浅论如何实现档案管理工作信息化

张慧

档案作为一种独特的历史文化资源，作为承担着历史文化保护、传播、开发重任的档案部门，在整个文化事业繁荣发展中占有怎样的地位、发挥怎样的作用、达到什么样的影响，如何在新一轮社会主义文化大繁荣时期去推动档案文化，让档案文化更好的繁荣发展，摆在我们面前的是十分艰巨的历史任务。结合本单位实际，本人就档案信息化建设问题谈点个人的见解。

一、配备统一的管理设备，是实现档案信息化

的基本前提

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是為了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备。档案管理部门必须提高其自身的管理水平，管理手段必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务。"提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理"正在成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机，社会及每个单位网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为社会各界提供快捷高效的档案信息服务，是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。

1.实现计算机在档案部门的全覆盖。要为单位发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为档案管理实现信息化提供硬件保障。

2.采用高容量的存储载体。随着各单位档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

3.借助网络技术的发展。随着计算机网络技术的普及，档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性;档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

二、建立规范的管理机制，是实现档案信息化

的重要保障

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

1.创新档案管理制度。档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

2.统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。标准规范建设这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

应用系统建设这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、适用和可靠的档案管理软件。

三、建设复合型的管理队伍，是实现档案信息化

的人才支撑

人才队伍建设这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行;有了路和车，没有货不行;路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

（作者单位：唐山市引滦工程管理局邱庄水库枢纽管理处）