档案信息化管理中存在的几个问题

方国玲

随着档案规模的扩大，档案信息量剧增，传统的手工管理己不能适应和满足档案发展的需要。建立档案信息网，将档案的实体管理上升为档案信息化、网络化管理，对档案信息的使用真正做到方便、准确、快捷，提高工作效率，满足工作需求。在今天，信息化已成为当今社会发展的一个标志，随着信息社会的到来，信息技术在社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案建設的重心也随着向信息化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。何为档案信息化，首先了解什么是档案信息化及其优缺点，才能了解其现在面临的问题，进而找到解决的对策和方法。

什么是档案信息化。所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用现代化水平。

档案信息化的优势。传统的手工管理，档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。如果实行信息化后，档案管理只需一次录入可以多次利用;数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表;可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。

传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

虽然档案信息有这样多的优点，但也存在很多问题。对档案管理整体工作而言，档案进行信息化管理属于一种新的管理方式，在管理的过程中难免会走弯路。本文针对当前档案信息化管理中存在的若干问题，提出自己的几点看法。

1.增强档案信息化利大于弊的思想意识。一些档案管理工作者由于自身工作经历、年龄层次和文化程度的差异，在一定程度上存在墨守成规、因循守旧的思想。具体表现为一些人认为信息化属于高投入、低产出的事物;纸质档案在数字化传输过程中容易受到破坏;档案信息化管理中进行网上信息传输时，机器设备容易出现故障，档案的安全得不到保障等。

档案信息化在信息量和信息传输速度等方面的优势是纸质档案无法企及的，但档案信息化的缺点是受人员和设备的影响比较大。在目前现有的信息技术和经济条件下，电子档案还不能完全取代纸质档案，这两种方式必须在一段很长的时间内并存并且相互支持，以实现电子档案和纸质档案并存的“双套制”。

2.档案信息化应该区别于数字化和网络化。很多人将档案信息化和档案数字化、网络化的概念相互混淆，这是很不对的，这也是没有弄清档案信息化建设的实质，没有理解档案信息化是一项系统的、有规划的建设。档案信息化的建设目标应该将信息资源建设作为核心，将电子信息管理作为重点内容，保障电子文件信息的真实性、完整性和安全性。同时以互联网作为信息基础，加快档案信息资源数据库的建设步伐，对档案电子文件进行数据库建设，实现对电子文件的有效管理和实时利用，并且实现档案信息的数字化和档案信息管理的网络化。

3.档案信息化应该注重适用性和有效性。档案信息化建设应该注重适用性和有效性的原则，建设过程中突出重点，并且以点带面地进行各项信息建设工作。从实际出发注重建设的时效性，在追求投资效益的同时也不能搞形式主义。加强对各项建设工作的统筹兼顾，做到重点突出、循序渐进。档案信息化建设的总体目标应该具有一定的高度，但在实际建设过程中应该分阶段实施，按照适用性和有效性的原则有步骤的进行建设。档案信息建设过程中不能盲目追求系统的完整性，或者是缺乏对档案信息化建设复杂性的估计，导致预期目标不符合实际，可能出现后期投入经费不足、建设时间无法保障等问题，甚至让已有的投入付之东流，带来巨大的人力、财力损失。档案信息化建设应该以基础业务为依托，并且和基础性业务相互协调、相互兼顾，两者之间取长补短，以保障信息化建设能够发挥最大的功能和效益。

如何实现档案管理的信息化。笔者认为：

一是加快硬件设施建设。实现装备和技术的现代化， 要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加快档案信息数字化处理步伐。

二是要统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三是要建设复合型的管理队伍，提高管理人员工作技能。档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

（作者单位：住建局钓鱼台房管所）