人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究

王蕾

（长春广播电视大学，吉林 长春 130051）

人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究

王蕾

（长春广播电视大学，吉林 长春 130051）

人力资源管理在现代管理中的核心作用,已被广泛认知。人事档案管理是人力资源管理工作的重要辅助工具,档案中的资料是企业宝贵的信息资源,在企业的人力资源管理活动中发挥着重要的作用.但是,在现实中人事档案管理在人力资源管理中的应用却不尽如人意.文章从不同类型企业入手,以新的视角看待人事档案管理,重点研究人事档案管理在人力资源管理中出现的各种问题,并提出相应的解决策略,期望引起管理者对人事档案的重视,从而对人事档案管理的发展起到一些促进作用.

人事档案管理；人力资源管理；问题

一、引言

人事档案管理是企业管理中的最重要组成部分和工作内容，曾经在人力资源管理中发挥着重要的作用，尤其在人力资源管理发展的初期这一点表现得更加明显。但随着人力资源管理的进一步发展，人事档案管理的作用渐渐被人们忽略，甚至被淡忘。不仅是在企业，既使是在政府机关，事业单位等公共管理部门，人事档案管理也存在很多问题，不同类型单位和企业，对待人事档案管理各不相同，反应出来的问题也千差万别。下面，我们就从几个不同偏面，分析一下人事档案管理存在的问题。

二、在不同类型组织中人事档案出现的主要问题

1、在政府机关和事业单位，人事档案管理出现的主要问题

（1）人事档案管理内容单一，不全面。人事档案，是指在长期的人事管理活动中形成的，记录员工个人、家庭情况以及工作情况等信息和内容，多方面记录了人员经历、才能、品德、工作表现，并以所在单位集中保存以备查阅的文件资料。可见，人事档案管理内容中必须有才能和工作表现的记录。但是，现在的很多政府机关和事业单位的人事档案管理内容，通常只有员工的简历和一些自然状况的记录，例如，姓名、生日、出生地、家庭成员、学习和工作经历等，而对工作的表现、业绩情况、各人的特点都没有详细的记录，从个人档案中，完全看不出一个人的特点和特长是什么，所以这种人事档案根本不能成为单位选用人才重要依据。

（2）人事档案管理手段落后。近几年来，随着现代化技术的发展，对于人事档案管理的要求越来越科学化、规范化。很多单位现阶段的人事档案管理仍处在传统的管理模式中，经常出现档案收集和整理的不当，造成很多档案分散，甚至丢失，严重影响了人事考察的整体性，从而降低了人力资源使用效力，无法适应人力资源管理的发展趋势。

2、中小企业中人事档案管理出现的问题

（1）人事档案真实性差。相对于政府机关和事业单位，中小企业人事档案的失真现象较多。特别的这几年，科技水平的进步使造假更为便利，个人信息内容失真现象屡屡出现，例如，假身份证，假年龄、假学历、假工作经验等，甚至造假学历都成了行业，可见个人信息失真的现象何其严重，这种现象，一方来是由于中小企业的人事档案管理人员从态度上就没有重视“真假”这个问题，审察不够严格；另一方面是由于这些人事档案管理人员自身人力资源管理水平有限，面对真假难辨的信息，企业管理人员没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动的接收信息。而这种不真实信息，不仅导致人力资源管理人员无法正确评估员工，更有可能给企业带来危险，例如，新闻上曾经播出过，有杀人犯用假身份证在企业打工多年；有肝病患者用假健康证，在食堂做厨师；只有小学毕业的人用假学历冒充“海归”在企业诈骗等，这种危害都是显而易见的，所以，人事档案的真实性至关重要，必须引起中小企业管理者的重视。

（2）人事档案缺失。中小企业中除了人事档案失真这个问题外，很多企业都存在档案缺失的情况。由于市场经济的发展，终身雇佣制被打破，使人员流动更为频繁，用工时限短期化，使人事档案管理者越来越不重视档案内容的管理。有的加工型企业，由于工作条件差，薪水低，人员流动极大，上班几天可能就离职，所以人力资源部门在员工试用期期间跟本不建员工档案。这种人事档案的缺失，不仅给企业选才、识才带来不便，而且，也使企业存在安全隐患，和档案失真一样，也应该引起中小企业管理者的高度重视，及时改正。

3、大型国有企业人事档案管理出现的主要问题；

（1）人事档案时效性较差。由我国特定的国情决定，在我国大型国有企业人事档案管理管理方式和事业单位档案管理很相似，个人档案往往集中于对当事人过去经历的记录。我国的人事档案制度是人员档案3-5年整理一次，对于已经放入人事档案中的材料不会再重新审核鉴定，新放进去的材料也只是一些绩效考核表、工资变动表等程式化的东西，而真正能够反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，这样的人事档案无法为企业管理者提供有价值的信息。

（2）人事档案管理技术水平相对落后。现在我国大部分国有企业仍然沿用传统的人事档案管理模式，人事档案仍以纸质档案管理为主，没有形成人事档案管理数字化。大型国有企业因其特点决定，大多在全国各地有分公司或是办事处，人员的工作岗位变动频繁，经常会出现当事人从一个分公司调往其它分公司或是离开这个城市，但他的档案却还在原公司或原城市，这就给人事档案的查阅、管理、核查带来了很大困难，也造成人力、物力和财力的极大浪费。

4、外企人事档案管理出现的主要问题

（1）忽视人事档案管理。仔细分析外企的人力资源管理，就会发现，外企的人力资源管理更侧重于人员的招聘、培训和绩效考评，而对于员工人事档案的管理却是非常不重视的。保有的档案也是主要以纸质的为主，有的人力资源部都不存档，直接交给相应的部门保存。例如，招聘市场营销人员，通常在入职培训结束后，就把人与相应的材料都转到市场部，人力资源部门也只是保留最简单的个人基本信息而已。还有的外企都不保存员工的档案，而是交由当地的人才中心代管。

（2）轻视人事档案管理人员。在外企业虽然非常重视人力资源管理，但是对人力资源管理中从事档案管理的员工却很轻视。从事档案管理的人员职位和薪水都不高，是人力资源管理部门中最低层次的管理人员，在企业发生机构重组或裁员时，最先裁减的就是档案管理人员。因此，人事档案管理人员数量不断减少，人员流动性大，工作积极性和整体工作水平也逐步弱化。

三、解决人事档案管理问题的策略

（1）改变观念，提高对档案管理的重视程度。

从以上的分析可以发现，几种类型的单位中出现的人事档案管理问题其根本原因是观念上的问题，企业的领导者应该将人事档案管理提升到战略的层面，要知道，人事档案能够为企业管理者决策提供较客观的依据。例如，员工档案中的各项绩效评估记录，是员工的晋升、薪酬和奖惩的必要性依据；根据人事档案，企业管理者可以对员工的特点、素质、能力等进行综合分析，从而决定对其进行何种培训或调往何种岗位。所以，我们必须从思想上重视人事档案管理。

（2）加强人事档案的时效性和真实性。

传统人事档案重点在于个人的历史记录，整理的的时间间隔较长，失真的可能性就大，现代档案管理改变这种现状，缩短整理档案的时间段，不段增加一些能够反映个人近期综合能力、培训情况和绩效表现的等较具体的材料。合理扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新。另外，要加强内容真实性核定，缺乏真实性性的档案无疑是废纸一堆，甚至会适得其反，所以人事档案管理工作应加强对档案内容的清查，剔除无效、虚假的信息，确保人事档案的真实可靠。

（3）利用先进手段对人事档案的进行现代化管理。

手工操作进行人事档案管理的模式过于陈旧，应尽可能的采用先进的科技手段，真正实现自动化、网络化和文档一体化。以往人事档案主要以纸张为介质，对保管环境要求很高，也占用较大的空间，如今;计算机网络技术已普及，人事档案管理可以实现将个人的档案资料录入电脑，形成数据化的档案资料，同时在企业内部局域网上建立平台,形成资源共享，使企业决策调用员工档案更为方便快捷。

四、结论

人事档案是我国人才主要信息的来源，是社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力。在企业竞争日益激烈的今天，企业人事档案管理工作必须要转变观念，适应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，进而推动企业人力资源发展。

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F272

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1008-7508（2015）03-0009-02

本研究为2014年“国家开放大学课程与课程体系改革研究与实践”项目研究成果之一，项目编号：Q0081A-224Y。负责人：王蕾，参与人：董毓伟,刘蕾,安笑言,孙斐。

2014-09-12

王蕾（1976～），女，工作单位长春广播电视大学讲师，硕士，研究方向为工商管理。