浅议我院外事信息工作的建设与管理

顾 晔

浅议我院外事信息工作的建设与管理

顾 晔①

随着医院外事交流活动的增多，医院外事信息的收集和管理工作成为医院相关部门的重点，该文就医院外事信息工作的初步实践和管理等方面进行分析和探讨。

医院 外事信息工作 建设 管理

医院外事信息是指医院与外国团体机构或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、图表及声像载体材料，可以为今后的医院外事交流提供可靠的支撑、参考的信息材料。21世纪来，我院医务工作者出国交流访问的活动日益增多，但是外事信息管理部门还限于传统的人工管理方式。传统的管理方式存在着工作量大、程序繁琐、人工处理易出错、信息资料易丢失等问题。为了解决以上不足，我院借鉴并改进成一种简易的外事信息系统，既方便了管理用户进行外事信息的收集、管理、信息与文字的整合、内容统计、报表生成等工作，又结合档案管理方式，让外事信息管理工作更上一层楼。

1 借鉴关键技术

1.1 MVC技术 MVC(Model——模型；View——视图；Controller——控制器)是一种软件设计典范，其有助于开发复杂的应用程序。MVC框架可以使数据层与表现层分离并通过调用控制逻辑来联系数据层与表现层。通俗地讲，MVC框架设计使得应用程序的输入、输出和处理分开并通过控制逻辑结合起来，进而形成一个完整的Web应用[1]。

2 外事信息系统设计的改进

2.1 系统需求分析 由于很多外事管理模式都是对外办公、在线办公，而我们只针对相关部门开展管理工作，涉及的范围较小，因此结合实际，得出系统主要需求如下：(1)实现外事信息的系统管理，减轻外事信息管理人员的工作负担。(2)实现外事信息的数据统计功能，以便对外事项目进行分析、研究。(3)实现外事资料的管理。

2.2 系统功能模块设计 通过对系统的业务需求分析我们可以将系统功能模块分为：(1)人员派出模块。主要包含医务人员的短期公派出国、长期单位公派出国、短期国家公派出国、长期国家公派出国4个外事业务流程。(2)护照信息模块。主要包含公派护照的号码、种类、姓名、性别、出生年月、出生地点、签发日期、有效日期、所属单位、护照状态、个人照片、护照扫描件等。(3)文件管理模块。主要包含文件报表管理、公告信息管理、文件统计管理、人员信息管理等。

3 外事信息管理与档案管理方式相结合

3.1 收集外事信息 立卷归档整理 我们将1项完整的外事信息录入系统后，按照内容包含拟派申请文件、上级部门的批复文件、外事的批件、派出人员的备案表、邀请函、单位派遣证明、单位营业执照、派出人员身份证复印件、签证表格、签证费用凭证、保险单、住宿单、飞机出票单等立卷归档，并设立统计登记、安全保密制度、外事材料借阅制度，从而使外事信息管理工作逐步走上制度化、规范化的轨道，不断推进管理水平的提高，为医院各项工作提供更好、更全面的服务。

3.2 编写系统存档号 建立实物护照册 外事信息管理除了收集信息，还包含各类护照的收集与存放。在传统管理过程中，我们把护照统一放在文件盒里进行保管，若护照要外用，就找出给本人使用。但查找过程中暴露的问题越来越多，比如，有时要找1本护照就不得不将文件盒来个兜底翻；有时为查1个护照号码，就要重新打开盒子，逐本查找；定期要统计护照使用的记录时，还要逐条写入文档等。使用了管理系统后，方便了信息的查找，但实物的查找还较滞后，因此我们模仿档案管理方式，找来与护照大小相仿的相册，每本护照编写1个存档号，再按照类别(比如国际护照、港澳台通行证等)入册。这样不仅能快速查找系统内护照的相关信息(如护照号码、有效签发日期、证件种类、证件状态等)，还能在第一时间找出实物存放的位置，同时也保护了护照的原件少受翻阅的损坏。

3.3 扫描图片信息 发挥现实意义 建立历史凭证作用。外事图片信息是外事活动中直接形成的原始信息记录，其本质属性即是原始记录性。因而，我们通过扫描将副本保存系统，然后参照档案保存的必要条件保证其原始性和真实性，使原始信息成为记录医院外事历史发展的佐证。

发挥实时宣传作用。外事图片信息保存在系统后，单位可以从不同角度加以利用，这样既能保护图片原件，又能体现更广泛的使用价值。医院可以充分利用内部的报刊、文化长廊、宣传栏、讲座、周会等方式作为交流和沟通的一个有效平台，发布外事交流活动的相关信息，让全院职工有所了解，激发职工对医学的探索，起到沟通宣传作用。

充实医院文化沉淀。外事信息记载着医院外事活动的内容，是丰富文化内涵的重要组成部分。加强外事信息建设可充实档案部门、院史馆、图书馆等，既便于查阅使用，又体现了医院的文化积淀[2]。

4 提升外事信息工作人员的专业素质

4.1 提高外事信息工作人员的信息收集和归档意识 办理1项外事活动往往要经过几个月才能完成，所以产生的文件比较零散，工作人员除了及时收集和录入系统外，还要注意文件产生的前后顺序，并按照档案的归档方式进行整理。平时医院档案部门会定期对外事工作人员进行档案专业知识的培训，与岗位工作知识相结合，能够有效提高工作人员的相关管理意识。

4.2 鼓励外事信息工作人员的创新精神 工作中只有不断地创新，才能有所发展。外事信息工作的创新不仅体现在管理系统方面，也体现在工作人员的能力方面，他们能够结合岗位专业知识、医院实际等，在各方领导的支持下，突破传统思维，开拓工作新领域。

5 结语

我们的外事信息工作还处于发展阶段，存在许多不足。未来我们将持续努力的有：(1)外事信息系统的不断改进；(2)外事管理体制的不断完善；(3)扩大外事信息工作的队伍，引进复合型人才，带来管理新理念。为医院各项事业走向国际舞台发挥更大的作用。

1 李泽，李光军，陈红茜，等.基于MVC模式的高校外事信息系统的设计与实现[J]. 电子技术与软件工程，2014，7：225-226.

2 吴国英.浅谈医院照片档案数字化管理[J].江苏卫生事业管理，2012，1：112-113.

·本文编校 朱 毅·

2014-08-08)

①无锡市第二人民医院 无锡市 214002