提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

黄育杏

摘要：办公室是企业的处理中心，办公室文秘需要处理企业内部多种繁重的工作，因此提高办公室文秘工作质量和水平对于企业经营和管理是极为重要的。本文通过简单介绍办公室文秘的重要作用以及工作原则，提出了几点提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略，希望对改善企业管理和提高企业办事效率有所帮助。

关键词：办公室；文秘工作；工作质量；策略分析

办公室在机关或企业单位中居于中心地位，办公室担负着多种繁重工作，既要向下级传达领导阶层的命令与要求，又要将基层工作的情况反应给领导；既要协调机关内部的各项事宜，又负担着对外交往。而办公室文秘是办公室中的重要工作人员，文秘的工作质量和水平直接影响着办公的效率和质量，从而影响整个机关的运营和收益情况。因此，必须逐步提高办公室文秘的工作质量和水平。要提高水平，应该由文秘人员自身和机关单位两方面发力。

一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则

办公室是企业的行政和管理中心，它担负着整个企业的行政管理的繁重工作量，上至传达上级领导的任务和要求，下至汇报企业内部各项工作的具体情况，工作量大而且注重细节。同时办公室既要负责对企业内部各项工作和人员进行协调，也要做好对外的信息交流和经济往来交往工作。因此，办公室文秘的工作质量和水平是直接制约企业内部管理的重要因素，必须重视提高办公室文秘工作质量和水平。

办公室文秘作为重要的工作人员，要遵循必要的工作原则，主要包括：1.遵循职业道德规范，严格要求自身以严谨认真、耐心谨慎的工作态度对待办公室的繁重工作，自觉遵守公司的办事制度；2.努力提高自身的职业素养和办事水平，有针对性地安排办公室工作，提高办事效率和质量；3.服从上级安排，做好上下级之间的沟通协调工作，保证企业内部的有序运转。假如每位办公室文秘都能自觉遵守这些办公室的原则性要求，那么办公室文秘的工作质量就会得到有效的提升。

二、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

文秘工作不单纯是纯文字的工作，即便是文字工作，其水平高低、造诣深浅也并不仅仅体现在语体、修辞、章句等方面。有一种说法是，“才、学、识三长，识为尤重”，这是很有道理的。从一定意义上说，文秘工作者如果没有正确的见解，不会观察问题、分析问题，不主动想办法出主意拿出有益的策见，不过是一个记录员而已。“文以辩诘为能，事以明核为美”。要想“明核”事物，洞察其内部规律，并提出独到的意见和办法，这就需要文外的功夫，需要扎实的实践经验，需要创造性的工作，需要胆识的锤炼，需要素养的不断提高。办公室文秘要提高专业素质，应当从以下几方面注意：

1、提高办事效率。文秘工作的范围，大到机关的决策，小到日常琐事，都需要一一处理，在处理过程中注意科学合理的方法，会达到“事倍功半”的效果。

2、办事要有计划性。计划性要求具有超前意识，结合所在机关的工作情况与以往经验，提前思考需要完成什么工作，并且想办法解决。办公室文秘每天都要接到新的任务，这些任务不但繁杂而且时效性强，还会面临突发任务，这些都不允许有遗漏和重复的现象。办公室文秘一般都有速记能力，因此要将需要处理的事宜在分门别类的基础上记录好，避免遗漏，同时应该留出空白以便插进临时突发的任务；需要解决的事情都有轻重缓急之分，办公室文秘当以大局为重，先着手处理重大急需处理的事项，万不可因为自己的兴趣所在或者贪图轻松，捡芝麻丢西瓜。这样进行计划，并且条理化的开展工作，也有助于办事效率的提高。

3、跟领导及时沟通。作为办公室文秘人员，要及时落实领导的指示，不能讨价还价；同时也要活跃思维，凡事要有主见，职责之内的事务要全盘接受，认为不妥的要及时和领导沟通，提出疑问，毕竟领导的决策也未必是十全十美的，这样一旦出现决策失误的问题就能最快地解决。

4、提高办事效能。效率仅是第一步，是速度上的要求。而评估办事的最终标准的是效能。如果办公室文秘一天的工作量很大，但事情都没有办好，这就是没有效能。效能追求的是质量。

5、不断更新知识，拓宽解决问题的思路。无论是在事业单位还是企业单位，随时都有新思想的注入。作为办公文秘，要紧跟时代步伐，关注所在行业发展的新动向，新政策，同时要接受文秘技能培训，了解并实践对新时代文秘的新要求。还要学习目前流行的办公自动化方面的更新。掌控的信息越多，解决问题的思路就越宽。通过各种途径解决某一问题，才会合理有效。

6、保持工作热情与积极性，凡事求质量。文秘人员的工作情绪高涨，会积极开展工作，但是做事不尽力，质量就不上乘；比如，办公室文秘在接到领导要求写发言稿，对于具有扎实文字功底的文秘人员来说可以很快完结，但是不注意积累经验，稿件的内容很可能不符合讲话的情境和要求，因此，必须重视质量问题，不能急于下笔，在接到任务时要事先做好准备，及时询问领导对于发言稿的要求。盲目热情是要戒绝的。

7、严格遵守公司规章制度。这是最基本的职业道德。文秘工作工作量大，要做到不迟到，不早退；上班可以早到，对当天的工作有几分把握，如果匆忙赶到领导已经开始布置任务，很可能由于一时慌乱而导致工作的偏差，给机关带来困扰；同时，学会充分利用边角余料时间，将手头资料整理的井井有条。其他的大方面的制度，遵守更是不在话下，比如保密制度等。

8、凡事以大局为重，不能贪图小便宜。办公室文秘应该以机关的利益为工作的基本点，一切工作都要围绕此铺开。为了大局利益，不仅要承受住工作压力，还要忍受得了挫折和委屈；切忌假公济私。

三、结语

办公室是做好企业管理和行政工作的重要处理中心，提高办公室文秘的工作质量和水平是办公室工作的重点。本文建议办公室管理中可以实施领导组织办公室文秘职员培训、开展文秘技能培训和升职考核、设置奖惩制度等策略，有效提高办公室文秘的工作质量和水平。

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