企业数字化档案管理浅析

王丽娜

信息时代的到来，改变了企业的管理方式，从传统的完全纸质化到如今的数字无纸化，企业档案的管理发生着巨大的变化。企业档案也已经成为企业信息资源和资产的重要组成部分，是企业建设、运营、发展的重要记录，对于企业的发展建设起着至关重要的作用。

数字化档案管理的优点主要有：信息管理数字化。具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。资源管理虚拟化，档案信息资源共享。信息资源管理智能化，检索速度快、效率高、范围广，同时还可对档案进行机密处理。用户使用方便化，用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

一、企业数字档案管理中存在的问题

1、领导重视不够。目前大部分中小型企业的领导没有认识到档案信息化建设的重要性，习惯于传统工作，对档案信息化的重要性认识不足;在目前应用水平不高的情况下，使用计算机是高投入、低产出，有的对实现档案信息化能提高工作效率还持怀疑态度。资金投入不到位，使企业档案数字化建设进程缓慢。

2、数字化文件的制作规程和数字化文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。

3、正式电子文件归档程序不够完善。在相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，考虑的范围是相对局限，不够周全。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。

4、软件落后、不适用和安全性差。一些企业推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于企业的OA系统较适用于文书档案或者更新滞后，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。当前电脑病毒横行，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

5、档案管理人员素质问题。数字化的档案管理减少了工作人员的工作量，但对于其素质技能的要求有所增加。在现实工作中，一些资质较高的档案管理人员在软件应用技能上有所欠缺，而一些年轻档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入。

6、档案部门自律机制缺乏。档案部门的安全意识和保密意识不强，对网页发布的信息缺少严格的审查和管理。缺乏相互的监督机制，造成档案信息外流。

7、数字化文件归档管理问题突出。当前档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

二、企业数字化档案管理问题解决措施

1、加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应深刻认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，应认识到建设一支档案信息化人才隊伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设。

2、完善电子文件的信息化管理，数字化档案监控严格化。首先，重视数字化档案的形成监控问题，在数字化档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保数字化档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果。

3、建立完善的数字化档案安全管理制度。因要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，达到档案信息利用功能的最大化。实现档案信息资源共享的核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

4、健全与档案信息化相关的标准规范，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础。为了保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息，要使档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，做到标准规范，避免档案信息资源的重复、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。同时，档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。要尽快制定出既符合档案信息化规律，又适用于实际的技术规范和标准，推广相应软件。实现档案信息资源的互联互通，从而稳定推进我国档案信息化建设的进程。

5、培养和引进高素质的档案管理人员。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，能对相关软件及自动化办公系统熟练应用，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对工作人员进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。

6、提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于企业的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想。因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，在每个环节都把每一项责任落实到个人，确保权责明确，采取严格有效的保密措施，增加安全性。

结束语

企业数字化档案管理需要从理论上有所改善，更要立足各个环节进行改善，在档案管理工作中发现问题才能更好地解决问题，让整个过程在实践中不断改进，让数字化的企业电子档案发挥出现实价值，促进企业的发展。

（作者单位：国网冀北滦南县供电公司）