对电算化会计档案安全问题的思考

郑颖

摘 要：电算化会计档案对于企事业单位的正常运行有着重要的意义。电算化会计档案管理是企事业单位的关键性会计基础工作，其质量关乎企事业单位的发展与前途。我国企事业单位电算化会计档案的管理工作在取得一定成绩的同时也存在着一些安全隐患。笔者分析了我国企事业单位电算化会计档案管理中存在的部分安全隐患，并结合自身相关经验提出了一些改进电算化会计档案管理工作的一些建议，供有关人员参考使用。

关键词：电算化会计档案；档案安全；建议

为了实现自身的健康稳定发展的目的，相关的企事业单位必须加大电算化会计档案安全管理工作，其是企事业单位日常工作的重点。目前我国大部分企事业单位的电算化会计档案存在着一些较为尖锐的问题，其在一定程度上会影响企事业单位的资金管理工作，从而制约企事业单位的发展。笔者将在下文中就电算化会计档案管理产生的问题作出探讨，并给出改进措施，旨在促进我国企事业单位电算化会计档案管理趋向科学化、合理化。

1 存在于企事业电算化会计档案中的安全问题

目前我国大部分企事业单位的电算化会计档案管理工作已初具规模，然而相关的企事业单位并未给予电算化会计档案中可能出现的安全隐患以足够的重视。随着我国会计电算化的发展与普及，部分企事业单位陈旧的会计档案管理方式已不能适应新式电算化会计档案的管理需要，从而产生了一系列的安全问题，具体如下：

1.1 电算化会计档案的管理人员综合素质较低

企事业电算化会计档案的管理具有一定的难度，因此，具有一定专业知识储备以及较高业务水平的档案管理人员才能胜任此工作，然而我国目前的状况是：大部分的企事业单位缺乏具有合格业务素质的电算化会计档案管理团队，这在一定程度上制约了电算化会计档案管理的发展，从而为企事业单位的运行埋下了安全隐患。

1.2 有关的电算化会计档案存在着较大的缺陷

在企事业单位实现会计电算化后，其会计档案的内容有了大幅度的增长，然而，部分企事业单位并没有相应的改善会计档案的保存环境，甚至少部分企事业单位仍在用手工的操作方法进行会计档案的查阅、收集、销毁等工作。有的企事业单位并没有明确有关档案保管人员的具体职责。上述因素都在一定程度上降低了电算化会计档案的安全性[1]。

1.3 部分档案管理人员的档案安全管理意识薄弱

在企事业单位的电算化会计档案管理工作中起到关键作用的是档案管理人员，因此，档案管理人员的档案管理安全意识是否达到较高水平将直接影响电算化档案管理工作的安全性。然而目前我国部分企事业单位的档案管理人员档案安全意识较差，例如部分档案管理人员不能及时准确地做好电子文档的检查与备份工作，从而导致重要数据丢失的隐患产生。

1.4 企事业单位对电算化会计档案的收集工作不够重视

我国的大多数企事业单位虽然已实现了电算化会计档案，然而有关人员在实际的档案收集工作中忽视了电算化会计档案的收集工作，只将纸质档案作为主要的归档档案，这在一定程度上提高了电算化会计档案安全管理工作的难度。

2 关于保障电算化会计档案安全的若干建议

2.1 制定合理健全的规章制度保障档案管理的安全

企事业单位的管理层应当结合自身的发展状况，尽快地完善现有的电算化会计档案管理制度或者制定新的档案管理制度。笔者建议企事业单位可以制定较为详细的《电算化会计档案操作制度》等有关规章制度，从而在制度层面上确保企事业单位的电算化会计档案管理的质量，进而提升电算化会计档案的安全性[2]。

2.2 大力引进具有较强业务能力与责任心的专业档案管理人才

人才是企事业单位发展的根本，而高素质电算化会计档案管理人才对于电算化会计档案管理工作的重要性更是不言而喻。所以，企事业单位应当积极引进高素质人才，增加电算化会计档案管理工作的人才储备，从而促进电算化會计档案管理可靠性的提高。在此需要特别指出的是，企事业单位在引进高素质人才的同时应当注意加强对现有电算化档案管理人员的业务技能培训工作，同时培养其工作的责任心。员工的责任心对于企事业单位而言也有着重要的意义，因此，企事业单位也需要注意在招聘人才时考查其是否拥有对于企业较强的责任心。

2.3 企事业单位应当做好电算化会计档案的收集工作

在过去，人们的档案归档工作采用纸质档案的方式，然而在电算化档案出现后，部分企业仍然沿用着传统的档案归档方法，这是不合时宜以及效率低下的。因此，企事业单位应当做好电算化档案的收集工作，并大力推广电算化会计档案的归档方式。企事业单位的财务管理部门应当注意将录入到计算机系统中的会计档案数据拷贝到光盘或者移动磁盘上并妥善保存，以便在计算机系统发生故障后及时恢复原来的电算化会计档案数据，从而将企事业单位的损失降到最低。

2.4 企事业单位需要加大电算化会计档案重要性的宣传力度

电算化会计档案在我国出现的时间并不长，因此许多企事业单位的职工对其并不是十分了解，所以，职工可能会忽视电算化会计档案的重要性，这不利于档案部门开展相关的工作。因此，企事业单位应当积极宣传电算化会计方案的便捷性、可靠性以及在单位发展中显现的巨大作用。同时加大如《会计电算化管理办法》等相关安全法规的宣传力度，从而提高员工的安全意识与责任意识[3]。

2.5 企事业单位应当完善电算化会计档案管理风险预防机制

电算化会计档案由于自身与外界的原因，其管理工作往往会遇到一些风险，因此企事业单位的档案部门应当完善预防病毒攻击的措施，定期对计算机系统进行检测、杀毒等工作，从而提升计算机系统的可靠性。另外，企事业单位还应做好电算化会计档案的备份工作，明确档案保管人员的职责，最大程度地确保档案资料安全。

3 结语

电算化会计档案自面世以来就以其便捷高效的特性而受到了各国企事业单位的欢迎，我国的电算化会计档案在实际的管理工作中仍有一些问题，这需要企事业单位的管理层与档案部门共同努力，切实做好相关的工作，从而促进电算化会计档案管理的发展，进而保障企事业单位的利益。

参考文献：

[1]王华，彭晶.谈电算化会计档案的管理[J].兰台内外，2012（01）.

[2]单艳.浅谈加强医院电算化会计档案管理[J].中国管理信息化， 2012（09）.

[3]朴银淑.探究电算化会计档案管理的策略[J].才智，2012（18）.