更新观念是档案管理信息化建设的关键

李威

档案信息化是以计算机、网络、信息技術为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

一、档案管理信息化建设的重要意义

档案管理信息化能够冲破档案利用中的种种局限，以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性，使档案管理部门开放化，在档案保管以及利用方面实现档案信息资源的合理配置，为社会提供更加高效优质的服务。

二、档案管理信息化建设工作中存在的问题

（一）缺乏统一的标准体系

档案信息化管理中缺乏详细统一的标准，制定出台的相关标准寥寥无几，内容系统性、配套性存在欠缺，导致工作流于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。

（二）重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，导致信息化的应用成果不明显。

（三）人员知识结构“老化”，重视程度不够

一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路，但对以电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、发布、利用等技术“一窍不通”，而年轻、掌握计算机知识的档案管理人员却仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少，成为制约档案信息化建设的内在因素。

（四）档案管理信息化经费缺乏

硬件设备的配备需要很大的经费投入，设备的后期维护成本也会较高，所以如果没有较大的资金投入保障，设备配备紧张，高效快捷的档案信息化管理就无从谈起。

三、加快档案管理信息化建设的建议

（一）加快档案信息标准规范化建设步伐

所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。

（二）提高认识，加大设施投入

档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

（三）提升档案管理人员业务水平

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式，而不肯更新管理观念的话，即使单位建起了网络，购买了最新的软件系统，也不会真正将系统应用起来，致使软件成为一种摆设。因此优化组合档案工作者队伍，应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才，负责档案信息化管理系统的设计、建设，给档案信息化建设提供强有力的智力支持。档案人员必须更新观念，提高对档案信息化建设的认识，改进管理模式，自觉学习新的科学技术知识，提高业务素养和技术技能，提高创新素质。从业人员能力的提高要与时代发展同步。应建立健全激励机制，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质，让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作，为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。

档案现代信息化建设，不仅需要从业人员的努力，更需要上级档案业务部门的栽培，上级档案部门应在过去的单纯的档案知识培训的基础上，举办档案现代化信息化知识培训班，并建立强化学习制度，规定各单位落实人员参加学习，为各单位档案现代信息化建设提供技术支持，保障档案现代信息化建设对人才的需求。

（四）切实保障对档案现代信息化建设的投入

档案现代信息化建设需要投入必要的资金，网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容，即购买软件，也要购买其它必须的服务设备。所以，政府财政部门要尽力满足档案信息化建设所需经费，给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。

总之，档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

（作者单位：唐山市路南区档案局）