基于云的财务共享服务模式设计

作者简介：沈丽群（1976-），女，汉族，福建漳州人，中级会计师，大专，本科在读，上海来伊份股份有限公司，研究方向：会计。

摘要：面对企业日趋激烈的竞争状况，从商业模式到管理模式，大数据所带来的机遇和挑战是并存的，结合现有企业不断压缩的盈利能力，提出财务云共享模式设计模型，通过“核算、报账、资金、决策”在全集团内的协同应用，实现成本化、标准化管控。通过以费用报销流程为例，基于云的财务共享服务模式设计，为企业成本控制提供方向及方法，提升企业的盈利空间和核心竞争力。

关键词：财务云；财务共享；费用报销

目前，企业发展过程中，面临企业成本不断增加，并且企业发展规模壮大，员工越来越多，经营越来越复杂，管控难度增加，财务风险也随之增加。

随着云计算的发展，云计算（cloud computing）是一种基于互联网的计算方式，可以将共享的软硬件资源和信息按需提供给计算机和其他设备。人员的云共享是一种特殊形态的云计算。财务共享服务中心自身可以理解为服务端，为大量的客户端提供云端服务。当这种服务从企业步入社会化，掌握了优质信息系统和线上线下网络资源的企业将从云服务中获益。

针对上述情况，从会计的角度来说，作为大数据时代最重要的基础数据之一，会计数据从种类、规模，到记录计量的方法、收集分析的技术等多个维度，都在发生着颠覆性的变革。本文以费用报销流程为切入点，对费用报销的方法和控制措施进行分析，提出基于云的财务共享服务模式，实现财务共享中心将从原来的费用中心、报账中心、结算中心向数据中心转变。为企业获取更多商业信息，创造商业价值提供参考方法。

一、当前费用报销流程存在问题

（一）员工报销时间漫长

手工報销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报帐，大量占用有效工作时间

（二）财务工作量巨大

员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记帐凭证，输入会计信息系统。

（三）单据签批占用领导大量时间

事业部均包含异地分支机构，当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱，异地更要利用传真跟踪审批。

（四）财务信息滞后

月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理，资金流量和流向信息的迟滞传递很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。

（五）资金管理分散

各地分支机构均开立银行帐号，沉淀了大量流动资金，给企业资金管理带来诸多不便。

（六）业务信息单一

在传统的费用报销流程中，报销业务内容分散在各个原始凭证中，报销内容不易抓取。想要确认内容更不容易。

二、基于云服务的共享服务模式-费用报销流程实施策略

目前传统的财务思维已经不再适应当下企业发展的要求，财务共享服务的出现以及随之而来的财务转型，使得财务工作逐渐和企业当前的管理需求相匹配，并且逐渐发挥出潜在的价值。以费用报销流程的云共享服务模式设计，将预算管理、审批流程、管理制度嵌入信息系统，通过信息系统实现业务活动自动触发预算管理和财务核算，以实现业务流和财务价值同步。强化过程跟踪管理。实现成本化、标准化管控。

（一）目标

1、实现财务资源的共享、减少人员及软硬件系统的重复设置，降低总体运营成本

2、强化财务管控力度，强化管理会计建设，通过共享服务实现数据集中，为管理层提供准确、及时和完整的会计信息，深度参与业务运营，提高运营能力

3、提升企业整合能力，支持企业的业务整合与快速扩张

4、通过业务标准化、人员专业化，提高财务工作效率，提升财务服务质量

（二）策略

1、不仅以近期焦点问题为导向，充分兼顾财务管理远期发展的需求

2、先考虑系统的集中应用，实现财务管控，再通过系统推进解决集中后的效率问题

3、将处理过程简单化、标准化

4、利用规模效益的能力

5、有服务水平承诺

三、基于云的财务共享服务模式-费用报销流程模型方法

在建立分类清晰、条线合理、授权有度的费用管控模式基础上，建立企业资源计划系统、影像管理系统、网络报销系统和银企互联系统四个系统的控制模型，形成基于云的财务共享服务模式。大量简化业务流程，增加工作效率。

（一）企业资源管理系统控制

该系统即财务人员进行记账凭证编制，自动生成财务信息、月未自动记账、过账、生成报表的系统平台，替代原始的手工做账。规范基础数据维护、问题清单归集方法、财务分级授权体系合理设计，详细制定相关制度。统一全集团的核算科目和费用类型。导入费用预算，实现事前动支的管理，达到费用的事前、事中的过程管控，推动了财务报账流程的电子化。同时通过标准化的费用类型预先设置，可为后续管理纬度的费用分析提供分析依据。

（二）网络报销系统系统控制

该系统支持员工在线提单，将纸质信息通过系统传递给领导及财务人员审核，支持在线审批，提高信息专递的时效性和安全性规范性。费用控制系统在单据派工、接口自动凭证方面应用增强，结合现场电子绩效看板、运营绩效报表、质量管理功能，实现从财务共享服务作业平台向运营管理平台的转变。如下监控：

1、标准化各费用类型的分级审批权流程嵌入系统中，系统自报销信息选择择审批流，减少人工判断信息和难度；

2、在费用会计后设复核岗负责对费用会计的审核结果进行复核，确保审核结果的正确性。

（三）影像管理系统控制

该系统将字面单据经过扫描，生成电子图像替代纸面单据作为业务流转的要素，以信息系统承载业务处理流程，以电子化流程替代传统财务纸面化流程为目的而开发的系统。若国家以后普及电子发票，实现对电子发票的影像化，可以依托现有财务共享服务技术平台，直接纳入费用报销的审批和审核。后续的归档也可以纳入电子档案库，供检查使用。影像管理将从简单的图像扫描、挂接、展示，升级为电子会计档案管理系统。

1、分区域设初审岗负责当地单据的接收，初审和影像扫描工作，保障共享中心的来料质量；

2、网上单据上传后，系统分配个单据号，同时对应一个条形码。条形码打印出来做为实物票据传递的索引号。并固定位置。同时明确实物流转的责任人，报销人员可以及时查询票据的流转状态。

3、财务共享服务中心不再依靠实物传递作业。通过对原始凭证的扫描，业务领导的审批和财务处理均能基于影像来进行。由于业务领导取消实物单据，审批效率大幅提升；取消邮寄环节，单据的实物管理风险得以控制，邮寄成本得以节约；取消财务共享服务中心内部实物流程，员工作业效率得以提升，丢单、夹单等实物管理风险大幅降低；

（四）银行互联控制

该系统通过建立财务系统与银行系统之间的平滑对接，实现在封闭通道中进行支付数据的交互，加强支付的安的安全性，减少人工干预。基于接口的自动支付管理运用，设计统一的主数据管理，付款信息从费控系统直接导入资金支付系统和ERP 系统，出纳付款时不得修改付款信息，确保付款信息和金额与审核结果一致。银企联实现了企业和银行双方不落地的数据交互，和高效的支付数据提交、受理、反馈的整个过程。另外由于截断了人为干预的渠道，资金支付风险得到有效的控制。从费用控制到财务共享服务平台传统的费用控制系统实现了从实物审批报账到电子审批报账的转变。

四、基于云的财务共享服务模式——费用报销流程控制措施

通过审批人设置、审批人权限设置、审批流程设置，制度制定和执行实行报销全过程控制。如当财务人员收到网上的电子报销单和原始单据时，系统自动根据数据库中的预算标准，对部门费用是否超预算进行实时控制，系统自动从数据库中获取人员报销标准（差旅费报销标准），对人员出差合理性进行实时控制。具体措施如下

（一）制度控制

针对费用报销制定相关业务配套的制度，覆盖报销的操作规范、职责划分、流程、报销范围等内容，并将其制度化、规范化、标准化。

（二）流程控制

（三）人员控制

条形码使用：所有报销不以纸质票据为准，而是以网上电子信息为依据按既定审批权限进行审批。有效解决移动办公和区域所带来无法及时审批的问题。事后对实物票据和电子影像做一个抽检。

（四）运营控制

1、不鼓勵员工进行现金报销，并将现金报销总额比例控制在4%以内，如现金报销上线为单笔5000元。

2、服务水平协议：业务部门、地区财务和共享中心三者的权责明确划分，处理时效、业务量、客户注意度、业务质量考核。同时推出财务热线，及时处理客户反馈问题。

3、定期出具分析报告：报销团队每月形成两类分析报告，一类为向上报告给共享服务中心主管，关注现金报销比例、未及时报销比例、小额采购比例。一类为向各业务单元发送的定制报告，关注报销总额、报销类别等。

基于云的财务共享服务模式设计，不仅有传统的财务处理集中化的概念，还能引导业务流程向效率更高的方向漂移的能力。有效地降低管理过程中可能出现的风险，降低管理成本。通过控制的层次、控制的手段和控制系统的设计方法，保持执行组织的动态稳定、有序，又实现领导控制的目的。为企业成本控制提供方向及方法，提升企业的盈利空间和核心竞争力。（作者单位：上海来伊份股份有限公司）

参考文献：

[1] 黄哲芳. 共享服务，打造高效财务组织——兴业银行财务共享服务中心的建立构想[J]. 新会计. 2011（02）

[2] 严莉，李颖. 基于云计算的企业信息化[J]. 电力信息化. 2010（03）