信息化视角下的公路系统档案管理

于明莉

【摘要】 众所周知，信息技术能够有效提升档案的管理工作。文章着重阐明信息化建设在公路系统档案管理中的重要性，探讨科学做好档案管理信息化工作的机制和对策，从而更好的服务于公路建设和人才管理。

【关键词】 信息化 公路系统 档案管理

毋庸置疑，公路系统档案的建设、管理与利用，对于我国的公路建设、维护有着极为重要的意义。但是，也要看到，随着我国公路建设的日新月异，公路档案数量大幅度攀升，内容也更加繁复。因此，囿于传统的管理模式，无法满足对公路档案管理与利用的需要。为此，笔者建议，各级公路管理系统提高思想认识，充分认识到公路系统档案管理的重要性，积极引进现代信息技术，创新管理模式，从而实现档案管理质的飞跃。

一、信息技术在公路档案管理与应用中的意义

1.1信息化管理是社会发展之必需

计算机技术突飞猛进，包括档案管理软件在内的各种信息软件技术也随之出现，它们极大的提高了档案的输入速度，提升了管理水平。各级公路系统应该紧跟时代潮流，抢抓机遇，积极做好硬件建设，提升软件技术，使之应用于公路档案管理与利用之中。应当看到，公路档案作为一种有效的信息，其重要性在于开发和利用，而信息技术的引进能够促使海量的纸质信息转化为数字而存储与计算机中，因而提升了阅读和利用速度，减少了档案传阅时间，具有广泛和重要的意义。

1.2信息化是档案管理之必需

较之于信息化的档案采集和管理技术，传统的档案采集和管理近乎于完全依靠人工，可以说，简单而笨拙，无法保证档案的完整性，无法保证档案的时效性和实效性，费力、费事，经济效益也不高。而引进现代化的计算机技术，信息化的技术确保了公路档案采集、录入的及时性、实时化，节省了人力、物力和财力，从而提高了档案的完整性和准确性。

1.3信息化是提高工程建设水平之必需

随着我国经济的快速发展，我国公路建设日新月异。不过，需要指出的是，我国幅员辽阔，地质条件复杂，因此公路的勘探、建设投入大，需要公路建设部门要充分用好资金，发挥资金的最大效益。这就需要公路建设部门利用好公路档案，能够根据相关档案查询所建公路的地质地貌资料，一方面建设盲目的勘探，一方面确保工程建设质量，使有限的资金发挥更大更好的经济效益。

二、公路档案信息化建设策略

2.1提升信息化理念

毋庸讳言，公路档案信息化管理系统建立的关键，在于人的信息化理念的建立。各级各类公路系统要紧跟时代潮流，充分认识到信息技术在公路建设特别是公路档案管理中的重要性和重要意义。为此，公路系统管理者走出去，看看公路档案管理信息化建设走在前列的单位，真正体会信息化建设在档案管理中的作用，感受信息化建设对于公路建设的重要作用。只有这样才能引进来，提升信息化数字化建设的理念，认识到信息化建设的紧迫感和责任感，并且真正加以落实，把档案信息化建设纳入到工作议程中。

2.2建立数据信息库

公路档案信息化建设的根本在于建立信息化的数据库，而其中的最关键所在是，信息档案管理系统。为此，公路档案部门要全面统筹，重点做好系统设计、软件选择工作。系统设计要注重采用相同的管理软件，做好内部兼容，防止档案信息的泄露和丢失，提高信息的安全性；不仅如此，还要做好档案管理信息系统的实用性，毕竟档案管理人员还不是专业的信息技术人才，因此采用简洁性和便利性较强的软件能够更好的为管理人员尽快掌握，使档案更好的发挥效用。

2.3强化制度建设

再好的硬件，再好的系统软件，如果没有规范化的制度做保障，没有真正落实到日常管理中，也无法发挥真正的作用。为此，公路管理部门要加强对档案部门工作，落实制度建设，通过规范化的制度监督督促档案管理工作，强化问责制，确保档案交接和保管的无缝衔接；签订责任书，保证档案信息系统正常运行，防止信息丢失，预防关键资料泄露；建立考核制，不断督促档案管理人员提高思想认识，提升自身业务知识与能力。

2.4统一管理标准

档案信息化建设的意义就在于实现档案管理的信息化，扩大档案的利用率，发挥其最大效用。为此，要实现档案的资源共享，这就需要建立公路档案信息化管理的统一标准。各级各类公路管理部门要根据本行业自身特点，制定出档案管理信息化建设标准，采用实用性和适用性较好的信息系统，依托互联网构建起信息资源共享平台。只有真正实现资源共享，才能大幅提高人才资源、档案信息资源的有效利用，避免人力、物力和资源的浪费。

应当看到，公路在我国国民经济发展中有着举足轻重的作用，各级公路管理部门要科学做好公路建设和管理工作。为此，就要与时俱进，抢抓机遇，积极做好硬件建设、提升软件技术，促使海量的纸质信息转化为数字信息，提升阅读和利用速度，减少档案传阅时间，为公路勘探、建设和管理发挥重要作用。

参 考 文 献

[1]程学敏.刍议公路档案的信息化建设[J].办公室业务，2013（07）