从功能语法角度分析商务英语投诉信函撰写的人际意义

何海浪 刘丽娜

摘 要：随着近年来我国商业贸易额度的不断增加，一定意义上来说，商务信函的通讯往来也成为了当前对外贸易交流中不能避免的一大组成部分，在越来越多的商务信函之中，商务英语的功能性语法特征正在被越来越多的研究者关注，而对外贸易的层级和广度的增加也促使相关的商务通信的诉求类信函越来越多的使用，本文针对于商务英语的投诉类信函的撰写，从功能语法的层面上针对当前商务英语投诉信函的要求进行相关的撰写，力图从功能性语法分析的角度开展对于商务英语投诉信函撰写的人际意义分析。

关键词：功能语法;商务信函;投诉信函;人际意义

功能语法来自于上世纪60年代，随着研究的不断深入很大程度上已经成为了被用于语体学、翻译学、计算机语言学等各领域，是一种被广泛接受的语篇分析工具。当然在英语本身的应用上，功能语法的意义一定程度上也能为英语本身的应用提供一定的意义。

通常来说，在商务交往之中，商务英语很大程度上要利用准确、正式、简洁的语言来进行传达商业信息的目的活动，并不仅仅只是交流，所以在不通过的商务信函上也有不同的意义表现。

一、从功能语法角度看商务英语投诉信函的基本要求

商务英语作为商业交际的信函内容在一定程度上有和普通英语功能不同的表现，总体来看，通过信函的交互和沟通形式的变化，商务英语不仅仅是英文发展的一个分支，同时也是英语英语在应用形式和应用要求上的变形。在诸多商务信函中，投诉信在这一体系中扮演着非常重要的角色。投诉信是在商务交往活动中，由于个体的合法权益遭受到一定程度的损害，而通过商务信函的方式来表达个体的不满情绪，期待对方给予相应的回复。在这个过程中，商务英语中所需要的功能及语法的诉求就得到了很好的彰显。换句话来讲，语言在传递过程中所需要的意义的表达，与语法结构的的形式本身相比具有了更大的意义和分量。基于此，从功能语法的角度来探讨商务英语投诉信函的基本诉求具有极其重要的现实意义。

从功能语法的角度来探讨商务英语投诉信的基本诉求，可以借鉴商务英语信函撰写的基本要求出发，探究其内在的一致性，进而在今后的投诉信的撰写中予以强化与突出其所内涵的功能语法角度的人际意义。具体来看，商务英语投诉信函的基本要求主要体现在以下几点。

准确性：由于商务英语投诉信函多用于复杂的商业交中，很大程度上，对于商业英语的利用应该限制于在对于商业往来信息意义的严格表述。在写作中仍然需要注意其准确性和法律效应，更加应该注意商务英语语言使用的特殊性，特别是在投诉的理由、内容、方向，具体的部门或个人、要求的补偿措施等等尤其需要明了、准确，要让相关的受理方在看到投诉的信的时候就能够对于投诉的内容有明确的了解，在相关的受理方面能够处理的更加迅速。

專业性：商务英语投诉信函不同于一般的信函往来的特点还在于其专业性，商业信函的表述内容常常根据实际的商业往来内容互相联系。在内容上会出现大量的商务英语常见的专业信息，如的专业对术语、行话、外来借词、缩略词。很大程度上投诉信的出现也就意味着在商业交往上出现了分歧，如果在相关的来往文书上不能体现其专业意识，那么很难明确的说明投诉意图，并且申诉也很难获得预期的效果。

简洁性：商务英语投诉信函的另一个的特征就具有简洁性。简洁性同样也是对于文本实用性的考虑，通过文本的简洁性传达，减少相对的文本错误，在一定程度上表达发信者的意图。对于投诉信的角度来看，简洁性原则则充分考虑到了现阶段一定程度意义上的意义性和处理投诉部门的效率问题，简洁性原则可以直接传达投诉者的相关诉求，提高投诉的效率和成功的几率，一定程度上也从侧面反映出投诉方的专业意识。

礼貌性：商务英语投诉信函不同于传统的英文表达，虽然在一定意义上来说，现阶段的英文表达在很大程度上的局限性意义促使不少对外贸易的往来信函中越来越多口语化元素，但是作为主流的商业信函交流依旧需要注重礼貌性原则的运用，譬如说，在一般的商业往来中，需要注重对于对方的称呼、书信中的正式词汇，而在投诉信中则需要加强对于受理信件方的称呼表达，并且需要注意的是，虽然在投诉方面应该强调我方的立场利益，但是在对于被投诉一方的描述上依旧需要遵从礼貌性原则对于其相关行为进行解释以及叙述，以此正确的反映我方观点。

二、商务英语投诉信函撰写的人际意义

商务英语的人际意义的相关内容表现在一定程度上对于理解商务英语在其信函意义上的部分区别和意义层面上的相关信息内容有着很大的意义，从一定程度上来说，不同类型的人群在对话层面上也会表现出不同的意义表达倾向。在信函往来的过程之中，人们更倾向于利用语篇之中的词汇和意义以及语法结构创造出人际交往之中面对面交往的相关含义。在投诉信的撰写中其中的意义自然也是同样表现，很大程度上来说，投诉信在于其上更加强烈，一般在实际的商业贸易中出现的问题常常利用沟通洽谈的方式解决，只有在对方严重违规沟通无果的情况下，才利用仲裁的方式对于对方的行为进行投诉，故而，在商业英语的投诉信函之中，很大程度上更加注重语气和用此方式在行为正当性上的表现和权衡，利用通篇的商业信函的强烈语气来表示申诉的意图。

在学界的研究之中，有一部分学者认为，商业信函主要注重的是实用的说理性质，在投诉信这一文体的使用上也主要是这样一种利用方式，只要注意商业信函在一般的语法上的要求就可以获得相对满意的效果，然而随着近年来研究的深入以及学界对于研究资料的全新补充，很大程度上来说，当前的商业信函的主要的表现意义已经不再仅限于说理。一般来说，在商务英语之中的人际意义的功能语法角度分析主要有四点意义：

（一）了解交际之中的语言模式;

（二）明白双方在交际内容上的感性意义表达;

（三）了解意义传达上不同的独特个人化的方式;

（四）表达双方在交流过程之中的不同意义;

在上述的商务英语的投诉信函中的基本意义的说明中，一个非常突出的一点是将信函使用语言所要表达的基本意义诉求进行了很好的诠释。特别是将语言所要传递的投诉人的个人情感及情绪，进行主要的凸显。这一功能意义的实现是商务英语中投诉信所要表达的重要出发点。在这一基础上投诉着个体的语言符号特征就得到了强化。同时，需要突出的是，在功能语法意义的角度来进行的投诉信函的撰写，表达的内容要比表达的形式重要。换句话来说，所要宣泄的情绪与要提出的不满意见要比语言措辞本身的意义重要。因此，在功能语法角度下的商务英语投诉信函的撰写中，比较重视的是人际间的影响与意义。因为带有一定的为满足的诉求，所以，从其撰写的角度来看，个性化的语言痕迹将会比较明显。

三、从功能语法角度举例分析

本章从不同的态度和人际关系表达意义展开相关分析：在商务英语之中的人际意义的功能语法角度分析展开，举例说明商务信函在人际意义表达上的不同功能：

例：表达态度的意义

（1） When I received your second statement， showing our account in arrears

in the amount of  $917.80 I was astonished –no， I was very angry.

（2） Thanks to the efficiency of your staff， the spring meeting of the Pocono Realty Association was a big disappointment.

如上两句例句就在英文传达上明确表现了发信者的态度：astonished;angry;disappointment.这三句的具体表达意义都是表示情绪上的态度，从态度的传达之中也能够体现投诉信的几点主要特点，充分表达我方在要求上的未能满足以及要求申诉的诉求。

例：传达要求

投诉信的主要目的还是要通过信函意义上的传达，试图敦促对方改正，满足我方要求，事实上这也是投诉信最为主要的要求。

（1） Qualified surveyors were immediately invited to the  spot to investigate the case， and their findings show that this was due to careless packing.

（2） Since the shipment consists of seasonal merchandise， it is important that it be delivered as soon as possible.

這两个例句中则明显表现出了在投诉信意义上的要求，通过敦促的语气，让收信方认识到在商务往来之中的要求，并且在明确要求之后能够有进一步的行动，事实上来说findings show和it is important that都具有敦促的意义，故，在意义的表达和情感的传达上这也是投诉信在必要时传达的基本要求。

例：语义指称

譬如在主语的选用上，如果是道歉信频繁使用“I”则说明作者在一定程度上想要从解释错误上给对方公司留下较好的印象。而频繁使用“we”则可能意味着一定程度上，很可能意味着作为想要对于错误利用模糊化的手法，利用公司总体来代表错误的某一个具体的承担者，从而在表达上具有权重性。如果用的多是“you”则可能是由于对方的一些失误导致了当前的局面，一定程度上在商业关系上是权利的维护需求，一半多意味着我方在道歉中的道歉意味较少，商业的权衡性质更高。如果在这样的内容之上加入了第三人称的使用，则说明在内容上更具有复杂性，而一定程度上需要双方进行协调，同样也有可能是对于现阶段的对方的商业表现感到不满，通过第三方人称的使用增强对方对于现阶段情况的认识。

四、总结

商务英语在部分意义的使用性上往往会根据不同的贸易内容发生变更，而商务英语在其功能语法上对于人际关系的分析则更加充分的表达了当前商务英语在商务贸易中发挥的实际作用，一定程度上来说当前的商务英语的运用也在对着时代的变化不断发展，通过实际之中的商务实践不断增多，商务信函的案例的研究数量增加，在其内容的发展上显然会有更进一步的变化，在人际语境的交流上会更加细分其相关的要求和区别，这一点还有待于未来的相关内容的不断增强来促使研究更加深入。

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[6] 叶慧君，许倩. 商务英语信函的功能语篇分析[J].河北大学成人教育学院学报， 2008（03）

作者简介：何海浪（1993–），女，海南海口人，辽宁对外经贸学院，12级商务英语一班，研究方向：商务英语;刘丽娜（1982–），女，辽宁大连人，就职于辽宁对外经贸学院外国语学院，讲师，研究方向：英语语言文化与教学。