浅析城乡低保档案管理

翟羽佳

摘要：“城乡低保”是维护和保障困难群体基本生存权的一项根本措施，规范和加强其管理工作，是一项艰巨的任务。在网络与信息化的今天，档案管理工作要继续适应和服务于社会各项事业，就必须在保证原有的基础性工作中进行创新、改造，需加强信息化管理，并与时俱进，力争低保档案工作与低保工作同步发展。

关键词：档案管理 基础性工作 信息化

0 引言

城乡居民最低生活保障（简称“低保”）是社会救助体系的重要组成部分，同时也是保障困难群众基本生活权益的重要措施。低保档案是在低保制度建立及实施过程中产生与形成，能真实记录困难家庭状况，并统计享受低保待遇人员然后进行归档，具有保存价值。它是决策低保资金发放的依据，是低保工作持续发展的基础，在日常生活中发挥重要作用。

1 规范化管理城乡低保档案

低保档案是经过县、乡级人民政府和街道办事处对低保的受理、调查、审查等程序中所形成的文件资料，建立和完善低保档案、实施规范化管理，既是低保工作顺利进行的需要，也是以改善民生为重点的客观需求。

低保档案管理原则上可分为分级管理和日常管理。分级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行一户一号制度[1]，在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

低保档案管理涉及面较广，工作量大，必须对低保对象全部建档，实行审批分级管理、日常管理随时归档的原则；并且应规范管理流程，统一标准，确保低保工作进行的井然有序。

2 加强低保档案基础性工作

低保档案真实地记录了低保政策的落实情况，反映了享受低保待遇家庭的状况，是决策低保资金发放的依据，是低保工作顺利进行的基础。因此加强低保档案基础性工作至关重要。

低保档案工作的基本内容：档案的收集归档、整理编目、保管期限及移交、档案的利用。

2.1 低保档案的收集及归档

乡镇指派专门人员，对申请低保人员填写的审批表及相关的证明收集整理，建立资料档案。县级民政部门对提交的申报材料进行审核，并进行全部归档，做到随办随归，开口管理。

2.2 低保档案的整理编目

由于低保档案是以户为单元建档，为妥善管理大批量档案，应将低保档案按照申请审批过程中材料提交先后顺序或文件重要程度进行排列并编码，放到档案盒里，以便补充材料或增加新材料，低保档案应按照时间顺序对档案进行排列、编号。

2.3 低保档案的保管期限及移交

因低保档案实行一户一号制度，实行开口管理，在低保存在期间，其保管期限应在停保后确定，一般再保存5年，须提交机关综合档案室，因为属于短期保存，不需向当地同级档案局移交[2]。

2.4 低保档案的利用

低保档案主要供有关的管理机关及单位使用，不对外开放，未经县级以上机关，不允许将相关的低保资料信息对外公开。低保档案一般仅限内部查阅，不得外借。如若想查询个人低保信息，可凭借身份证和低保证明经审批查阅，但仅可查阅本人不得查阅其他人员档案。

2.5 完善低保对象个人申报材料

低保对象个人资料包括：个人申请书、低保对象申报（审批）表、低保对象家庭生活状况调查表、诚信承诺书、法定赡养人员签名认可证实表、居民户口薄、身份证复印件、申请人及家庭成员收入状况证明，以及低保管理机构要求提供的其他相关材料（如下岗证、社保证明、结婚证、离婚证或判决书、残疾证、学生证或入学通知书、就业状况证明、劳动能力状况证明、按有关政策领取一次性补助费的数额及用途证明、有关裁决判决材料等）。低保审批表仅有一份，由县民政局存档。凡低保申报材料不齐全的一律不予审批。

2.6 加强低保档案资料的收集与整理

低保对象个人资料档案，实行一户一档，编号管理。城乡低保档案以乡镇（街道）为单位收集整理，做到一户一档；低保对象个人资料档案不齐全的，各地要以低保对象签到、年审为契机进行收集补齐存档。县民政局应配备低保档案柜和低保档案盒。除低保个人资料建档外，低保金领取存折发放表、低保对象花名册、调整（停止）低保待遇花名册等业务资料和公文材料也要一并建档。

3 审批资料类的管理

每户低保对象的审批、复核资料。每户的审批、复核资料中须包含：村民代表民主评议对该户的收入核定结果；乡镇的审核意见；县市区民政局“集体审批”的审批意见；各级经办人、入户人、负责人等有关人员的签字。新审批和复核有变化对象的证明材料必须由县市区民政局存档。审批资料按行政区划或类别分册建档，其中，城市分类施保对象单独建档。每套档案前附相应的《城市（农村）低保对象花名表》，并编号与每户的审批资料一一对应。低保对象定期复核及新审批对象各次、各级的公示资料。公示资料可以照片、登记表或照片电子版等形式存档。公示资料要有相关责任人、三个以上见证人签字并加盖公章。

4 资金管理、发放类的档案管理

《城市（农村）居民最低生活保障资金台帐》。台帐后附每次上级下达的补贴资金文件；地方配套资金文件或进帐单复印件；民政、财政、银行对帐记录。其中，台帐的收入要与上级每次下达的资金数、本级投入相一致；支出要与每月（季）《城市（农村）低保对象保障金发放审批表》的数据一致。每月（季）《城市（农村）低保对象保障金发放审批表》，及当月（季）《城市（农村）低保对象花名表》（光盘）的总户数、人数、金额等要一致。对《保障证发放登记表》及《保障证》发放情况核查记录。

5 动态报表类的档案管理

城市低保：《城市低保对象综合统计表》、《城市低保对象保障金发放审批表》、《城市低保对象动态情况统计表》、《城市低保对象花名表》（电子版）、《城市低保对象分类施保情况统计表》、《城市低保特定救助对象统计表》、《城市低保特定救助对象统计表》按月上报，每月二十五日前报当月报表。农村低保：《农村低保对象综合统计表》、《农村低保对象保障金发放审批表》、《农村低保对象动态情况统计表》、《农村低保对象花名表》（电子版）。以上报表按季上报，每年三月、六月、九月、十二月三十日前报本季报表。当月（季）各报表间的户数、人数、金额等要相互对应吻合。其中，新审批、复核无变化、终止，复核有变化等对象填写《城市（农村）低保对象花名表》时，要按规定表样分开填写。

6 注重低保信息化管理

随着经济体制的改革，社会的发展越来越机械化、电子化、信息化。由于低保工作涉及面广，要井然有序地管理不同阶段所产生的低保档案，这对于社会需求发展必定是一种挑战。档案在分级管理时，若审核通过，乡镇民政部门应将低保信息录入到信息管理系统，形成与纸质档案相应的电子档案，实现信息化管理。

参考文献：

[1]祝小艳.抓住低保管理档案的三个“点”，2009.

[2]何文丽.城市居民低保档案的管理，2004.11.

[3]孙玲.城乡低保档案的规范与高效管理[J].兰台内外，2014.04.