档案创新管理相关的法律条文、规章制度。以此提高就职人员的档案意识，正确的认识并理解到单位创新档案是国家的宝贵财富，是各项事业协调发展的重要工作基础，意识到一名档案创新管理人员的光荣感和使命感，由此激发他们的工作热情和工作积极性。从而达到建设现代化劳动人事档案管理工作的目标。

规范劳动人事档案管理的准则。规范劳动人事档案管理准则也是建设现代化劳动人事档案管理的一个有效措施。具体可以从以下几个方面入手：首先建立一定的管理准则。管理准则是很好的进行劳动人事档案管理工作的前提。如果没有准则的约束，那么工作的进行将会出现许多的问题；接着对已经建立的准则进行完善。一个准则在运转的过程中，会暴露出一些问题。相关的管理者要根据暴露出来的问题，对劳动人事档案管理准则进行一定的补充、修改与完善。这样可以更好的使得准则执行约束的职能。

建设专业的劳动人事档案管理团队。想要更好的建设现代化的劳动人事档案管理，可以采用的有效措施就是建立专业的劳动人事档案管理团队。一项工作要是想有好的结果，那么就必须要有好的员工进行工作。因此，对于档案管理工作的人员的管理，还需要进行创新。具体可以从以下几个方面入手：以往的管理模式过于单调，没有活力。致使档案管理工作效果不好，效率低下。因此，我们可以通过对档案管理人员进行相关工作奖励，这种创新的人力资源管理模式，来提升档案管理工作的成效。从而保障事业单位档案管理事业的健康发展。此外，相关的企业可以定期的对劳动人事档案管理工作人员进行培训。培训的目的是使得他们掌握最新、最全的管理知识。以至于他们能更好的完成工作。

充分利用劳动人事档案资源。充分利用劳动人事档案资源也是劳动人事档案管理现代化建设的一个目标。具体可以从以下几个方面入手：首先，各大企业之间应该进行劳动人事档案资源共享。有效的对资源进行共享是充分利用劳动人事档案资源的前提；接着各大企业之间也要建立一定的保护措施。劳动人事档案资源并不是可以随便泄漏的。在使用的过程中也是需要进行一定的保密工作的。这是对员工应该尽到的责任。因此各大企业在进行资源共享的过程中，也要建立一定的管理措施。这样可以有效的保证资源的安全性。

一些文字方面的资料对于企业来说是非常重要。如果不能很好的进行劳动人事档案管理，那么会带来许多的问题。因此希望企业领导人能够认识到自身单位的实际情况，再结合其它单位的管理经验的时候能够根据实际情况而定，不断的融合一些创新的思维。从而有效的避免一些不应该出现的档案管理问题，为企业的未来做出做大的贡献。

（作者单位：承德市人力资源和社会保障局）