谈高校档案管理信息化建设

宋绍梅

摘 要：随着信息化脚步的加快，高校在发展过程中，逐渐认识到了档案管理工作的信息化建设对于高校发展和进步的重要性，高校档案是社会经济和社会发展的重要信息资源，那么在其发展过程中，促进高校档案管理信息化速度的发展和建设，不断的适应时代发展的需要，是当前促进高校档案档案管理信息化建设和发展的重要保障。

关键词：浅谈 高校档案管理 信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（c）-0140-01

高校档案管理信息化建设的开展，一方面能够为高校的信息资源进行很好的保存，另一方面也能够促进高校和外部之间的联系，通过网络化连接能够对信息进行不断的更新和处理，拓宽高校内部以及社会用户进行数据搜素的途径和范围。同时通过信息技术的应用，提高了高校档案资源管理的科学性、安全性，档案资料需要长期的进行保存，那么在其资源发展和建设过程中，很多的纸质材料很容易随着年久后，就变得纸张变旧变色，那么这些情况的出现都很容易档案资料的缺失，一旦出现火灾等重大事故，那么就会造成资料的全部丢失，无法进行查阅，这些都给高校的档案管理工作开展带来了非常不利的影响，因此在数字化管理的过程中，需要对各种数据资料进行很好的保存，那么就可以通过利用计算机等进行资料的储存，这样就算是原始资料损毁，丢失等，也不会造成信息资料的丢失，由于所有档案的查阅都是在网络上进行操作的，那么这就很容易造成档案资料的丢失，同时通过计算机进行分类管理，一旦需要时，也可以准确、及时的获取资料，提高了档案管理工作开展的效率。

1 当前档案管理信息化建设存在的主要问题分析

第一，思想误区，当前我国高校在开展档案管理工作的过程中，将更多的精力放在了数字化发展和建设过程中，注重对历史资料的收集和整理，但是其资料更新速度较慢，对于当前的信息资料缺乏必要的科学认识，没有对正在形成的电子文件开展很好的收集和管理工作。同时高校档案资料的整理和收集就只是作为资料的收集和整理来开展，并没有在学校内部将这些收集和整理的资料进行广泛的利用，在当前市场经济和信息化技术发展的时代背景下，没有资源就难以取得发展，因此在这两个方面存在较大的认识误区。

第二，管理机制不协调，高校在开展档案管理工作的过程中，对其管理工作的开展是分割的，那么在高校档案管理工作开展过程中，缺乏一个科学准确严谨的组织机构来进行统一的规划和划分处理，那么在档案管理工作开展过程中，对于其资源共享和资源建设工作缺乏一个系统的协调和管理。很多学校对于档案信息化建设的发展缺少周密的计划和组织过程，没有很好的将档案信息化纳入到学校的整体把握中，导致在政策和资金等方面都缺乏必要的支持力度。

第三，投入不足，高校开展档案管理建设，就必须要加大人力、物力以及财力的投入，在档案管理建设工作开展过程中，信息化建设要想取得发展进步，就必须要充分的认识和重视档案信息化建设，在当前的高校信息化管理建设过程中，我们发现大部分的高校仍然存在技术设备落后，信息化程度偏低等情况，因此在档案资料的发展建设过程中，我们需要做好档案信息的良好储存和处理，做好数字化的收集和传递，能够真正的针对档案信息化管理过程中的存在的问题加以科学探讨和分析。

第四，管理工作人员素质较低，当前的高校档案管理工作人员的专业技能和基本素质都比较低，在开展档案管理工作的过程中，人才是促进管理工作顺利实施和开展的重要保证，那么在当前高校普遍存在的问题就是计算机操作水平较低，网络技术操作水平较低，对于技术的掌握和学习缺乏必要的平台和决心，导致其在工作开展过程中缺乏档案管理基础理论知识，不能够很好的开展工作，降低了工作效率。

2 浅谈高校档案管理信息化建设的对策

2.1 基础建设是重要保证

高校档案管理信息化建设的一个重要保障条件就是高校档案管理工作开展的基础建设，完成档案信息的网络化建设和数字化设备建设，在档案管理工作过程中，能够使用现金的管理设备、计算机设备、路由器、数据库管理系统等进行综合的管理和考量，建立一个统一的信息化网络系统，从而在高校档案管理工作室内搭建一个网络平台，完成高校档案管理工作开展所必须要坚持的基础建设工作。

2.2 思想进步

开展档案管理工作的过程中，必须要在做好历史资料的收集和整理工作前提的条件下，也需要对当前的信息资料做好相应的收集和整理过程实施，对正在形成的电子文件开展很好的收集和管理工作。同时促进高校内部的各项工作开展以及教师、学生等对于档案资料的充分利用，在学习和研究的过程中，能够正确的认识到档案资料的重要性。

2.3 完善管理机制

在管理工作开展过程中，档案信息的利用率越来越高，那么信息的安全管理问题也日益突出，在高校档案管理工作开展过程中，必须要不断的完善管理机制，保证各项工作的顺利实施和开展，形成一个科学准确严谨的组织机构来进行统一的规划和划分处理，对于高校档案资源共享和资源建设工作建立一个系统的协调和管理。将档案信息化纳入到学校的整体把握中，在政策和资金等方面都给予其必要的支持力度。

2.4 不断提高管理人员素质

高校在选择档案管理工作人员的过程中，需要选择综合素质水平较高且专业技能较强的工作人员，要想实现这一点，一方面需要提高其岗位工作待遇和环境条件等，建立完善的升职机制，吸引更多的优秀人才竞聘上岗。同时需要加强对管理工作人员的后续教育培训工作开展，促进其管理人员的素质不断的提升，在信息化建设和发展过程中，能够给予其科学的指导和认识，从而不断的提高其管理工作人员的综合素质，更好的在工作管理过程中做好相应的管理工作，促进其信息化管理建设水平不断的提升。

3 结语

高校在开展档案管理信息化建设工作的过程中，需要正确的认识高校教育质量、学术水平以及管理水平的正确认识，在工作过程中，能够建立使用当前高校发展和人们需求的管理机制，不断的对其管理方法进行创新和改革，运用现代化发展手段，实现高校档案建设的标准化、现代化建设目標。

参考文献

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