多部门合作模式下校准实验室设备采购规范化管理

任志刚 邵鹏飞 郑 莹 胡 畅 马 欣

(西安计量技术研究院，西安 710068)



多部门合作模式下校准实验室设备采购规范化管理

任志刚 邵鹏飞 郑 莹 胡 畅 马 欣

(西安计量技术研究院，西安 710068)

针对目前校准实验室设备采购多部门合作管理的现状及存在问题，分析了影响设备采购规范化的关键因素，并结合实际工作，提出了一整套科学化、规范化的设备采购多部门合作管理机制。

校准实验室；设备采购；多部门合作

0 引言

近年来,随着校准实验室快速发展，对设备的需求和投入迅速上升，很多校准实验室采取了多部门合作的管理模式，其优点在于便于相互制约、防止权利集中，但同时容易出现管理分散、缺乏沟通、相互推诿的现象。严重时，会直接影响采购质量和效率。因此，如何规范多部门合作下校准实验室设备采购流程及标准已成为当务之急。本文通过一系列切实可行的管理模型和方法，力求达到合理配合、减少失误，增加透明度的目的。

1 存在问题及原因

目前，校准实验室在多部门合作模式下，设备采购容易出现以下问题：

1)缺乏规范化作业程序，造成部门之间沟通和衔接不畅；2)设备管理部门与固定资产管理部门两套台账不一致，存在未验收就进入固定资产台账的风险；3)盲目追求高新产品，与本单位实际情况脱节,造成设备闲置；4)缺乏资源共享机制，导致设备重复购置；5)设备验收缺乏标准验收规范，草率验收，出现问题相互推诿。

2 总体原则

校准实验室设备采购总体原则为：具有前瞻性，注重实用，避免重复。其重点在于前期可行性调研及评估、设备验收及管理流程规范化。

3 规范化管理流程

根据上述原则，设备采购规范化管理可分为5个阶段，具体流程如下：

3.1 角色设置

根据模块化管理思想，结合校准实验室设备采购特点，可设置以下角色：

使用部门(含设备使用人、保管人)、审批部门、技术委员会、采购部门、财务部门、验收部门、设备管理部门(含设备管理员)、固定资产管理部门(含固定资产管理员)。

3.2 采购申请

3.2.1 申请提出

使用部门提出采购申请，审批部门召集技术委员会，对拟购设备的市场前景、先进性、是否符合规程规范要求、与机构长期战略吻合度等进行初步评价；对运营成本、场地、环境要求进行初步论证。在此基础上形成年度采购初步计划[1]。

3.2.2 调研论证

对已列入初步计划的项目，使用部门针对其可行性、合理性、先进性进行详细论证，并形成调研报告。调研形式可分为厂家咨询、专家咨询、同行咨询、现场演示、短期试用、市场调研等形式。调研报告包括：

1)使用部门近几年的业务收入,申请采购理由、用途及对机构业务发展的影响；

2)是否能够利用现有资源，实现资源共享，是否可与外单位达成协作方案；

3)本地其他机构同类设备拥有情况、市场占有率、设备品牌、型号、生产厂家、采购价格、使用和投入产出情况以及使用中发现的问题；

4)可开展的检定、校准项目，对应的收费标准、对应的认证、认可、行政许可类型及其获证企业数量；

5)现有人员、场地、环境及配套设施的可行性。对现有条件无法满足的须提出改进措施；

6)风险分析，尤其对需委托加工,应充分说明委托加工的原因,以及现有设备不能满足需要的理由，并制定严格的验收标准[2]；

7)工作量及业务收入预测分析；

8)不同品牌同类设备比较；

9)现场演示情况，含设备使用人、技术专家以及相关部门对现场演示效果分别做出评价；

10)实地考察报告。

3.2.3 申请审核

对调研报告审核可分为：网上相关资料搜索；相关论文、参考文献查询；约谈厂家技术人员；其他校准实验室同类设备咨询；技术专家咨询。审核重点为：1)报告完整性；2)是否重复购置；3)产品技术是否成熟，是否处于技术代谢末期；4)供应商是否合格；5)人员、环境条件是否具备；6)报价是否超过网上平均报价。

审核结束后，审批部门将结果反馈使用部门，使用部门申述或整改，对未整改或整改不达标的采购程序终止。

3.2.4 设备试用

使用部门可与设备生产商达成书面协议，进行短期试用，以加深了解。设备试用一般不超过6个月，试用完毕须提交试用报告。

3.3 采购计划形成

实施8个步骤：

3.3.1 专家评价

通过审核的调研报告将被寄送到随机抽取的相关领域技术专家手中，专家对调研报告逐项打分，并提出整改意见。

3.3.2 集中评价

技术委员会在听取相关部门上年度设备投资收益情况、设备完好情况、本年度业务重点及投资重点汇报的基础上，采用现场提问、专家答疑、厂方咨询等方式对所有调研报告进行集中评价，现场公布得分情况。

3.3.3 计划确定

审批部门将集中评价结果汇报最高管理者，最高管理者确定采购项目，并根据战略部署和业务发展需要提出新的采购需求，形成年度采购计划。

3.3.4 计划公示

计划公示可分为内部公示和网上招标公示，前者是为了使各使用部门明确当年采购项目，并就其中存在的问题进行申诉，后者是便于设备使用人、采购部门、技术专家、应标方就拟采购设备的配置清单、技术参数、商务条件进行协商,并依据调研报告逐项确定拟购设备的参数、技术指标、供应商资质、参考价格、售后服务承诺和索赔条款。

3.3.5 预算编写

经过公示的设备，使用部门可依据调研报告编写预算申请书。

3.3.6 指标确认

审批部门对所有预算申请书进行汇总，形成《采购项目实施申请审批表》，并下发使用部门对技术指标进行最终签字确认。

3.3.7 结果反馈

1)财务部门根据年度设备采购计划结合下年度资金使用情况编制下年度预算。如发生变动，财务部门应及时通知审批部门和采购部门对预算进行调整。

2)预算批准后，财务部门将年度设备采购计划连同《采购项目实施申请审批表》下发采购部门、使用部门和设备管理部门。以便于了解下年度采购项目。

3.3.8 采购实施

1)采购部门按财政预算实施采购。并签订采购《采购合同》，对于同一合同下涉及多台设备应付设备一览表。

2)招标结束后，采购部门书面告知使用部门中标结果，以便于对出现的问题及时处理。

3.4 安装调试

安装调试前，设备供应商应对设备使用人进行开机前培训，以帮助其熟悉设备的基本原理、调试方法和维护细节。设备使用人应做好安装调试记录。并对随机附带测试软件在数据处理方面的正确性和独立出证系统如何与校准实验室内部管理系统对接等问题进行确认。安装调试结束后应立即试运行，试运行期间应对设备进行重复性和稳定性实验。

3.5 设备验收

设备验收一般分为:验收前准备、开箱验收、资料收集、验收确认、资产登记和总体验收5个阶段。其中：

3.5.1验收前准备

1)完成安装调试后，使用部门与采购部门约定验收具体事项;2)验收前，采购部门将《采购合同》复印件转交设备管理员，并配合其完成《设备采购合同验收清单》；3)验收准备完成后(包括设备送检)，采购部门通知各验收部门进行验收。

3.5.2 开箱验收

1)开箱前检查

设备到货后，采购部门应进行“开箱前检查”，包括清点包装箱个数,检查包装上的标签和包装外观,若存在包装箱有碰撞痕、破损、雨淋、倾斜、倒置、挤压等异常现象，应逐项登记说明并双方确认，必要时采购部门留下影音资料，以备后续索赔工作。

2)开箱检查

采购部门和财务部门根据《采购合同》，对《设备采购合同验收清单》与合同在器具名称、型号规格、价格上的一致性进行核查；以确保设备管理和固定资产两套台账的一致。

采购部门、审批部门、使用部门、设备管理部门和供应商共同对拟验收设备实施“开箱检查”，包括对照《采购合同》、《年度设备采购计划》、《设备采购合同验收清单》逐一清点主机、附件、选配件、备件和随机的消耗品与合同的规定是否一致，若发现漏项、缺件、部件不合格等现象应做出记录；检查设备及其选配件名称、测量范围、精度等级、其他技术要求等是否符合要求。对两者不一致的地方应予以记录，围绕合同产生的争议最终应以此为准。

3.5.3 资料收集

1)使用部门负责人确认设备保管人、计量标准负责人和设备授权使用人。并现场填写设备资产卡。

2)审批部门、采购部门向资料管理员移交调研报告、采购合同等资料。进口设备还需提供:进口委托协议书;海关免税证明;进出口登记表;技术条款;外商发票[3]。

3)资料管理员收集装箱单、使用说明书、保修卡、安装调试记录等资料，并将收集到的资料按设备编号进行归档。

4)设备管理员收集量值溯源资料、确认其溯源机构资质是否有效，设备保管人现场填写《量值溯源确认表》，办理出入库手续。

5)如设备随机附带测量软件，采购部门应通知信息化管理部门，对软件进行符合性检查、备份，并填写《软件登记表》。

6)设备管理员将设备的使用说明书、技术资料等复印件提供给设备保管人，设备管理员及时更新业务管理系统设备信息。

3.5.4 验收确认、固定资产登记

各验收部门在《设备采购合同验收清单》上签字确认。清单中所有设备验收完毕后，设备管理员将此单复印后，原件交采购部门。采购部门将此单作为验收单附件，到财务部门办理到货付款手续。固定资产管理员根据此单，将设备详细信息录入固定资产管理系统后，获取设备的固定资产编号，填入本清单，并将此表复印后，交设备管理员对设备卡片和设备一览表等资料进行固定资产编号补充。以确保设备管理和固定资产两套台账的相互关联。

3.5.5 总体验收

总体验收应在设备开箱验收并投入使用一段时间以后。在数量、附件、清单等齐全的情况下,根据相关的验收标准,技术委员会指派专家对设备的技术指标逐项验收。验收合格后，参与验收的人员共同签署验收报告，归档后,设备即可投入使用[4]。

4 结论

校准实验室设备采购质量直接关系到检定、校准和科研工作的正常开展，关系到机构的长期战略和健康发展。本文所指设备特指常规设备，不包括低值易耗设备。对低值易耗设备的采购，实验室可根据自身情况简化处理。如可由使用部门根据需要直接向采购部门提出申请，批准后实施采购，不必经过调研论证等过程。以便于更好地为科研和检测一线服务。

[1] 章奕晖.加强大型仪器设备采购的监督与管理[J].高校实验室工作研究，2007(3)：93-95

[2] 逄冬梅,张勇,陈晓兰,程清天,罗剑梁.加强贵重仪器设备购前论证充分发挥投资效益[J].实验室研究与探索,2007(10)：130-133

[3] 李纪锋.我校大型仪器设备购置存在的若干问题[J].陇东学院学报，2008(5)：126-129

[4] 罗来武.专用测试设备计量管理分析[J].计量技术,2014(4)

10.3969/j.issn.1000-0771.2015.11.19