高校档案信息资源的开放与共享

陈海英

（沈阳师范大学校务办公室，辽宁沈阳110034）

高校档案信息资源的开放与共享

陈海英

（沈阳师范大学校务办公室，辽宁沈阳110034）

由于重视程度不够，资金投入不足，相关工作人员专业技能水平有限以及信息安全无法完全保证等多种因素制约，高校档案信息资源的开放与共享进展一直较为缓慢。为此，我们应通过创新服务理念，加大投入力度；加强高校档案信息资源的整合力度，加强相关人才引进；构建档案信息集成系统，联通高校之间的档案信息资源等措施，积极推进高校档案信息资源的开放与共享。

高校档案；信息化；开放与共享

在信息化时代，高校档案信息资源的开放与共享具有了更多的可能性和必要性。然而，由于受多种因素影响，这项广受期盼的工作进展一直较为缓慢，与人们的预期存在相当大的差距，已经成为我国高校档案管理工作亟需研究解决的一个重大课题。

一、高校档案信息资源开放与共享的必要性

高校档案信息是高校成长历程最为原始和完整的记录，这一包含丰富内容档案记录的发掘和公开将产生良好的社会效益和经济效益，具有很大的必要性。

（一）高校档案信息资源本质上属于公共信息资源。从本质上看，高校的档案信息资源属于一种公共信息资源，公众对其具有知情权。因此，作为高校档案信息资源的管理者，高校档案信息管理部门有责任、有义务，采取必要的措施保证资源在一定程度上的公开性。同时还要在信息获取方面体现出公平性，即保证不同的信息需求主体都能平等地获取和使用信息资源，以此来保证最大程度发挥信息资源的社会价值。

（二）信息化与网络化的快速发展提高了高校档案信息资源开放的紧迫性。当今社会，信息化与网络化发展日新月异，这既为社会大众信息的搜集和获取创造了方便条件，同时也对传统的信息获取方式提出了挑战。面对快速增长的信息需求，信息的更新速度在不断加快，信息获取的广度也在不断拓宽。社会上每个个体在逐渐成为信息需要者的同时，也逐渐成为信息的提供者。换言之，高校档案信息资源的开放与共享将是一种必然趋势，积极推动这项工作可以帮助我们更早地获益。

（三）加快高校档案信息资源的开放与共享是提升高校管理水平的需要。进入本世纪以来，随着高校招生规模的快速扩张，我国高校进入了一个快速扩张的发展阶段。与此同时，快速膨胀的办学规模也给高校的教学和管理提出了更高的要求，迫切地需要通过信息资源共享来实现科学的决策。实际上，实现档案信息资源的开放共享将使目前的封闭、单一的档案信息提供方式转变为统一、开放，从而可以及时准确地反映出高校各项工作运行的新情况、新问题，为高校管理水平的提高打下了坚实基础。

二、高校档案信息资源公开与共享缓迟的原因

对于高校档案信息资源的公开与共享有较大的社会需求，但是，高校管理者对档案信息资源的公开与共享不太积极主动。造成这一现象的原因主要有以下几个方面：

（一）档案管理的传统观念没有彻底转变。高校的档案管理部门是隶属于高校的一个职能机构，其工作主要是对学校负责。一直以来，高校很自然地将高校的档案管理工作看作是内部的一项正常工作，并没有公开共享的必要性。同时，当前，相对于高校的许多其他工作，加强档案管理工作的重要意义并没有得到高校管理者的充分认同。许多学校管理者认为，档案管理工作并不能为学校创造直接的经济效益，也不能给学校带来良好的社会影响，对学校最为主要的教学与科研工作更没有明显的帮助。在这样的思想观念影响下，档案管理部门成为了一个学校可有可无的部门。

（二）资金投入不足，投入成本与收益不相匹配。在很多时候，高校档案管理部门受重视程度不够。随之而来的是，相关的资金投入也相对较少。档案管理部门的经费基本都是由学校直接提供的，而学校提高的经费数额是与其对档案部门的预期职能相匹配的。由于档案管理部门在设立之初，其主要职能是服务学校内部成员，因此在提供额外的对外公开服务时，将直接面临经费不足的问题。与此同时，档案信息开发共享工作所需要的信息化建设需要投入的资金需求量又较大，无论是先期的设备购买，还是后期的设施维护都需要充裕的资金来保障。相对有限的经费来源与推进信息开放所需的巨大投入形成了一对许多档案部门难以化解的矛盾。

（三）档案人员的综合素质有所欠缺，专业技能水平无法满足信息化建设的需要。高校档案信息资源的开发与共享是对传统档案管理方式的一次重要变革。为了完成这项变革，档案的信息化建设便是首先要完成的一项重要工作。而档案的信息化建设则对档案工作人员提出了新要求，需要相关工作人员能够及时地转变工作观念，提升专业技能，增强综合素质。同时，信息化建设对于档案工作人员的计算机操作技能提出了较高要求，需要在精通档案业务知识的同时，熟练地使用各种相关软件，这需要档案工作人员具有较高的综合素质。然而，现实的情况是，一些档案人员的年纪较大，学历较低，专业技能有限，同时接受新事物的能力又较弱，难以适应档案信息化的需要。同时，档案管理部门往往待遇不高，难以吸引优秀人才的进入，引进了也难以留住。

（四）知识产权保护面临挑战，信息泄露风险有所提升。通过信息化平台进行档案管理的初衷是实现档案信息的高效传输与资源共享，但是由于专业技术能力的缺失和安全意识的不足，近些年个人档案信息的泄漏事件也时有发生。实际上，高校的一些科研档案是高校众多科研人员在日常工作中形成的知识结晶，许多科研成果都有着重要的原创性和潜在的经济社会价值。在这样的情况下，无论是高校的档案管理部门还是高校的相关研究人员，对于信息泄露带来的风险顾虑较多。正因如此，在有些情况下，高校认为一些档案资源具有保密的必要，大范围的公开可能会带来一些负面影响，因此在推进这项工作的时候积极性、主动性也不强。

三、高校档案信息资源开放与共享的建议

推动高校档案信息资源的开发与共享是一项综合工作，需要统筹协调，从多个角度、多个方面共同努力才能把这项具有良好社会效益的工作做好。

（一）创新服务理念，加大投入力度。任何工作的良好开展必须从树立正确的理念开始。高校档案信息资源开放共享工作进展较慢的重要原因之一，就是高校自身的服务理念没有真正树立起来。实际上，就高校自身而言，随着信息化的不断发展，高校内部的师生对于档案信息的需求也在不断增长，这本身就对档案管理部门的信息化建设提出了更高的要求。我们应当树立以人为本的服务理念，顺应信息化的发展潮流，突出档案管理部门的服务性、公开性和开放性功能，本着“一切为了群众，一切方便群众”的原则重视档案信息资源的开放与共享工作。

思想观念的转变，重视程度的提升，很大程度上要体现在投入力度的加大。真正的重视需要真正的投入来证明。目前，我国高校的各项经费还是相对充裕的，高校在经济资源的调配上空间是较大的。高校应该给予与档案管理部门地位相匹配的投入，既要能够弥补以往重视程度不高形成的历史欠账，同时也可以满足档案管理信息化建设的各项投入需要。

（二）加强高校档案信息资源的整合力度，加大相关人才引进力度。没有可以共享的数据资源，推进高校档案资源的开放与共享变成了无源之水，无本之木。为了更好地完成这项工作，高校档案管理部门应该在现有工作的基础之上，不断扩大档案资源的搜集范围，不断细化档案资源的归纳类别，兼顾好全面性和特殊性两方面要求。同时，不仅要着眼于当前的服务需要，同时也要着眼于长期的发展需要，保证相关档案资源的保存质量和保存数量。

信息化对于档案管理人才提出了新的需要，完成包括上述工作在内的许多档案信息化工作需要有与之相对应的人才储备。正如前文所分析的，许多现有的档案管理人员是很难承担现在及未来的工作任务的。对于这一情况，我们首先要考虑的是内部挖潜，即加强对现有人员的培训工作，帮助大家适应新的工作需要。同时，或许也是更为重要的是加强相关人才的引进力度。因为，短期的培训对于业务能力的提升是相对有限的，且效果相对缓慢。要对关键岗位进行特殊人才的引进，可以适当地给予一些特殊政策，增加相关工作岗位的吸引力，以此来加快相关工作的推进速度。

（三）构建档案信息集成系统，联通高校之间的档案信息资源。为了更好地为学校和社会服务，保证高校档案信息开发与共享达到预期效果，我们应该在信息开发与共享的方式方面进行积极探索和创新。我们可以首先尝试探索各个高校之间建立档案信息的集成汇总系统。当前，许多高校都开展了本校的档案部门的信息化建设，学校内部也大都建立了相关的信息共享平台。但是由于种种原因，各高校之间的互联互通工作一直进展较为缓慢，高校相互之间存在着明显的信息交流壁垒。为了实现信息公开的规模化和便捷化，可以由相关的管理部门或者某个高校牵头，构建高校之间的档案信息集成系统，以此来实现不同机构之间档案信息的整合、加工和综合利用，形成高校档案信息资源的一种“大共享”。

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【责任编辑曹萌】

G521

A

1674-5450（2015）03-0164-02

2015-01-23

陈海英，女，辽宁沈阳人，沈阳师范大学馆员。