高校艺术类学生成长档案建设的思考

张颜梅

（商丘师范学院，河南 商丘 476000）

高校艺术类学生成长档案是艺术类学生大学学习期间在艺术教育、创作、科研、社会实践等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，它客观地记录了艺术生在高校期间的艺术教育历程和成长轨迹。高校艺术类学生成长档案管理是否科学规范、资料收集范围是否合理、档案记录是否客观、翔实，可以反映出一个艺术院系学生管理水平和所培养艺术人才的水准。尽管国家文化部、国家档案局在2002年就联合颁布了《艺术档案管理办法》，此后各地的高校和文化团体等部门和单位也积极落实政策，加强对艺术档案材料的收集、征集和管理工作，取得了一定的成绩，但高校艺术类学生成长档案的建设却存在不少问题，还有很多需要完善和提高的地方。

近些年来，为了满足考生对艺术类专业的需求以及由于艺术办学的经济效益，各类学校争相设置艺术类专业，大学设置艺术类专业成为时尚，从“985”“211”大学，到高职高专院校，不管是综合性大学还是农林水理工医，都有音乐、美术、设计、绘画、雕塑、建筑工艺和工艺美术等专业。随着连年的扩招，艺术类专业学生的队伍越来越庞大，艺术类专业也真正走进了“寻常百姓家”，开启了艺术专业“大众化”的序幕。相应地，艺术类学生档案的数量也大幅度攀升，如何跟上时代的步伐去科学规范地管理这些档案，发挥这些档案的功能和作用，从而促进教师的“教”和学生的“学”，成为摆在人们面前的一个现实问题。

一、高校艺术类学生成长档案建设存在的主要问题

（一）重视程度有待加强

高校艺术类学生成长档案是学生档案的一个分支，但各高校院系部门往往对学生的学籍档案和党务档案比较重视，对学生成长档案工作的重要性则认识不到位，没有认识到艺术档案对学生成长的重要作用，导致对艺术类学生成长档案建设的意识淡薄。长期以来，院系领导层所有工作都围绕着教学工作展开，认为高校的中心环节就是教学，教师的任务就是教书育人，档案也只有在各类评估中“露露脸”，把学生在日常教育、科研创作和社会实践活动中形成的原始资料当作普通的资料去管理，没有收集、分类、归档，从而影响了档案作用的发挥。如以笔者所在美术学院的漆画试验班为例，在实验班的申请、审批、导师组成、教学安排、成果分析以及运行总结等都会产生相应的档案；在日常教学活动中，不仅有学生的作业产生，还有学生参加所在院系举办的各种比赛、参加省级、国家级展览，假期的社会实践活动，参观艺术博览会以及学生参加的各种创新研究项目，每一次活动都会产生大量资料，如果把以上资料围绕一个主题分门别类地归类整理，对整个漆画试验班档案文化、团队精神、审美意识等都是一个提升，这对教师以后的教学和后继学生的成长都能起到很好的借鉴和激励作用。但现实中，教师往往侧重于教学和创作，对学生成长档案的建设重视不够。

（二）规章制度有待完善

《艺术档案管理办法》第23条规定：“文化艺术单位应建立、健全艺术档案工作的管理制度，把艺术档案的收集和归档工作列入有关业务部门和人员的职责范围。”目前，高校艺术类院系管理体制和管理方式相对于当前的信息技术还是相对滞后的。尽管艺术院系在迎接各种教学评估和艺术类专业检查过程中，对资料室的建设也都比较重视，管理制度也比较规范，但具体管理内容则没有统一，尤其对艺术类学生成长档案这一部分，哪些资料应该由院系保存，什么时间入档，怎样归类整理，各种类别的资料如何保管，如何对教职工和学生开放利用这些资料，保存年限是多少等内容都需要有制度来完善。规章制度的建设既要体现合理性和科学性，又要简明实用，建章建制后，还要做到制度上墙，这样管理人员才有章可循，操作才能更规范，才能更好地发挥制度的指导和规范作用。

（三）管理队伍建设有待提高

《艺术档案管理办法》第7条规定：“文化艺术单位应建立健全艺术档案管理机构，设置艺术档案工作岗位，配备熟悉业务的专职艺术档案工作人员。”档案管理人员的素质是做好档案工作的关键。但目前，院系学生档案管理基本上都是由辅导员统一管理，院系的资料档案管理大多由教学秘书兼任。辅导员和教学秘书每天都要应对烦琐的日常事务，作为最基层的管理工作者，很难投入太多的时间去完善本院系的艺术类学生成长档案的建设工作，同时，由于院系资金紧张，对档案工作的投入少，也影响了档案管理人员外出培训、交流学习。由于缺乏档案管理制度的引导，很多现任档案管理人员对艺术档案材料的归档范围、艺术档案材料的收集与整理、艺术档案的管理与利用以及相应的法律法规都缺乏认识，认为只要按照院系的要求及时把收集的材料上交，就完成了作为一个档案管理人员的工作。同时，长期传统管理体制下形成的把档案作为一种管理工具的观念，使档案管理人员安于现状，缺乏竞争意识和参与意识，没有把握档案利用者的需求，也不愿积极主动地为师生提供丰富多样的服务，无法发挥艺术类学生成长档案应有的作用和价值。

（四）档案信息化建设有待加快步伐

《艺术档案管理办法》第28条规定：“艺术档案管理部门应充分运用先进技术手段，积极开发艺术档案信息资源，配合业务部门参与艺术生产和文化交流活动。”目前，院系档案管理技术落后，没有一套完整、规范的学生管理档案应用软件，基本上还处于传统的手工操作模式管理中，计算机的应用也只是辅助人工管理档案，而不是处理档案数据，功能也只局限于档案工作内部的编目和检索，而不是针对具体的档案信息。这与目前信息时代发展的要求是不相适应的。在当前网络技术迅猛发展的背景下，高校艺术类学生成长档案建设也应充分利用和发挥已经成熟的网络技术，提高高校艺术类学生成长档案的管理信息化水平，使其更好地服务员教职工和学生。

二、加强高校艺术类学生成长档案建设的措施

要加强高校艺术类学生成长档案建设，提高艺术学生档案建设的管理水平，需要从提高领导和教职工的思想认识水平、制度建设、人员队伍建设、开发和利用数字化建设等方面进行切入，综合运用，发挥合力作用。

（一）提高思想认识

强化教职工和学生艺术成长档案意识，首先，领导要重视，把艺术类学生成长档案建设工作纳入到领导工作计划和工作议事日程中，同时与职工的岗位责任挂钩。制度不但上墙，还要加强执行力，依法依制度进行艺术类学生档案建设。其次，要扩大宣传力度，提高对艺术类学生成长档案重要性认识。利用学校的宣传栏展示艺术生成长档案的风采，开展档案知识专题讲座让教职工和学生认识到艺术档案的重要作用，开展学生艺术成长档案展览等方式让学生对艺术生成长档案有一个全面的认识。同时，档案管理工作人员要增强服务观念，做好咨询服务工作，勤与领导、各教研室沟通。领导重视了，教职工和学生的认识提高了，这样艺术类档案的建设具备了统一的思想基础，会更有利于学生艺术成长档案的建设工作。

（二）加快制度建设

俗话说：“没有规矩，不成方圆。”制度保障是艺术类学生成长档案建设的前提和基础。尽管文化部、国家档案局2002年2月就颁布了《艺术档案管理办法》，但高校对艺术生成长档案还没有足够的重视，更谈不上相应的管理办法和管理体制，所以，当务之急是制度建设。探索建立艺术类学生成长档案的归档范围、收集与整理制度、管理和监督制度、利用和开放制度；探索如何应对收集和保存资料过程中的隐私权问题，以及档案信息化及其服务过程中的隐私权保护对策等个人权益保护问题，使艺术类学生成长档案的建设有法可依，有章可循。如“对艺术档案的收集、整理、借阅、开发作出明确规定，学院或者学校档案管理部门还要严格执行《档案法》等相关法律法规，防止艺术档案分散流失，禁止他人利用档案材料进行抄袭，制止归为己有，保证艺术档案归档质量，使艺术档案和其他档案能够得到最大程度的合理利用，同时，将艺术档案工作摆到重要的位置，要加大对艺术档案工作的指导，使它逐步变成师生的自觉行动，这样才会使相关人员有意识地保存、上交艺术档案材料。”［1］24

（三）加强队伍建设

要提高院系学生档案管理工作者的业务素质和业务水平，首先，领导层要对艺术生成长档案工作有清醒的认识，艺术类学生成长档案的管理不是普通材料的堆放，不是普通的看管，希望能配备专门的管理人员，系统而有序地完成档案材料的收集、分类、整理和查询工作。其次，档案管理人员也应与时俱进，由于档案工作极强的专业性，管理人员不仅要系统地学习档案专业的最新理论成果，用最新的知识、方法和技能来提高档案的管理水平；还要学习利用计算机进行信息化档案管理，了解传统的管理方法与信息化档案管理的不同，结合本职工作，提高专业化管理水平；更重要的是要不断提高政治素养，作为档案管理人员，政治上的坚定性，严守机密的品格能保证档案工作的安全。再次，档案管理人员要树立服务意识。主动深入教学、科研、创作第一线，做好归档材料的宣传工作，解决教职工在收集档案过程中遇到的问题，进而潜移默化地影响领导、教职工和学生对艺术类学生成长档案的重视和理解，当然，在这个过程中，也体现了档案管理人员的价值和档案工作的价值所在。

（四）提高艺术档案的利用水平

高校艺术类学生成长档案范围非常广泛，内容丰富多彩，既包括日常的教学、实践和创作，也包括展览、比赛和交流等层面的艺术活动。这些档案内容是师生心血的凝结，是一笔可贵的财富，如果束之高阁而不加利用，就不能发挥它的效益。艺术档案管理的最终目的在于利用，在于满足教学活动的需要，而艺术档案的充分利用，既可以满足师生的教学、科研、参考佐证和学习提高的目的，又能发挥艺术档案在举办陈列展览、编修院史校志等方面的作用。另外，艺术类学生成长档案中的优秀作品也可以面向社会展出，可以陶冶大众情操，开阔大众视野，充分发挥艺术作品的审美作用和感染力。

（五）实行数字化信息管理

随着计算机技术的突飞猛进、网络技术的空前普及，利用计算机进行档案信息化建设是必要的、也是迫切的，从储存角度来讲，可以把相关艺术作品原件扫描存入电脑，具有存储方便、储存信息量大、查找方便、寿命长、成本低等优点。从时空角度看，它可使每一位教职工和学生不受时间和空间的限制，随时随地利用网络进入档案信息系统查询自己所需要的信息。从管理角度，它使档案管理工作变得方便、快捷、高效，既提高了艺术类学生档案的管理工作效率，也节约了师生利用档案的时间，可以最大限度地使更多师生受益，从而实现资源共享。对信息化管理的建议：“加大资金投入，增加档案信息化建设的效益；提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍；提高技术水平，加强法制建设”［2］210。

三、结语

综上所述，高校艺术类学生成长档案作为社会历史和人文精神的载体，它对学生的成长起到很好的激励和推进作用，不但有利于教师“教”，更有利于学生的“学”。当然，高校艺术类院系在学生成长档案建设方面还有很多工作要做，要想有效地解决档案建设存在的主要问题，各高校艺术类院系要抓住目前信息化时代的有利时机，冲破原有的思路和模式，创建一套符合艺术类学生成长需要的档案建设思想和观念，明确管理制度，加强管理人员队伍建设，牢固树立服务意识，提高技术手段，把握档案利用者需求的规律，积极主动地提供内容丰富、特色多样的服务，充分发挥艺术类学生成长档案应有的作用和价值，更好地促进文化的繁荣。

［1］谭广超.高校艺术类学生成长档案建立的必要性［J］.兰台世界，2012（11）.

［2］刘宗华.浅谈档案信息化建设现状与优化建议［J］.中国外资，2012（10）.