新形势下监狱档案信息资源科学管理与优化利用初探

周璐

摘要：《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》印发后，档案工作的重要性被越来越多的关注和认同。在欠发达的青藏高原，青海省监狱系统的档案工作者也如沐春风。新形势下档案工作的重要程度不言而喻，而如何将档案工作做实、做细、创新档案工作、深挖档案资源，为单位的高效运行和资源共享提供服务也成为需要深度思考和亟待解决的课题。笔者结合自身工作实际，就青海省监狱系统的档案管理工作进行回顾和解剖，就存在的一些问题进行探讨和分析，并提出今后将档案信息资源如何科学管理和优化利用的新思路。

关键词：监狱档案；管理利用

一、青海省监狱系统档案工作现状

（一）青海省监狱系统历史沿革

监狱是依照法律对罪犯实施惩罚与改造的机关。青海的监狱事业起步于1951年，严格执行中央关于向边远地区移民屯垦的决策和“稳步地分期分批向地广人稀地区转移”的精神，承接了全国大部分调入罪犯，截至到1985年年底，青海累计收押全国调犯164612名，占总押犯的72.5%，并多以反革命犯和旧社会渣滓居多。调入罪犯促进了本省经济生产的繁荣，在特殊的历史时期，对巩固人民民主政权，保卫社会主义革命和建设作出了巨大贡献。截至到1985年年底，劳改系统共有劳改支队级单位20个，其中工厂5个，农场11各，公司和医院共4个。至今，青海的监狱系统在64年来历经由小到大，由膨胀到收缩，由动荡到相对稳定的演变，现已成为青海省直机关中管理人员和类别最多、业务涉及的行业和部门最广的单位，现辖14个县级单位，其中有押犯监狱8所，为维护社会和谐稳定，预防和减少犯罪，保障社会长治久安，促进全省政治、经济、社会发展做出了积极的贡献。

（二）监狱发展背景下的档案管理工作情况

从20世纪50年代至今，青海监狱系统都没有属于自己的档案馆，也没有严格意义上的科学管档和依法治档。在档案事业的发展的良好机遇期，在各项条件都趋于成熟的情况下，监狱局党委高瞻远瞩，决定建立青海省监狱局档案馆，于2014年抽调全省监狱系统的优秀档案工作者投入到大量的档案整理工作中。由于档案数量多、涉及的部门类别多、内容的领域分布广、时间跨度长，此次档案的统一整理工作呈现数量多、时间紧、任务重的特点。

二、青海监狱系统档案工作目前呈现的主要问题

（一）档案数量多、分类乱、内容杂

监狱系统较之其他机关事业单位有其特殊性。押犯多、干警多，产生的档案数量就多；部门多、类别杂，档案的分类和层次就多；各押犯单位分布跨越青海省行政区域的一半以上，交通的制约使各单位自成一体，自行保管的档案也有不同的分类方法和层次，并且内容涉及工业、农业、建筑业、监管改造、警务、人事等，种类繁杂。

（二）档案资源流失严重

1. 归档和保管环节的不严谨造成档案资源流失严重。由于档案工作人员大多没有经过档案专业知识的系统学习，归档比较随意，加之缺少有力的制度规范，有些具有保存价值和涉及个体利益的文件材料没有做到应归尽归，也没有进行科学严谨的保存工作，造成档案资源的流失。加之依法治档的观念薄弱，有的文件在登记和查阅等过程中甚至遭到人为破坏。

2. 自然灾害也使档案的保存延续雪上加霜。青海历史上发生过的地震、火灾、鼠疫等自然灾害也使部分档案损毁严重，有的丢失，有的化为灰烬。

三、产生档案工作矛盾和问题的原因分析

1. 监狱布局调整给档案整理工作造成了极大的困难。在特殊的历史时期里，青海监狱系统承担了全国一大部分劳动改造的服刑人员，由于各押犯区域地盘分散、人数众多造成青海监狱系统的部门多，类别杂、职能散的特点。各部门的登记整理方法也不一致，层次繁琐、或者分类不科学，档案整理质量也不尽如人意。随着监狱系统的布局调整和改革，分布在全省的监狱、农场几经裁撤和合并，人员更迭，在档案的完善、整理和移交过程中为了完成任务重数量、轻质量，匆匆带过、草草了事，给后期的整理工作带来极大的不便。在老一代监狱人在戈壁荒滩艰苦创业的时期，档案的保管条件极差，最终导致档案的潮湿、霉变、虫蛀、碳化、破损等情况较多，给档案的修复和数字化处理带来极大的困扰。

2. 监狱的职责和工作重心使档案工作的重视度缺失。监狱是国家的刑罚执行机关，承担的是改造和惩罚罪犯的职责。在监狱，一切工作以教育改造为主，安全稳定大于天。所以，在历任领导和一代代监狱干警对档案工作的认识都存在一定的误区，认为档案工作只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付对外调查档就行，并没有多大的重要性。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，这是无法适应档案管理要求的。

3. 档案工作管理力量薄弱，手段陈旧单一。大部分档案工作人员没有经过专业、系统的业务培训，在档案的收集、登记和管理归档等程序中本来就存在不严谨的情况，加之单位应该给予档案工作的重视程度也很低，没有完善的配套硬件设施和创新的技术支持，没有业务培训和指导等等，导致档案工作人员业务能力和水平的提升无法得到有效保障，在档案工作中表现为技能水平不高、业务素质欠缺，科学和依法治档的理念淡薄。

四、如何高效管理和利用档案资源的对策

（一）科学管理

1. 规范收集、立卷归档、鉴定、登记制度

文件收集是档案工作第一个环节，收集不到位，今后无法弥补，所以在第一个环节就要把工作做扎实，以往有多少文件就归多少文件，而不主动彻底收集的是一种不负责任的表现。对由于主观因紊造成的归档不齐全、不完整，建议建立档案人员工作目标责任制，对立卷单位实行包干管理，对有保存价值的档案要做到应收尽收、应归尽归，要严格执行单位编制的机关文件材料归档范围和文书档案规定。严格按照国家档案局8、9、10号令确定归档文件材料的保管期限，由于鉴定标准不易统一，应选择一名精通业务、经验丰富的档案人员专门负责这项工作，严格把关，对不应归档的坚决剔除。改进优化设计“查借阅（档案）登记表”，保证档案利用统计的便捷、准确。

2. 推动纸质文件与电子文件双轨制管理

档案是人类使用各种记录工具载录的信息，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存起来的历史记录，它是原稿第一手材料，是一种文献。纸质档案直观，信息存贮量小，共享性差，不便于查阅，电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播。随着计算机技术的飞速发展，电子文件正在逐步取代以纸质为介质的文件。纸质文件与电子文件双轨制管理即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前档案管理的实际情况，在未来一时期内电子档案还不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过度，这是一种必然的发展趋势，纸质文件与电子文件特点各异，配套管理可扬长避短，优势互补。因而目前只有做好纸质档案与电子档案的共同管理——双轨制管理，才能更好地迎接无纸化时代的到来，实现最为理想的档案管理。

3. 提高档案意识，增强重视程度

从众多单位档案管理工作的实际情况来看，大多数单位对档案工作认识不清，重视不够，不管是从单位领导还是干部职工，都没能引起足够的重视，甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备，这严重阻碍了档案工作的发展。单位各级领导要统一思想，提高认识，对档案工作的地位作用作出新的定位，进一步增强做好新形势下档案工作的紧迫感和责任感，在档案制度化、规范化建设上给予最大程度的资金和技术支持，努力开创档案工作的新局面，取得档案管理的新突破。

4. 加强档案工作人员业务素质水平

档案管理工作水平的高低是决定单位发展的重要基础，更好的管理档案，人员的因素必不可少。档案管理工作是一个系统性较强，综合性高的工作，因此，其对于从业人员的要求也较高。必须明确好、制度化规范档案管理的岗位职责，从能力与责任上来完善队伍建设。其次，应不断开展业务能力培训与实践性的培训活动与交流，扎实档案管理的理论基础和实践经验，增强岗位责任感和依法治档的法律意识，进一步提升管理经验，确保档案工作队伍的整体水平。

（二）优化利用

1. 推进档案信息化、数字化建设，共享信息资源

长期以来，受传统档案管理模式的影响，人们习惯于手工检索，沿用传统的分类管理方法，缺乏信息意识和创新精神，信息化管理意识不强，管理方式单一。档案材料形成时间跨度长，要在浩如烟海的档案材料中寻找所需的档案信息，仅靠人工检索和调阅，耗时费力，效率低下，长期频繁的查阅和磨损也不利于档案的保存，这就需要实行数字化、信息化管理。事实上，档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现档案管理现代化的方向。所以，在档案管理工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。在档案数字化和信息化的进程中，一是要明确任务、分清主次，根据当前需要和工作实际确定档案数字化的优先次序。二是严格程序，掌握标准，把好质量关，基本的要求就是要忠实于档案原件，根据档案信息不同的转化要求，档案信息的内容在经过数字化后，尽最大可能减少档案信息的错、漏、增、假现象的发生。为此必须有相应的手段和方法，规范的制度和措施，严格的工作程序和步骤。三是必须跟进设施设备的配套，改善档案信息化建设的基础条件，充分利用已有的信息传输网络和平台，实现快速高效的资料搜索和排查，开展远程利用服务，实现资源快捷共享。如，罪犯档案的信息化平台建设可快速实现罪犯的信息采集，与公、检、法等部门产生良好互动和资源共享，提高执法办案和行政管理效能。四是提高信息安全意识，提高档案信息化管理与利用水平。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案必须保密，防止失密、泄密的发生，要不断进行信息的安全备份和防护。

2. 深挖档案的文化建设作用

大家普遍认为档案管理主要就是材料保管和提供查阅咨询服务，很少去思考其潜在的价值。档案是珍贵的历史文献，放置于单位中，档案是记录历史，传承文化的重要载体。64年来，两代监狱人在党和国家的号召下，垦荒开渠，填土埋沙，建良田万顷于亘古荒漠之上，将一批批罪犯改造成守法公民，披荆斩棘，风餐露宿，为青海的经济建设开路拓基，为打击犯罪，减少犯罪，维护社会的团结稳定做出了不可磨灭的功绩，在老少相继的改造工作中坚守着忠于党、忠于祖国、忠于人民、忠于法律的职业信念和特别能吃苦、特别能战斗、特别能团结、特别能忍耐、特别能奉献的老高原精神和职业品格。要将这些辉煌的历史和优秀的职业操守根植在每一个监狱工作者的心中，就要充分利用档案资源，实现档案“源文化”的价值。可以对档案进行筛选、加工和编纂，把档案“原料”转化为各种形式的文化“产品”，通过将档案整理出版、举办档案陈列展览、档案史料的交流会、研讨会等手段激活历史，让沉寂的档案发挥教育作用，让“死档案”变成“活资源”，在潜移默化中推动广大干警见证和铭记历史，秉承监狱事业的文化精神。

参考文献：

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（作者单位：青海省安全生产科学技术中心）