交通工程监理资料有效管理的探讨

邬佳位

（舟山市交通工程质量监督局， 浙江 舟山 316021）

交通工程监理资料有效管理的探讨

邬佳位

（舟山市交通工程质量监督局， 浙江 舟山 316021）

交通工程监理资料是交通工程资料文件档案的重要内容。一份完整有效的逻辑严密的监理资料能够全面客观地完整重现交通建设项目的施工建设过程。而实际监理资料问题重重，现状不容乐观，难以达到交竣工资料档案验收要求。就如何有效管理监理资料进行了总结思考，提出三点措施以供探讨。

交通工程；监理资料；文档管理

0 引 言

我国工程监理制度自 1988 年起步，已历经 20 余年的发展，为交通工程建设健康发展发挥了重要作用，监理履约除了保证质量、安全、进度和环保，还需形成完整同步真实有效分类有序的内业资料。笔者结合多年现场监督执法检查监理内业资料所积累的经验进行了总结思考。

1 监理资料的现状和存在的问题

1.1 “重建设、轻资料”的思维依旧存在

监理人员通常把监理内业资料作为应付平时检查和交竣工资料验收的附件看待，并没有真正认识到资料的重要性。很多监理人员仍旧简单地认为只要抓牢工程建设的质量、安全、进度和环保工作就可以了，很多监理资料并没有随着主体工程的进展形成，往往采用临时突击、事后补做，导致监理原始资料不完整，文档顺序逻辑混乱、数据失真无效；监理办的资料管理制度混乱，未建立行之有效的管理思维，每个监理的方式往往因人而异，给最终监理资料的归档整理带来困难。

1.2 监理人员变更频繁忽视资料交接工作

监理人员变更频繁，忽视资料交接工作，造成资料的缺失重复逻辑混乱。部分监理办未配备专职资料员，容易导致各阶段的监理做资料各自为战，经常出现该做的资料却无人负责的现象。

1.3 施工与监理未就资料报审充分协商

施工单位与监理单位未就资料报审事宜充分协商，缺乏共识，导致施工单位不报审或报审不及时的现象时有发生，而监理处在被动的催促报审状态，严重影响监理内业的正常开展。

1.4 部分监理业务能力差，缺乏工作责任心

监理行业鱼龙混杂，不乏缺少工程技术知识和监理经验的从业人员，工作素质不高，业务能力差，无法有效履行监理内业资料的职责。部分监理人员缺乏责任心，工作态度消极，未认真有效收集材料，使监理资料流于形式，丧失价值。

2 监理资料的重要性

2.1 监理资料是记录监理工作的主要载体

监理单位发出和反馈的各种通知和报审材料。这些信息流就是记录监理人员如何对交通工程项目实施“三控三管一协调”的工作，记录“事前、事中、事后”的控制工作。监理资料工作能从一个侧面反映监理履约服务的质量。

2.2 监理资料是监理工作服务质量的重要依据

监理工作属于一种无形的服务，没有像工程项目那样的可见实体，而监理资料作为监理服务的有效载体，就成为了监理工作服务质量的重要依据，成为有关行政监督管理部门、项目建设单位检查监理服务是否如实按照合同履约的检查对象。

2.3 监理资料是追溯交通工程项目建设的重要依据

监理参与了交通建设项目的全过程实施，履行了监理的“三控三管一协调”的工作，有效地沟通协调了建设各方的利益诉求。一份完整有效、逻辑严密的监理资料能够全面客观地完整重现交通建设项目的施工建设过程。

2.4 监理资料是监理体现自我价值、进行自我保护的重要证据

监理工作的本身实质上就是一种智力服务，无形的服务价值借助实体的资料就能体现出来。另外在交通建设领域，监理行业也属于高危行业，涉及工程的质量安全廉政环保等问题方方面面。一旦出现相关问题，有关单位对监理单位进行追责，这时监理是否履行了自己的职责就变得十分重要。“重大的安全隐患问题，监理有没发法通知单”，“不合格的质量，监理有没有做相应的抽检”，这时监理资料就成为能最有效反映监理尽到监理职责的救命稻草。

3 监理资料的基本要求

3.1 监理资料的完整重现性

建设工程项目的资料必须是完整的，形成完整的数据链条，各个地方都有自己的交通项目资料分类和归档要求，比如在浙江省按照相关的部省级资料分类和归档规定要求执行，如交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》和浙江省交通厅《浙江省公路工程竣工文件编制办法》。一份完整有效、逻辑严密的监理资料能够全面客观地完整重现交通建设项目的施工建设过程，完整重现当时施工现场的具体情况和监理人员的工作情况。

3.2 监理资料的同步及时性

监理资料应随着工程进展同步完成，及时反映工程进展和工程质量安全状态。首先，工程建设过程完成的质量检查记录和验收资料必须同步完成，不可先施工，后补资料。资料的形成和项目施工建设的过程是同步进行的。同时，监理人员应及时完成监理资料的编写、审批、搜集和整理归档，这些都应该是及时进行的。然后，监理资料应按施工工序顺序形成，逻辑不可颠倒，不可逆着实际施工顺序进行，相应的时间逻辑切忌混乱。

3.3 监理资料的真实有效性

监理资料的真实有效至关重要。监理抽检的数据、施工单位报送的数据以及对施工监理现场的情况都要如实记录，资料填写的内容都应体现真实性。

资料填写的内容部位以及日期都应体现有效性，该由总监签，专监就不能越岗代签；该专监签的，监理员就不能签，由谁来签字体现权责一致性，否则资料不仅无效还要返工。

正是因为真实有效的监理资料能同步及时反映工程进展和工程质量安全状态，完整重现整个工程建设过程，加之监理资料如此重要，面对监理资料的严峻现状和存在问题，笔者根据日常监督检查过程的所见所想所感，总结优秀的管理措施探讨、创新的制度建设，在这里提出三大措施进行交流探讨，交通工程监理资料管理要行之有效，需要从资料管理制度建设、监理办资料日常管理措施、监理人员队伍加强自身建设等三方面入手。

4 完善资料管理制度建设

4.1 监理资料分类建档

分类建档是指对监理过程中涉及到的资料进行分类、建档、集中存放以便查找，宜分为：内部管理文件、内部监理文件、合同文件、监理报表、会议资料、外来文件、监理发文、计量支付资料、质量评定资料、开工前承包人报审材料、试验资料、索赔资料、工程验收资料 13 类。

4.2 监理资料文件编码

文件编码是监理办日常使用的并要具体到每份文件的编号，如来往文函、会议纪要、监理通知等资料。对于多标段工程，每个标段都有监理办向建设单位发函编号、监理办向施工单位发函编号、施工单位向监理发函编号，合理编排编号相当重要，否则会给管理带来混乱。

4.3 监理资料数据库

资料数据库可分为索引管理数据库和电子文档数据库，前者主要利用 Excel 软件建立资料索引目录，将每份文件的处理过程及结果登录其中“对号入座”；后者主要是指在电脑中建立监理资料内容的文件夹。如此这样，监理资料目录利用 Excel 软件管理查找文件变得便捷有效；电子文档数据库按照分类建档、文件编码将电子资料组织到有序排列的文件夹，形成数据库，既是传统纸质文件档案的有效补充，也便于监理单位形成自己的历史管理数据。

4.4 监理资料管理细则

监理办应编制资料管理细则，根据工程的特点把资料管理的内容以细则的形式反映出来，把资料的依据、规范要求和资料管理人员的职责等以资料管理细则的形式详细编写出来，明确各方对监理资料报审、反馈、整理归档和验收的责任要求，并由建设单位批准，工程参建各方共同遵守。

4.5 监理资料统一格式

监理办专职资料员和各专业岗位监理应熟悉交通工程监理资料的有关规定和表式，采用部省市三级一体的统一的监理资料表格。对照有关资料管理的规定，从工程开始至竣工验收全过程适时进行资料的编制、收集与整理归档，保证工程资料的真实、有效、完整，做到资料管理统一有序，查找快捷。

4.6 监理资料内部定期自检和监理公司考核奖惩

监理办内部要定期组织对资料进行自检。按照监理资料归档、文件管理的有关规定统一要求，对监理资料整理的完整性、及时性、有效性和归档外观质量进行自查，发现问题及时整改。同时在监理公司层面，要建立监理资料考核奖惩机制，每季度进行资料的检查考核，要求各监理办及时整改，并将检查整改情况与监理办的绩效挂钩，进行奖惩。

5 深化日常管理措施

5.1 监理资料管理交底

监理工地例会，尤其是第一次监理工地会议，应结合监理资料管理实施细则对施工单位做好有关监理资料管理的交底工作。

5.2 监理资料统一程序管理及时归档

监理办对监理资料内部流转流程应该统一建立一套程序化管理方法，做到一份监理资料填写开始到最终归档存底。监理资料，尤其是重要资料应及时归档。

5.3 监理资料定岗定人分工合作

监理资料也要定岗定人，监理资料的收集、整理和归档需要专职资料员负责，各专业监理工程师要分别负责本专业、本岗位的资料收集和整理工作。

5.4 日常管理措施的注意事项

(1)监理资料存档都要求原件，特殊情况下以复印件存档必须在附页上说明原件去向。

(2)监理资料宜按时间程序整理，对应项目施工的实际进程。

(3)资料分类类别不要随意更改，应严格遵循分类类别将资料归档，不可随意归档，否则，容易给最终工程交竣工监理资料验收造成相当大的麻烦。

(4)根据项目的文件资料往来及时更新录入到监理资料数据库，尤其是对外来文件中施工单位的来文要及时登记处理过程及处理结果，以便做到查阅时方便、快捷。

(5)文档资料宜遵循顺序装订：先成果性材料，后原始材料；先文字材料，后图样材料；文字材料按时间、程序排列；图样按图号和目录顺序排列；特殊载体的材料要按规定办理。

6 加强人员培训学习

6.1 加强监理办人员岗前培训，明确职责，加深认知，倡导团队合作

具有高度的责任心和良好的团队协作精神是监理人员必备的重要素质，否则做不好监理这份工作。有些监理人员由于在这方面欠佳，往往造成了无法弥补的后果。所以，监理单位要加强每个监理办进场前的监理人员岗前培训，明确监理职责，加深对监理本质的认知，倡导监理团队合作的精神。具体来说，就是以认真负责的态度和积极主动的协作精神管理好工程项目，为建设单位提供优质的监理服务；而监理工作往往是由多个监理人员以团队的形式协作完成的，监理人员的责任心和协作精神就显得尤为重要，每个监理的工作成果都与其他监理有密切联系，任何一个环节都会影响这个监理服务项目的质量，因此每位监理都必须保证监理工作质量，对自己的工作负责，才能确保整个监理服务的履约。

6.2 加强监理业务的培训学习，提高管理水平

监理单位应定期组织本单位内部的监理人员培训，邀请公司内业务水平高，对监理资料熟悉的监理工程师来讲解，形成向资格老、业务骨干学习的氛围，提高监理管理水平。同时也应积极参加由行业主管部门或行政监督管理部门组织的监理业务培训或有工程技术专业和档案技术专业的专家授课的培训。

6.3 设置专职资料员，稳定监理队伍，减少人员无序变更

监理人员，尤其是现场监理，不仅要做好监理的施工现场监督管理工作，而且还要及时记录归档相关的监理资料，工作繁多难免会出现纰漏，监理办宜设置专职的监理资料管理人员，协调各监理人员的资料管理工作。同时，一个监理办工作的成果离不开一支稳定的监理队伍，监理变更交接越多，监理资料连续性越差，所以减少监理办人员的变更也很重要。

7 结 语

交通工程监理资料管理是一项专业性较强的管理工作，涉及到资料的收集、整理和归档等工作的方方面面，并有完整性、同步性和有效性等基本要求，不仅是工程监理工作的全过程记录，也是工程建设成果的结晶。面对现阶段存在的问题，如何加强监理资料管理需要对症下药，加强资料管理制度建设、严格执行监理办资料日常管理措施、提升监理人员队伍自身建设，行之有效地采取三大措施有利于监理有效管理好交通工程监理内业，形成一份完整、同步、真实、有效、分类有序的监理资料。

[1] 房尉文.浅谈建立符合规范要求的施工监理资料系统[J].技术与市场，2014(01).

[2] 刘贵庆.论施工资料管理[J].山西建筑，2010 (15).

[3] 高磊，汪莲.监理资料整理与管理[J].工程与建设，2009(01).

[4] 滕玉龙.浅谈施工资料管理存在的问题和处理措施[J].甘肃科技，2004(04).

[5] 赵续民.浅谈工程监理资料管理[J].山西水利，2003(04).

TU712

B

1007-4104(2015)10-0033-04

2015-06-10

邬佳位(1988—)，男，学士学位，工程师。

通信地址：浙江省舟山市新城海天大道681号行政中心3号楼12楼交通工程质量监督局；E-mail: xinqujianshe2011@qq.com