浅析高校人事档案信息化趋势

杨娅楠 岳凤文

随着党的十八大明确提出“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路”，“信息化”成为国家的重要发展战略之一。教育系统的信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。高校人事档案是全面、真实记录一个人主要经历，包括教育经历、工作经历、科研教学成果等的重要文件，具有一定的流动性、动态性和机密性等特点。高校人事档案作为高校人事工作不可或缺的组成部分，是人事工作的基础和人力资源建设的重要依据，人事档案的信息化建设必将成为档案管理工作的发展趋势和教育系统信息化建设工作重点。

一、现行高校人事档案管理制度

随着信息化社会的到来和计算机等智能工具的广泛应用，信息的主要储存介质发生了变化，由原来的单一的纸质介质，逐步出现了可以储存电子文档的光盘、磁盘等电子介质。人事档案的管理也逐渐形成了纸质档案与电子文件并存的管理模式。

长期以来，纸质作为信息的主要载体被广泛应用，纸质档案不易涂改，有修改的痕迹容易发现，纸质档案的真实性和安全性得到保障，使纸质档案具有很强的凭证效力和法律效力。纸质档案具有不可忽略的优势，作为档案信息的主要储存介质仍然行使着历史使命。电子档案是新兴的档案信息储存方式，与传统纸质档案相比较，电子档案容易被修改和被破坏，且修改的痕迹不容易被发现，稳定性较差。由于技术方面的限制，电子档案不易于安全保密。因此，电子档案的凭证效力难以得到保障，法律效力更难以得到司法部门的认可。基于上述因素，高校人事档案将在很长一段时间内由纸质档案和电子档案并存，两者互补优势，共同发挥作用，高校人事档案管理将会形成多元化模式。

目前，高校人事档案管理主要存在两种形式：双套制、双轨制。

所谓双套制是指电子文档的管理、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。双轨制是指在文件生成和运转过程中，两者共存，即电子档案和纸质档案同步随业务流程运转，文件在进入运转程序时就形成电子档案和纸质档案两种版本，业务人员对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。而最终双轨制的办理结果也是档案的双套归档。

这种管理模式下会产生大量的重复性工作，任何档案信息的更新必然要两种档案方式同时进行。纸质档案的存储需要大量的空间，不利于检索和查阅，容易受环境影响造成损毁。而随着信息技术的不断成熟、电子档案在立法方面的不断进步，电子档案容易操作、储存空间小等优点被人广泛接受，电子档案的优越性不断突显，逐渐出现独立存在的电子档案。如何加强建设和完善档案管理的信息化，建立健全电子档案管理模式显得尤为重要。

二、如何建设信息化的档案管理

（一）建立完善的电子档案管理平台

第一，建立完善的电子档案管理制度，制定电子档案管理标准化的流程，对电子文件的录入、编辑、修改、更新和归档制定相应的规范措施。第二，建立完善的电子档案管理系统，利用先进的计算机技术，建立统一全面的管理系统，可以实现对不同条件的人员信息的检索、统计、归纳等操作。第三，建立严格的安全保密措施，可以采取专人管理、权限认证、数字签名以及各种加密措施保障电子档案的安全性和保密性。

（二）提高档案管理人员的整体素质

要实现高校档案管理信息化，需要有高素质的档案管理人员作为前提。无论是管理业务能力还是电子计算机等智能工具的操作能力，都对档案管理人员提出了更高的要求。要保障高校人事档案信息的真实性、可靠性以及及时有效地利用，需要对档案管理人员进行业务能力和操作技能的培训。一是要加强档案管理人员对本职工作的认识，熟悉高校档案管理的工作流程，明确工作职责，树立高度的责任心，确保管理信息的真实可靠。二是加强档案管理人员对利用计算机等智能工具管理人事档案的能力，包括对档案信息的收集、整理、编目、归档、查阅等能力，保障电子档案同纸质档案发挥同样的作用。

（三）在具有安全保障的电子信息平台上，逐步实现纸质档案转变为电子档案

首先要整理、核对现有的纸质档案，确定档案内容的真实可靠。对人事档案的内容进行归纳整理，相同内容以统一的标准进行规范，是进行纸质档案向电子档案转变的基础性工作。其次对已经形成的电子档案进行日常的更新和维护工作。由于高校人事档案对应的个体是每位教职员工，他们的档案信息不是一成不变的，因此需要每隔一段时间，对每位教职员工的信息进行统计，更新原有的档案信息。这一过程要保证充分地得到教职员工的支持和合作。

三、结束语

高校人事档案管理工作的信息化进程是一项长远的工作，需要从上到下的支持和努力。校领导要认识到档案信息工作的重要性，推动信息平台的建设;管理人员要提高自身的综合素质，增强保密性，只有这样才能推进高校人事档案信息化的进程。

【参考文献】

[1]姚晓琴. 高校人事档案信息化管理的现状及对策[J].运城学院学报，2011（4）.

[2]樊美丽. 事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案，2010（S1）：5-6.