信息时代高校办公室档案管理工作的创新

牛函娟

摘 要：信息时代背景下，高效办公室档案管理工作也以信息化手段为主。但就目前高校办公室档案信息化管理形势来看，仍存在一定制约性问题，影响信息化水平的提高。下面文章将以此为切入点，对加强高校办公室档案管理信息化对策展开详细探讨，使办公室档案管理工作在信息化时代背景下实现规范、高效、科学管理，推进档案管理工作的创新和改革。

关键词：信息时代；高校；办公室档案管理；创新

信息时代背景下，有力推进了高效办公室档案管理工作改革和创新。信息时代信息化管理，使档案管理实现电子介质管理创新，管理手段从手工到自动化，实现了改革的创新。针对这种时代背景和管理形式，加强档案管理工作创新至关重要。就目前我国高校办公室档案管理工作现状来看，仍存在一定制约性影响，阻碍了档案管理工作改革进程。下面文章将以此为切入点，对加强高校办公室档案管理信息化对策展开详细探讨，使办公室档案管理工作在信息化时代背景下实现规范、高效、科学管理，推进档案管理工作的创新和改革。

1 信息时代高校办公室档案管理工作存在的不足

1.1 信息风险意识差

信息时代下办公室档案管理工作环境更加开放，管理理念上实现突破。但在互联网技术的应用下，办公室档案管理的信息风险逐渐增加，如黑客的恶意攻击等，直接给信息安全带来隐患。办公室档案管理中包括重要部门的重要文件信息，如上级部门文件、各机关部门政策方针等等，都是重要的信息文件。这些文件中分为省级、学校文件，具有单一性特征，同时其保密性较高。目前办公室档案管理主要人员属于兼职，由于工作量大，工作内容繁琐，因此忽视了信息安全管理[1]。另外，即使在信息管理过程中按照正常的信息保存与管理，但由于技术水平限制以及管理能力有限，对信息安全的保护存在一定不足，风险意识差，易造成档案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人员素质不高

信息时代下，计算机应用和普及成为社会主流形势，使高校办公室档案管理有了更高的管理水平和管理质量。但应用现代化信息技术进行档案管理，除了具备专业的理论知识外还需要掌握全面管理方法，实现对知识的管理，促进信息管理科学化、自动化和智能化。例如，在档案管理中要求管理人员能够实现数据库的建立和管理，掌握专业技能。由于目前档案管理人员兼职较多，面对高技术管理要求，其自身综合素质不高，制约了信息化管理的进一步发展。

1.3 管理组织不健全

在调查中显示发现目前高校档案管理中主要依靠行政部门进行管理，缺乏独立的管理机制和管理组织，且制度体系尚不完善，没有实行岗位责任制，即使一些高校设有独立的组织，也往往流于形式，忽视了内在管理的重要性[2]。由于管理组织的不完善，直接造成档案管理工作缺失，对保管、保密等工作都没有按照规定严格执行，易造成资料流失，影响档案应用效率。

2 加强档案管理工作创新的有效对策分析

针对目前高校档案管理工作形势来看，在信息时代背景下，无法实现高效应用和管理，因此，为实现管理工作的改革和創新，要从多方面展开详细研究。要实现信息化管理平台的建立，将数字化管理形式应用于档案管理工作中，促进数字化管理方式的实现，进一步推进档案管理工作改革。

2.1 档案材料信息化处理

高校办公室的档案材料来源于学校开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成，并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。将档案材料信息化、数字化就是利用技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，统一由系统组织成具有有序结构的、完整的档案信息库、数据库，使所有档案信息都以数字化的形式储存[3]。在系统长期管理工作中要建立数据库，要应用层次化形式进行逐步建立，从低到高，逐步推进，为信息化管理打好基础。

2.2 加强定义接口，打好自动化管理基础

当前我国完全实现网络办公、自动化办公的高校比例很低，有些高校办公模式仍处于半手工半自动化的管理模式（计算机辅助管理模式），文件的生成方式大都以电子文件的形式存在，多高校各学院缺乏全局和长远的网络资源建设规划，各个部门之间的办公软件相对独立，软件之间缺少接口定义，信息数据兀余，重复劳动。加之高校部门之间条块分割现象严重，缺乏整体规划，导致我国高校行政办公信息资源不能实现校内共享[4]。所以说，高校管理过程中要加大统筹规划，通过各部门之间的信息共享和配合，定义通用接口平台，进一步推进档案管理的信息化，以最大限度发挥出信息时代下档案管理的行政职能作用。

2.3 建立档案信息资源管理系统

信息化管理形式的应用和创新，要实现档案信息资源管理系统的建立。在系统中主要将各种档案资料转化为数字信息，存储在信息系统中，以便于快速检索、网络传输等等。实现资源管理系统的建立，能够为各个不同部门的工作人员提供所需信息，根据需要直接进行信息检索，充分体现出信息资源共享，提高信息应用效率[5]。在档案管理工作中，要充分认识到管理工作创新的重要性，要逐渐完善工作内部体系，加大重视力度，积极引进专业技术进行系统管理和完善。在高校档案管理中，要将其管理系统与校园信息平台管理结合在一起，统一管理条件下有利于管理工作创新进程的进一步推进。

2.4 实行全面管理策略

针对信息化背景下的高校档案管理工作，为有效实现其创新管理，促进档案管理改革，就要运用全面管理模式进行推进。一方面，学校要建立健全管理机制。完善管理机制的目的在于为档案管理打好基础，在规定的标准下进行规范管理，使管理行为有效落实[6]。同时，在管理机制的影响下能够实现规范化、系统化管理，将档案资料管理的全过程进行高效监督，从资料的收集到资料的归档，都以规范形式进行。另一方面，要加大档案管理工作的人才培养。目前高校办公室档案管理工作主要是由非专业人士或兼职人员管理，既缺乏专业管理知识，同时信息化管理技术也有一定缺失，使档案管理工作效率受到较大限制。因此，在信息时代下，要加强专业人才培养，提高管理人员的责任感，促进综合能力的培养和提高。主要可以通过教育培训的形式进行管理能力的培养，在培训过程中促进管理人员的交流和学习，提高培训效率，达到自身素质提升的目的。另外，还要全面增强档案管理人员的综合素质，从安全意识、信息风险意识以及保密意识等，完善管理人员内部结构，优化管理效果，在管理人员获得新技术、新理念的同时，有效提高办公室管理效率，推进管理工作改革和创新。

参考文献

[1]徐淑凤，董娟，付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2004，5：119-121.

[2]张玉华.关于信息时代高校档案管理工作可持续发展问题的思考[J].北京交通管理干部学院学报，2005，3：34-37.

[3]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究[D].苏州大学，2013.

[4]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新—以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014.

[5]邹波.基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].山东师范大学，2004.

[6]曹卫芳.信息时代高校档案工作的创新探讨[J].山西教育（教师教学），2009，2：63-64.