信息化发展给高校档案工作带来的机遇与挑战

【摘 要】随着大数据时代的到来，信息化发展程度和深度在不断纵化，档案信息化的步伐也越来越快。高校档案工作在信息化发展中不可避免地受到冲击，面临着前所未有的机遇和挑战。高校档案部门应当积极采取措施，应对挑战，化危为机。

【关键词】信息化发展 高校档案工作 机遇 挑战 措施

【中图分类号】 G 【文献标识码】 A

【文章编号】0450-9889（2015）05C-0144-02

2008年，教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》发布。该法案的实施标志着我国高校档案管理工作进入一个新阶段。随着大数据时代的到来、科学技术的进步，档案信息化的步伐越来越快，高校档案工作在信息化发展中不可避免地受到冲击，面临着前所未有的机遇和挑战。

一、信息化发展给高校档案工作带来的机遇

（一）信息技术快速发展给高校档案工作开展提供了坚实的条件保障。信息化的发展依赖于现代高科技的发展，计算机、云技术、网络技术为代表的高科技是档案信息存储、处理和利用的物质基础。电子存储、云技术为档案载体从纸质化向电子化提供了现实可能；网络技术的发展，打破了档案利用在空间、时间上的限制，在档案制作者和利用者之间架起了一座桥梁，极大地提高了高校档案的利用率，并使之更加高效、方便和快捷；数字档案馆是档案信息化的必然趋势，近年来以上海交通大学、东南大学、南京大学为首的高校数字档案馆建设取得显著成效，高校档案从平面化走向立体化服务，这是传统档案所望尘莫及的。

（二）信息化发展为提高高校档案工作人员专业素质提供了良好机会。档案信息永久保存是档案工作者的愿望，信息化发展为此提供了实现机遇和物质基础。任何工作都是由人来主导和完成，档案工作者是否能适应并提高自己的综合素质，与档案工作开展的程度和深度息息相关。近年来，国家和高校高度重视信息化建设，加快了相关政策的制定和加大了经费的支持，高校档案相关工作人员应该抓住机遇，增强专业知识和技能，积极参与同行之间的沟通和交流，使高校档案工作更上一层楼。

（三）高校档案部门在信息化发展中可大有作为。近年来，我国高校档案部门工作快速发展，但是由于历史等各方面原因，部分高校对档案建设不够重视，有些高校把档案部门人员列在编制外。档案部门的工作人员非本专业出身、高校对档案部门的经费支持有限等，在一定程度上制约着档案工作的进步和开展。随着大数据时代的到来，信息在社会发展中的作用越来越大，拥有的信息量多意味着占据主导权和制高点。档案部门拥有着大量的一手资料，这是人类在长期生产生活中积累的宝贵财富，是历史文明传承的重要载体。高校档案部门不仅记录和承载高校原始历史，还收集和涵盖了大量行政、教学和学术信息，掌控着丰富的信息资源，借助高校管理数字化的东风，高校档案部门完全有机会在信息化发展中大有作为。

二、信息化发展给高校档案工作带来的挑战

（一）信息化发展给高校档案部门工作观念带来的冲击。思想是实践的指南，观念是行动的先导，因循守旧，墨守成规，是高校档案部门工作前进的绊脚石。档案工作要不断与时俱进、调整自身功能以适应社会发展和进步，才能在信息化的过程中保持旺盛的生命力。档案管理工作就是对各种档案进行收集（征集）、整理、保管、编目、统计和利用。在传统档案工作中，档案载体以纸质文件为主，并围绕着纸质文件开展各项工作。随着信息化发展，档案载体逐渐向电子化、网络化、数字化和智能化发展。同一个档案信息有可能同时存储在以磁带、云库、硬盘、多媒体等多个载体上，档案信息的真实性和完整性成为关注的焦点。传统的以纸质文件管理为中心的理念必须逐渐向以信息管理中心转变。

（二）信息化发展给高校档案管理方式带来的挑战。我国档案管理工作受苏联模式影响较大，高校档案负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，文件归档范围主要集中在党群、行政、教学、科研、学生、设备等。传统的高校档案管理围绕纸质的档案载体为中心进行手工作坊式为主，工作量大，效率较低。信息化发展最重要的转变就是以计算机、网络等为中心进行信息的收集、加工、编码和处理，过程更加高效、快捷。这就要求高校档案工作者必须掌握一定的信息化技术，真正转变管理方式，从深度和广度上加强档案信息化建设，用信息化来总揽未来档案工作发展方向。

（三）信息化发展中高校档案信息的安全性。在数字化和网络化的大背景下，我国档案信息安全问题不断面临新的问题。2013年美国棱镜门事件让我们更清楚地意识到我国目前档案信息安全问题堪忧。随着档案信息化进程的不断加快，目前我国多数高校实行网上归档，并拥有自己独立的网站和数据库，极大地增加了便利，但同时互联网的开放性使得档案信息的安全性也受到前所未有的挑战。档案信息安全意识薄弱、档案信息安全体系不够完善、对国外电子产品的过度依赖和新科技应用手段带来的隐患不容小觑。

（四）信息化发展过程中高校档案服务对象扩大。高校档案部门服务对象以校内师生为主，校外范围的服务对象很少。由于历史等原因，我国档案工作始终笼罩在一层颇为神秘的面纱下面，一提起档案，就联想到保密性、不可告知性，这也无形中减少了档案资料的利用率。随着信息化发展，高校数字档案馆、网络平台逐渐建立并处于完善之中，互联网技术的发展，把使用者和制作者连接起来，改善了使用过程中的烦琐手续，也提高了档案的使用率，档案使用对象在逐渐增多的同时，也对高校档案部门工作提出了更高的要求。

三、高校档案部门应当采取的措施

（一）转变观念，树立档案工作创新意识，与时俱进。依靠创新开展和推动档案工作，是档案事业发展的永恒课题。转变观念、树立创新意识理应成为必要措施。在大数据时代背景下，档案工作同其他事物一样，应走出惯性思维，打破以档案实体管理为中心的旧观念，树立以档案信息管理为中心的新理念，深刻认识当前形势下档案工作的特点、规律和发展趋势，统筹谋划高校档案工作的发展战略。每一种档案管理观念和方式的形成，都与同时代有着密不可分的联系。随着信息化的发展和档案工作向深度和广度推进，高校档案部门需要形成新的管理理论，建立新的管理制度和管理模式，运用新的技术手段和方法。

高校档案部门要积极“走出去”，与文件管理部门、档案使用对象密切沟通。不仅要实现文件和档案的圆满对接，更要把“死”的档案信息“活”用起来，真正发挥档案信息的价值。

（二）紧密结合信息发展时代背景，建立并完善高校档案信息资源体系。21世纪是信息爆炸时代，信息的拥有量和准确性意味着抓住了成功的制高点和主动权。我国高校档案部门拥有大量丰富的信息资源，建立和完善高校档案信息资源体系可以帮助我们更好更有效地利用这些资源。核心有两点：档案的数字化和电子化。

档案的数字化是当前大势所趋，要逐步将纸质文件为载体的档案存储方式向数字化发展。对于纸质文档存储的查找检索费时性、存储档案空间性、维护的不方便性和人工的费时费力来说，档案数字化的好处是：检索快捷方便，容易实时同步备份，存储空间小且寿命长，维护起来更加方便、安全。

档案的电子化方面，将关注点放在电子化档案本身的归档和保存上。建立电子化档案的归档机制，完善电子化档案的工作机制，使档案电子化的归档和保存更有制度保障。电子档案中原始信息的长期保存问题更是有待档案工作者进行深入研究和探讨。

（三）建立高校档案信息安全防护体系和制度建设，完善应急预案机制。再好的规划，没有切实可行的实施方案和制度建设，终究是纸上谈兵。高校档案信息安全体系的建设是时间和意识上的转化过程，逐步实施能保证在转化过程中适应形势进行相应的调整，保证体系最终顺利建设完成。在发生意外的时候，应急预案能保证我们在突发事件当中及时有效地进行处理，把损失降低到最小。

技术因素是档案信息安全体系建设的直接影响因素，但并不是唯一因素。要抓住一切机会大力宣传档案信息安全意识，把这种信息安全防范意识“武装”到每一个档案工作人员身上和每一个档案工作的环节上。有形的产品和无形的意识紧密结合，才能最终建立起牢固的安全防护体系。

（四）借助信息化发展的良好契机，扩大高校档案信息资源的社会价值。我国高校档案馆所保管的档案信息资源是我国档案资源的重要组成部分，高校在为社会发展和培养人才的同时，也对社会进步、经济发展起到助推作用。高校档案信息通过公共获取的方式提供给社会公众使用是高校档案管理机构实现其社会价值的重要途径。信息化发展的最终途径是为了大众更好更快地利用信息。应以信息化背景和高校管理数字化为契机，提供更丰富的网络信息资源服务，例如远程下载、在线浏览、资料代查服务等，并简化相关手续，利用互联网的桥梁作用，将高校内的档案资源信息和校外的使用人员连接起来，最大限度地发挥高校档案信息资源的价值。

与此同时，高校档案工作人员要树立“以人为本”的主动服务理念，主动向档案信息使用者提供有针对性、时效性强的档案信息；树立超前服务理念，主动从使用者的角度出发，从当前大信息时代背景出发，丰富档案内容、收集使用者更感兴趣的资料，逐渐从“封闭式”管理向“开放式”服务转变，让档案的价值真正地“发光发亮”。

如何有效应对并利用好信息化所带来的机遇和挑战，这是每个高校档案工作群体、每个档案工作者都应当思考的问题，我们要用新的思维、新的措施积极面对，与时俱进，应对挑战，化危为机，使高校档案工作在信息化发展的浪潮中大展宏图，大有作为。

【参考文献】

[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）

[2]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011（5）

【作者简介】黄丹妮（1981- ），女，广西经贸职业技术学院，档案学研究生，馆员。

（责编 吴 筱）