高校二级学院综合办公室职能特点及工作创新途径研究

秦悦悦

摘 要 本文在当前校院二级管理体系及绩效工资改革的全新背景下，分析高校二级学院办公室的职能特点，指出当前工作中出现的问题，讨论今后二级学院办公室更好地为教育教学服务的工作创新途径。

关键词 二级学院 办公室 职能特点 创新途径

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.04.008

Functions and Innovative Routes of the Secondary College Office in Universities

QIN Yueyue

（Chongqing University of Science & Technology， Chongqing 401331）

Abstract The article analyzes functions and problems of the secondary college office in universities based on the background of two-level management and performance salary reform. It discusses the innovative routes to provide better service in the end.

Key words the secondary college; office; function; innovative route

近几年来，在高等教育蓬勃发展的基础上，随着高等教育体制改革的不断深入，高校由原来的学校统一管理的一级管理模式逐渐向校院两级管理模式过渡，由此不断扩大了二级学院的办学、管理自主权。做为二级学院形象窗口的办公室也显现出日益重要的作用。尤其是在当前二级管理体系及绩效工资改革的全新背景下，如何定位好高校二级学院办公室的职能及工作创新途径，使其更好地为学院教育教学服务，值得探讨。

1 二级学院办公室的特殊性

二级学院办公室是一个综合性的管理机构，对外和对内都起着至关重要的纽带协调作用。另外，二级学院由于自身特点有其管理的特殊性，作为教学、科研的前沿阵地，教师是二级学院的主要群体，因而也是二级学院办公室的主要服务对象之一。然而任课教师不存在坐班现象，只是有课及其它事情需要处理的情况才会到学院办公室，因而学院办公室如何利用资源更好地服务每一位教师，完成二级学院教学、科研及其它任务。另外，二级学院办公室作为综合办公室，更多的是处理大量的事务性工作，每天需要面对处理的信息量非常多，工作内容也十分广泛。事无巨细，涉及从日常具体事务的处理，如接待来访、安排车辆、建档备案等，各类待办事项的及时反馈、重大活动的组织协调、领导交办的各类问题、及各种突发性事件的第一时间处理等，因而如何在面对众多头绪时候，定位好自身职能，做到面面俱到，妥善处理各种事情就显得尤为重要。

2 二级学院办公室的职能特点

校院二级管理体制下，进一步扩大了二级学院自主办学的权利，实现了办学重心下移。一方面调动了二级学院的积极性。由于二级学院权利的扩大，在招生就业、人事、财务、教学、科研等方面加大二级学院的自主权，发挥了管理人员和教学人员的热情;另一方面也加强了对二级学院办公室的要求。二级学院办公室参与了几乎所有的事务，配合院领导做好总协调的工作，协调学院内部形成良性循环，获得健康发展。因而二级学院办公室作为一个综合性的管理机构，对外和对内都起着至关重要的纽带作用，协助领导配置全院资源，形成整体合力，为二级学院的可持续发展提供优质高效的服务。概括起来，可以用五个词囊括二级学院办公室的职能特点：内外、上下、协助、帮助、服务。

首先，二级学院办公室由于工作内容的综合性、广泛性及复杂性，对外起着二级学院窗口的作用，任何外来单位、个人都会首选二级学院办公室进行咨询联系，因而二级学院办公室对于二级学院的形象宣传是第一位的，作为学院对外联系的第一接触点，甚至可能直接影响外来单位和个人对学院的形象认知。因此二级学院办公室必须认真严谨，高度自律，发挥好学校及本学院对外联系的形象窗口作用。另外，对内二级学院办公室需要认真把外来信息汇总、整理、反馈给学院相关部门及领导。经领导研究同意后，二级学院办公室的工作就涉及到双方时间内容等合作事务的协调组织安排，内外协调，从头至尾参与对外事务。因而，二级学院办公室的内外工作对学院与外单位合作能否顺利开展起着重要作用。

其次，二级学院办公室起着上下协调，上通下达的职能作用。一方面二级学院办公室要把学校上级部门及其它兄弟部门的各种新情况、新要求、新问题等及时收集、分析归纳、汇总反映给本部门领导班子，并把本学院的最终处理意见反馈给上级部门。另外在本部门内部，要把教职员工关注的热点、焦点、难点等各种需求意见及时反映给部门领导，让部门领导及时把握教职员工最关心的切身利益;也要积极把领导安排传达的各种政治、教学、科研、学习研讨等集体活动的信息及时快速传达给每一位教职员工。

再次，二级学院办公室起着协助部门领导工作。不仅仅是信息咨询，还包括协助贯彻落实政策和监督落实成效等作用。二级学院办公室在工作中需要主动对部门全局工作、重点工作深入研究。首先做好信息咨询。二级学院办公室是个信息汇总的地方，除做好本部门工作材料的整理归档外，还必须汇总好学校内部、社会外部所有相关信息，及时了解掌握本学院教职员工的需求，经过分析研判、及时归纳，第一时间报送部门，做好领导的千里眼与顺风耳。另外对上级及学院领导部署的工作，协助贯彻落实并监督成效，对工作的推进情况及时掌握、分析、反馈、处理、督办等。

然后，二级学院办公室起着帮助教职员工的作用。主要涉及了解本部门教职员工的困难，小问题及时帮助，归口解决，将难以解决的事情上报到领导处，协助圆满解决。由于部门教师主要任务是教学工作，很少涉及行政工作，因而很多教职工不清楚学校其它相关部门办理事务的程序。这时办公室就有义务帮助教职员工，如帮助教师理清职称申报及聘任的材料、财务报账的流程、要求等，帮助他们落实好材料、流程等事项，完成事务办理。

最后，服务职能。简单概括二级学院办公室的工作内容可以用办文、办事、办会来说明。这三项工作内容都涉及到服务职能。二级学院办公室是二级学院所有行政公文的发出站和接收站，其中涉及二级学院的各种经费申请、立项申报、意见反馈等等都是由办公室在汇总部门全体员工的意见基础上，经部门领导的批示，最终形成文字上报给相关领导部门的。因而在办文的过程中，必须服务好本部门，真实反映本部门的情况和需求;在对外工作中，把外来文件汇总及时反映给部门相关领导，并把处理意见及时反馈。另外在办事和办会中，更是强调服务职能的重要性。可以说二级学院的办公室所有事务都是围绕二级学院教职工的利益开展的，因而在办事过程中，如何服务到家，满足大家的需求是非常关键的。办会更是考验二级学院办公室服务职能，从办会前筹备阶段开始、大到整个会议的流程安排，小到座次牌摆放及会场服务，会议的用餐、用车等，种种细节都需要二级学院办公室事无巨细、充分考虑，才能把服务做好，杜绝出现纰漏。

3 当前问题

二级学院办公室在实际工作中也出现很多问题。首先，工作内容繁杂，头绪多。二级学院办公室往往专职人员配备不够，一个人需要同时处理多项事务，因而在具体的工作中，只能按部就班工作以保证按时完成，很难创新性解决事务，提高日常工作的效率。其次，二级学院办公室专职人员素质需要提高及未来发展受阻。当前各高校普遍重视教学队伍发展，对于学院办公室等管理岗位发展问题重视不够，大多存在学历低、职称低，晋升难度大，岗位缺乏专门的教育管理人才，严重影响年轻职员的工作积极性。再次，二级学院办公室管理的信息化水平不高。二级学院中教师主体绝大多数只有在有教学任务、教研活动等情况集中在学校，其它大部分时间属于分散管理状态，但目前二级学院办公室更多利用的还是电话、粘贴通知、短信等形式通知教职工，如何提高办公室管理的信息化程度，快速高效地把信息传递给部门教职工有着重要的意义。

4 工作创新途径

二级学院办公室是二级学院的中心，直接为二级学院领导服务，协助贯彻落实党和国家的路线、方针、政策及教育部、教委、学校、学院层面的工作部署，因而，加强二级学院办公室工作创新对高效保质服务教学，促进学院的健康发展有着重要的意义。

（1）一专多能，提高业务素质。信息化的时代背景下，除要求我们二级学院办公室人员坚持绝对忠诚的政治品格外，还要不断更新知识，提高自己现代化管理的理论和技术手段。由于二级学院办公室更多的是从事辅助、协调工作，因而必须要求一专多能。既要成为办公室管理工作的专家，还要熟知财务知识、法律知识、公文知识等，对相关的各项规章制度和办事流程了如指掌。这样才能更好地起到信息咨询与综合协调的作用。

（2）转换思维，更新工作意识。二级学院办公室工作人员要努力转换思维，改变过去的“等命令、听吩咐”被动工作意识，主动出击、主动工作。工作中大胆创新，及时总结工作，打破陈规陋习，全面掌握新问题、新情况，及早做出工作预案。另外，二级学院办公室工作内容多，但事无巨细，不能出现一点纰漏。因而要强化全局意识，工作要有很强的计划性。对工作有预见性，做好重点工作的同时，也处理好全面工作。最后，工作中坚持求真务实，勤于思考、总结，对任何工作都力求最优方案，确保每项工作的贯彻落实。

（3）管理信息化，创新服务方式。工作中不断学习新知识，掌握新手段，适应社会发展，努力做到管理信息化，不断地用更吸引人、新颖、有效的新载体去开创工作的新局面。除了一般的公告栏、电话外，还要充分发挥网络办公系统的作用，提升全体教职员工的流程化管理意识，建立及时通畅的网络办公系统传达体系，做到全部流程信息化管理和规范化运行，在保障公平透明的基础上既实现了高效管理，又便于部门工作科学地归档备案。另外在一切信息传达工作上还要积极采用其他通讯形式作为有效补充，如QQ、微信等，以更方便快捷的工作方式进行上传下达。

（4）量化工作内容，创新制度建设。把办公室工作内容细化到事、量化到人，扭转办公室工作是“打杂”的印象。使每项工作“实化”、可评价，每项工作都能看得见摸得着，最终建立激励机制，完善管理制度。通过强化岗位分类管理，明确不同类型岗位的职责和任职条件，制定聘用、考核、晋升及奖惩办法，实现用制度来保障办公室人员的提升途径等，从而调动办公室人员的工作活力，提升工作水平。

参考文献

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