浅谈电算化对档案管理的影响

付江奎

随着计算机及网络技术的蓬勃发展，人类社会经济、政治、文化等生活的各方面发生了巨大变革，越来越多的会计使用了电算化，但如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，就显的越来越重要。

电子计算机技术全面在会计工作中的应用，使会计数据、处理及传输高度自动化、电子化、无纸化、实时化和动态化，会计档案以全新的面目出现。会计电算化对传统的会计档案及其管理方式产生的影响主要表现在以下几个方面：

一、会计档案的范围扩大

众所周知，传统的会计档案是指各会计主体在会计核算活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料。在传统的手式操作情况下，形成的会计档案均为纸质介质，主要包括会计凭证类（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告类（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告）、其他类（银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。

电算化会计档案具有以下一些显著特点：

（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

（2）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。

（3）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

二、对会计档案管理的要求加强

会计电算化后，随着档案内容和载体范围的扩大，对会计档案管理的要求也发生了相应的变化。

1、对书面会计档案的管理要求

实行电算化后，书面会计档案不仅包括计算机输出的会计资料，如账簿、报表、财务报告等，还包括会计软件所包含的资料。对计算机打印输出的各项会计资料应同传统方式下的手工资料一样，由有关人员签名、盖章后装订成册保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。书面会计档案保管的具体要求如下：⑴现金日记账和银行存款日记账要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的帐簿，可满页打印。⑵现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。⑶在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

2、对磁性介质或光盘档案的保管要求

实行电算化后，对磁性介质或光盘档案最重要的是在选用保存会计档案的存储介质时，要特别注意选用质量较好、可靠性较高的存储介质。另外建议用“AB备份法”进行数据的备份。

在档案管理方面，也应具有相应的安全保密措施。常用的安全保密措施有：一是用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。在进入系統时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测和用户权限设置等限制手段。二是实行操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志监督系统操作，留下审计线索。

3、会计电算化档案的防病毒

在磁介质或光盘保存档案的情况下，还有一个很重要的事项就是制定防范计算机病毒的措施。

三、会计处理方法的增强提高了会计档案数据的利用效果

传统会计采用手工方法进行数据处理，选择会计处理方法时既要考虑信息的决策有用性，还要考虑处理方法的简便可行性。实行电算化后，计算机成为数据处理的主体，无论多么复杂的处理方法，只要相关的设置正确，计算机都能在很短的时间内完成。

以上仅是笔者认为会计电算化给档案管理带来影响的几个方面。除此之外，为了更好地管理档案，会计电算化也对档案管理人员提出了更高的要求。并在工作中吸收和借鉴其他单位、机构的经验，制定出一套电算化会计档案的管理制度，实现电算化会计档案管理的科学化、标准化、现代化，以充分发挥电算化会计档案的经济效益和社会效益。

（作者单位：沧州市孟村县财政局）