档案利用现象的归纳与分析

郭仲阳

[摘要]档案利用问题一直以来都是档案工作者探讨的问题，现如今，档案管理者都在研究如何能够让档案利用价值发挥到最大，如何能够实现档案的高效合理利用等。本文主要从几大方面探讨了档案利用存在的几种现象，希望能够为档案的合理、高效利用提供帮助。

[关键词]档案利用；现象；归纳分析

我国档案利用现正处于改革时期，这种改革不仅包括设备方面的改革，也包括档案管理理念的转变。早期人们认为，档案利用的次数越多，档案利用价值就越高，但是实际上，并非如此，因为档案合理与不合理的利用，多用与少用、有用与无用等都会影响到档案实际的利用率。

1、有用档案与无用档案

档案利用的基础性原则，就是档案的有用性。一般情况下，评价一个档案是否具备有用性，主要有两点，一点为档案所具备的价值；另一点档案是不是已经被使用。档案的有用与无用是辩证的，站在长远角度来讲，如果档案有价值，未来一定有机会被利用，但是能够被利用的档案，并不代表现在就能够被应用，两者并不对等。也正是因为如此，档案利用现象需要进行归纳以及整理。现如今，档案利用越加频繁，从这一角度来讲，档案的有用性成逐渐上升的趋势，但是随着档案种类以及数量的增多，很多档案几乎没有被利用的机会，这就使得档案无用性增加。档案利用过程中，某些管理者通常是将档案的有用与无用绝对化，这显然不利于发挥档案的最大利用价值，而且很有可能会错过很多有价值的档案。管理者在进行档案管理时，功利心强，只考虑短期的档案价值，或者是看重当下的利用情况，这对档案管理的后续发展十分不利。为此，档案管理者在对待档案有用与无用的问题上，一定要立足当前的同时，考虑长远效益。

2、多用档案与少用档案

现阶段，档案管理工作者都认为档案应用率比较低，与十几、二十几年前相比利用率非常低，这会让现代档案管理工作者心理上产生比较大的落差。而十几、二十几年前的档案之所以利用率比较大，主要是因为我国的档案管理工作档案起步，一切都百废待兴，再加之，改革开放之后，要进行拨乱反正，必定需要档案，而现代处于正常时期，档案利用率自然下降。

从上述阐释中就可以看出，档案管理者将档案的利用情况作为评价档案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社会档案利用次数越多，利用率也就越高，所发挥的作用自然也就越大。但是這并不能作为档案利用率高低的全部方面。实际上，档案利用率高，并不代表档案效益高。比如档案馆藏数量少，也未做好收集整理工作，利用率也会提高，而且很多情况下，都是无效应用，因此档案利用效益却很低。而随着网络的普及，很多人都习惯通过网络来利用档案，档案利用率也会降低，但是档案利用效益却在提高。当然以档案利用率的高低来评价档案利用效益也同样具有一定的科学性，不能完全否则这一理论。

再加之，档案利用往往伴随着成本，利用越高，成本就会越高，而利用越低，成本则会降低，因此如何将档案利用与成本保持平衡，也是档案利用要考虑的一个问题。

3、合理运用档案与不合理运用档案

档案的用多与用少与档案的利用价值并不完全有关，档案用得多，但是应用不合理，也会拉低档案利用价值。不合理利用档案，主要是指没有任何正当的利用就随便的利用应用档案，或者是档案应用结束之后，并没有帮助利用者解决任何的问题，或者是档案应用之后，反而对档案管理造成了一定的损害。这样的档案利用都可以称之为不合理运用。一般情况下，档案管理人员也将档案合理运用称之为的档案真用，而不合理运用则称之为档案假用。

对档案利用进行优化控制，以保证利用的质量。首先，要对档案需求状态实行优化控制。档案需求是引发档案利用行为的直接动因，对档案需求状态的优化控制是档案利用优化控制的逻辑起点，它包括三个方面：一是对档案需求客观状态的优化控制，这种控制的重点在于分析客观的利用需求，找出档案需求的规律；二是对档案需求认识状态的优化控制，这种控制的重点在于通过引导使利用者处于主观愿望与客观需求相一致的最佳的档案需求的认识状态；三是对档案需求表达的优化控制，这种控制的重点在于规范利用者的需求表达，使其真正反映客观的档案需求。其次，要对档案利用过程实行优化控制。这是档案利用优化控制的核心所在，它也包括两个方面：一是对档案提供利用方式的优化控制，这种控制的主要目的是提高档案利用服务的质量，强化档案信息的传播功能并防止档案信息传递过程中的失真和量的损失；二是对供求双方吻合程度的优化控制，这种控制的主要目的是做到知己知彼，提高档案利用的查准率。

4、可用档案与不可用档案

多年前，业界曾有人提出要满足利用者的需求，现在又倡导“以人为本”，好像人人都应同等或平等地利用档案。事实上，这是做不到的。档案利用服务虽说要面向社会，但同时又是分层次的。在档案利用中，对不同的人，不同的档案，有一个可用与不可用的界线问题。有的档案对有的人来说从来都是可以用的；但对于另一些人来说则不然：也许过去不可以用，现在才可以用；也许现在不可以用，将来才可以用。由于档案利用有限制要求和保密规定，因此，利用档案不可能做到一视同仁，必须区别对待。当然，从长远来看，凡是档案都是可以利用的，所以，可用与不可用的区别只是在一个相对的时间段上的区别。在一定的时间内，不仅要分出什么人能用什么档案，什么人不能用什么档案来，还要分出谁先用谁后用的顺序来。这不能被视为利用歧视，更不能受一般意义上平等信息权的干预，这是社会整体利益最大化的需要。

部分档案涉及保密问题，需要限制利用，这是一种世界通行的现象。但讲到保密和限制利用，供求双方总会存在一些矛盾，这只能通过建立和健全保密、解密制度来调节，以便做到有章可循，有法可依。对于档案部门来说，既有保守档案机密的权力，同时也有依法解密和向社会开放档案的义务；对于利用者来说，既有利用已开放档案的权利，同时也有遵守保密法律和规定的义务。保密，说到底也是一种利用，只不过是一种限制了范围的特殊形式的利用。保密原则与制度，要体现的是局部利益服从整体利益这样一种关系。需要保密和限制利用的档案，通常都是具有涉及国家安全和社会秩序的内容。

5、结语

综上所述，可知由于档案管理者对档案利用现象并没有进行深入的分析，也未进行归纳总结，这使得我国这方面的研究文献比较少见，正是基于此，笔者对档案利用现象进行了归纳与总结，同时还研究了现如今档案利用过程中，存在的一些错误的看法以及评价方法。本文是笔者对档案利用现象研究经验的总结，仅供参考借鉴。

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