浅议企业基建工程的档案管理工作

黎晓英

摘 要：对企业基建工程的档案进行科学有序的管理，可为项目顺利实施和产生效益提供有力保障，文章对如何做好企业建设工程项目档案管理提出了建议。

关键词：企业基建工程；档案管理

中图分类号：F284；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）18-0036-02

中国有色集团（广西）平桂飞碟股份有限公司是中国有色矿业集团有限公司旗下控股公司，是一家集投资、产业、贸易、科研于一体，跨有色金属采掘、冶炼、化工、电力、建材、设计等多个行业的大型企业。公司目前重要的基建项目有：珊瑚矿采矿权北部、深边部资源和现有三个探矿区勘查工作；矿山残矿回收、细泥中钨锡金属回收、硫化矿含多种金属综合回收，钨项目深加工技术改造；钛白粉磨矿系统、煅烧系统等技术改造；电网改造等，对这些基建工程的档案进行科学有序管理，可为项目的顺利实施和产生效益提供有力保障。

企业基建工程项目从提出、立项、审批、设计、招投标、施工到竣工验收后所形成的大量文字、图纸、数据、声像等各种载体形式的文件材料，构成了基建工程项目的档案，它们真实记录和反映了基建工程项目建设活动的全过程，为工程项目建设进行审计、管理、验收以及生产维护、技术改造提供了重要依据。因此，加强企业基建工程档案管理工作具有重要意义。

1 当前企业基建项目档案管理中的不足

1.1 不重视档案管理工作

对于企业建设项目这么一个繁杂的系统工程，抓进度、落实安全生产、组织人员等成了工程项目领导的重点工作，放置了其主要精力，对整个项目建设过程中的档案管理工作重视程度不够，加上建设项目往往条件都较艰苦、人员流动性也大，档案管理人员专业素质不高。普遍存在以下问题：一是对项目档案管理工作的重要性认识不足，二是对基建项目档案管理工作约束和要求不严的现象。再者，通常基建各项工程门类繁杂多样，参与建设单位又多，他们之间协调沟通往往也不够或不及时，人员沟通交流少，甚至困难，这也会给建设过程中收集整理档案资料增加障碍，增加项目档案资料的完整归档的困难。假如档案管理人员的责任心不强，单位又对档案管理人员的职责监督检查不到位，更会使档案管理工作出现各种漏洞，严重时甚至造成衔接脱节，使得档案资料流向不明和丢失。

1.2 档案资料基础工作不强

综合性、成套性、真实性、准确性是基建工程项目档案的特点，在日常工作中具有极高的利用率。本来项目建设与档案管理工作两方面的专业性都很强，而参建的各单位又普遍存在轻视档案管理工作的现象，基建的工程技术人员和档案管理人员又互相不了解对方的专业和技术知识、工作程序，不认真执行工程档案和工程建设同步的原则，对于一些职责不明确和管理松散的项目更甚，造成工程项目管理和技术文件资料不时出现分散、损坏、丢失等各种现象，而对建设项目档案的收集、整理与归档工作无法做到及时、准确，也会造成企业建设项目档案工作滞后，影响工程各方面对项目档案资料的利用工作，这就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。

2 做好企业建设工程项目档案管理的建议

2.1 重视企业项目建设工程档案管理工作

根据国家相关核准项目的审批制度和要求，对于企业投资建设项目，从项目前期论证开始，到项目支撑性的文件设计审批，均受严格规范的制度和条件约束。同样，国家监管部门对工程施工的过程及竣工投入使用的全过程的监管和监督也贯穿企业建设项目实施的全过程。而作为矿山工程项目的企业建设工程，其使用寿命少则几十年，多则上百年，档案管理工作作为工程项目全面管理的基础，为项目顺利实施和产生效益提供了根本保障。项目负责人不但要抓好工程质量和安全生产，同时也要重视档案管理工作，把工程项目的档案管理工作列为日常管理工作的不可缺少的一部分，安排懂档案管理，业务素质好、责任心强的人员负责档案管理工作，配足档案管理所需设备设施，保障档案管理工作的正常有序的开展。

为了使档案管理工作水平不断提高，还应积极组织、选派档案工作人员参加各种档案管理相关的培训，为档案管理工作的开展打下坚实的基础。企业建设项目的管理要协调各系统和各单位的关系，做到步调一致、协调统一，树立项目业主即建设单位是项目建设整个过程的统领者的地位，将项目的档案管理统一归口到建设单位的档案管理部门，以利于更有效开展档案管理。建设单位的档案管理人员要负起对参加建设的各部门、各单位的档案管理工作的指导和监督、协调，保证档案管理工作与施工建设同步的责任和义务。

为了使档案管理工作能够有序开展，还应制定基建档案整理组卷的规范和标准，向有关人员普及档案管理的知识，同时也应使档案管理人员通过跟建设专业技术人员沟通、交流和学习获得工程建设方面的信息和专业知识，提高档案管理的水平。

此外，建设单位应当加强对档案管理人员的管理，建立其个人信息系统，明确各自的分工和职责，加强监督和考核，建立和健全各项规章制度。

2.2 加强企业建设工程项目档案资料的收集和整理

围绕“收集归档”这一档案工作的最基础环节，明确人员，落实责任，切实加强对项目档案、材料的收集，确保档案完整、齐全，从而加强工程项目档案的前期管理控制。对于项目竣工后的档案管理，档案管理人员必须全面完成文件材料的清理、归档工作。

参建单位必须依据建设单位制定的标准和规范组织档案资料的归档整理，并在工程完工后，及时将档案移交给建设单位；建设单位在项目竣工验收前，应当组织并申请档案部门进行项目档案专项验收，待项目档案通过专项验收后，建设单位方可组织项目的竣工总验收；建设单位的档案管理部门必须全过程参与项目的各单项竣工验收和项目竣工总验收。建设单位要发挥其职责，在验收的过程中严格把关，并审查各项档案资料是否合格。

建设单位在监督检查各项竣工档案资料时，应把重点放在各项归档材料中图纸和实物的相符性以及签字手续的完备和真实性的检查上。对查出的问题要记录在案，并及时要求相关单位整改，跟踪到底，确保问题最终解决，对项目档案的质量负责。

2.3 规范档案管理制度建设

随着国民经济的不断发展，企业建设工程的规模和技术也得到了迅猛发展，做好项目档案的管理工作是保障项目建设顺利实施的根本保证。建设项目档案管理相关制度的建立和落实，是科学有序的档案管理工作的保障。在项目实施过程中签订的各项合同，应当把档案管理的有关职责约定明确，要在合同中提出档案归档的要求和标准，明确竣工移交档案资料的数量、时间和质量要求，并将其与工程款支付相挂钩，形成严格的约束机制，从而确保工程施工档案归档工作有序规范地进行。

3 结 语

综上所述，工程项目档案是本单位工程建设科技资源优势所在，工程人员花费大量时间和心血积累的文件材料，不仅是工程项目历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的科技成果，而企业基建工程项目档案的高质量归档是工程项目建设的最终成果的反映，只有重视加强基建工程项目档案的管理工作，把档案工作做实做细管好用好，使得科技专业资料来源于实践，应用于实践，充分发挥工程项目档案在工程建设、生产管理、工程维护和改扩建中的作用，才能促进档案事业的健康发展。

参考文献：

[1] 魏永娟.浅谈校园基建档案的作用[J].中国职工教育，2014，（18）.

[2] 郭璇.基建工程项目档案验收中的问题及解决措施[J].中国高新技术企业，2014，（19）.