富士施乐助力企业“轻盈”办公

王哲

富士施乐助力企业“轻盈”办公

王哲

你是否因管理文印设备耗费了大量精力？你的文件管理成本是否清晰可控？你的现有设备是否得到充分有效的利用？其实，优化办公设备资源、提升办公效率、降低整体办公文印成本已经成为每个快速发展企业亟待解决的问题。而U公司已经找到了有效的方法。

U公司是全球最大的高科技建筑系统供应商，员工人数超过12万，年收入达290亿美元，业务遍布60多个国家。进入中国以来，U公司一直处于高速发展阶段。然而，随着业务的不断扩张，公司文印方面的问题也日益凸显，而不断增加的设备，不仅没有使这一情况得到缓解，反而加重了整体文印及设备管理的负担，也令文印成本居高不下。

为解决U公司面临的问题，富士施乐对整个公司的办公环境和输出设备的状况进行了全面考察和评估。这包括评估办公设备的数量、分布情况、采购时间、使用状况、利用率、使用者以及使用者对设备的满意度、期望值、需求等。富士施乐专家发现U公司的问题主要集中在：现有的200多台设备中有部分老旧设备或故障频发或效率低下；部分利用率不高的老式单功能设备早已无法满足如今的高效工作需求；设备的品牌和机型杂乱，当多台设备出现故障或需要更换耗材时，设备管理人员需要分别联系不同品牌的客服，导致效率低下、人工成本增高。

基于这些考评结果，富士施乐为其量身定制了一套独有的一站式服务解决方案——XOS办公管理服务解决方案:通过移动、增加、更换和报废一些办公设备，使U公司的固定资产得到最优化的利用；同时，通过不断优化输出设备管理流程，有效控制了文印成本、提高了工作效率和管理水平，从而提升了企业核心竞争力。

通过一站式文印管理外包服务，U公司的办公输出设备由原来的250台减少至200台，机型也由此前的20种优化为4种，分别为高效低碳的富士施乐黑白数码多功能机ApeosPort-V 4070/6080和智能低碳型彩色数码多功能机ApeosPort-V C3373/5575。先进的文印设备不仅能满足各部门的文印需求，统一的品牌和型号更加便于管理和维护。此外，富士施乐还为每台设备配置了IC卡认证管理系统。这一系统可通过刷卡认证再操作设备的方式避免信息泄露，并利用使用权限的设置帮助企业加强办公设备的管理，有效控制和管理文印成本。

在整个服务过程中，富士施乐还帮助U公司跟踪设备的利用率、管理状况和使用情况，并提供设备维护和耗材更换服务。这些服务让U公司的IT工程师彻底摆脱了在设备日常维护与保养、机器故障、零配件与耗材更换等方面的后顾之忧，使他们可以将更多的时间和精力投入到更有技术含量以及和企业核心业务相关的工作当中。

富士施乐的XOS办公管理服务为U公司的办公设备应用和管理带来了明显的改善。通过这种一站式文印外包服务解决方案，U公司的文印设备管理成本减少了16%，纸张、耗材、电量等的消耗也显著降低。U公司的相关负责人表示：“采用富士施乐XOS办公管理服务后，办公设备管理整体水平明显改善，员工办公效率和满意度也得到有效提升。我们非常高兴能和富士施乐一起享受这种双赢的美好结果。”