医院信息化建设思考

2015-05-30 18:51曹梅
中国市场 2015年17期
关键词:办公自动化信息化建设医院

曹梅

[摘 要]随着社会对医疗服务要求不断的提高,管理水平和服务功能的强化及发展,对医院办公方式产生极大的推动作用。以江苏省宜兴市人民医院为例,其信息化方面正在逐步走向成熟,并形成了一定的规模。要想取得更大的发展,就必须最大化地运用电子信息网络技术,提高医疗管理的技术水平,才能够创造较好的经济和社会效益,在激烈的市场竞争中立于不败之地。

[关键词]医院;信息化建设;办公自动化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.125

1 当前医疗管理中存在的问题

对于医院管理层而言,需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态,以作出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏系统的通道,给医院内部人员的沟通,业务数据的流转,信息的及时传达带来了一定的障碍,导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。

目前医院都存在着一些问题,由于医院中部门繁多,传统的管理方法往往会造成以下不良现象:①签核程序烦琐,工作相互干扰;②人工操作难免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等;③制度制定后不易迅速执行;④制度调整更加困难重重;⑤人事组织异动,“适应期”较长;⑥难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度;⑦纸张表单难以查询;⑧制度执行人为影响大,效率、质量低下。亟须在个人办公、信息中心、收文管理、发文管理、事务申请、档案管理、会议管理、电子邮件、待办事项、日程安排、资产管理、办公用品、公共信息、阳光采购、车辆管理、人事管理、系统管理等实现办公自动化。

2 我院办公自动化的应用

我院现在的OA是在医院网站上登录,登录后分为个人事务、行政事务、公共信息、HIS接口等功能模块。

(1)在行政事务的公共信息上,主要是实现了通知的功能,给全院职工发布通知、信息,比如院部学习内容、考试资料等。这一点,我院OA已经基本实现,但还存在权限问题,我们的通知都是放在公共事务里,全院查看,在这一方面,我院的OA可以细分权限,通过AD里的组来查看和自己有关的资料,或者发通知的人员可以选择自己文件的查看者,如此就可以做到个人版面精简,只查看与自己相关的文件,也做到了保密性。

(2)个人文件夹柜:作为网上的文件柜,员工可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、科研资料等各种资源有序的存放在这里,进行知识管理,便于需要的时候方便的查阅,而不必再东寻西找,浪费时间。

(3)文件传送:传送的医院正规的文件,它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员,提高文件的快速传送,提高各科室的工作效率。这就避免了在全院使用QQ,有的科室有QQ,有的科室不允许安装QQ,带来的不便。有了OA的文件传输功能,就很好地解决了这一问题,便于各科室的交流,节省来回送材料的时间,提高工作效率。

(4)远程办公:提供的移动办公、网上办公功能,即使医院领导出差在外地,也能像在办公室一样高效率地处理事务。可以将医院内的成功案例、先进经验、技术方法等知识资源在这里共享,便于大家共同学习,交流病例,快速提高。当然,这需要设置权限以保护机密资料安全。

(5)工作:行政事务里,近段时间新添加工作流程和公文管理两个模块。工作流程现在是信息科和医务科2个科室已经使用起来,在OA里走软硬件申请的流程和医疗整改的流程,从OA上使用,可以节约纸张资源,人力,而且其中加入了“手机提醒”功能,能及时快速的通知经办人,从而加快办公效率。运行一段时间后,小有成效。由此,我院可以在这方面进行延伸应用,尤其是行政科室和临床科室的各流程上。同时档案管理、调动分配管理、离职管理及各种查询统计,可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能,考勤管理由签到、签退、请假、销假、加班申请、统计查询等模块组成,可以对单位员工的考勤情况一览无余,实现工作效率和可靠性的有效提高。

3 办公自动化系统的功能

OA办公自动化对医院发展突出的四个功能:整合医院网络资源,通过网络技术将医院的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用;加快信息流通,职能部门下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节;规范办公流程,建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,让医院充满活力,促进医院持续发展;提高办事效率,通过OA管理部门可以有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公,信息流通速度成倍提高。

(1)医院领导能实时查阅自己所需要查阅的资料。例如:想查看某人的人事信息,只需要打开电脑,进入我们的系统,它的一些相关信息就可以查询到。或者给人事科长发封邮件,让其将资料发到自己邮箱中,能快速而准确的规划自己的任务安排工作。

(2)能查看下属所管辖的各个科主任的工作计划或者工作汇报信息。医院领导能通过系统听到医院各个层次的员工的意见或者建议,与普通员工一起参与网上讨论与学术探讨。政务公开,可指定职务代理人,将自己的行踪公之于众,或者指定自己不在时普通事务的处理人员,避免因人不在而导致某些审批项目受到耽误的情况发生。

(3)科室主管能查看下属所管辖员工的工作计划、工作汇报或工作日志。能快速而准确的规划自己的任务安排工作,作为中层管理人员,他们的任务来自几个方面:院领导的指派,其他部门主管的委托、自己部门下属的汇报,及自己的任务安排。对下属工作人员指派任务监控具体项目的进度,实现网上的普通事务处理和电子审批操作。对一些普通的公共事务,且由本部门员工提出的申请进行审批,如部门大事记的登记归档、部门公告的发布审核工作等。

(4)普通员工能通过电子邮件向领导反映问题和表达自己的意见,快速便捷的获取信息和资料。到自己喜欢的论坛与人进行交流和沟通,学习到更多知识和内容。看到领导给自己下达的明确的任务书。实时监控自己的申请项目和需要他人审批的内容,如自己的请假申请已经递交,要等领导和人事处的批复。平常对此将无法知道结果,而现在只要打开电脑就知道领导是否已经同意。很多文字和书面的任务完成简单方便,如领导要求院长办公室的某人将人事部门今年的用车情况汇报一下。

(5)新员工可以通过系统中的新员工快速导航,找到自己岗位的职责说明书。对于新人需要查看的全院性的规章制度,部门规章制度等信息可以随时调阅查询。自己所要办理的各项手续,到什么部门,联系人是谁等都可以查询到,这样亲切而周到的环境能让员工迅速融入集体中来。

4 结 论

通过医院对办公自动化系统的应用将工作人员从烦琐、无序、低端的工作中解放出來处理更有价值、更重要的事务,整体提高了医院办事效率和对信息的可控性,使医院管理趋于完善,提高执行力,最终实现医院市场竞争力全面提升的目标。通过OA系统的实施,能全面贯通医院内部经脉,通过对各办公要素的整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,加快信息流通,规范办公流程,提高办公效率,降低办公成本,为医务工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,轻松实现了办公自动化。更重要的是给我们带来了全新的办公理念,使我们的办公方式发生了重大改变,提高了工作效率。所以,我院的OA应从功能和职工应用上加以提高。

参考文献:

[1]杜方冬,孙振球,饶克勤.我国医院信息化发展水平的评价[J].中国卫生统计,2010(1).

[2]李鹏,李昕.对我国医院信息化建设面临问题的思考[J].中国病案,2013(6).

猜你喜欢
办公自动化信息化建设医院
浅谈办公自动化系统的设计与应用
办公自动化中的计算机应用
办公自动化系统软件教学探索
事业单位人事管理信息化建设策略研究
企业财务管理信息化建设研究
办公室自动化、办公自动化与OA
萌萌兔医院
带领县医院一路前行
为县级医院定锚