少数民族数字档案资源共建共享的障碍因素及策略

吕榜珍，李婷婷

少数民族数字档案资源共建共享就是通过科学规划与统筹协调将分散保存的少数民族档案信息资源之间建立起合作、协作、协调关系，按照一定的原则进行优化配置、利用信息技术共同建设一个开放的、跨越时空的少数民族数字档案资源体系和服务利用体系，最大范围实现共享，充分发挥少数民族档案的作用，为民族地区文化发展和经济建设服务。

一、少数民族数字档案资源共建共享的必要性

(一)实现少数民族数字档案资源共建共享是民族地区社会发展的需要。少数民族档案种类繁多，内容涉及面广，蕴含着丰富的民放宗教资源、历史资源和知识资源，是民族文化中宝贵的财富。在《云南省档案条例》中针对少数民族档案制定了专门的条款，如第十三条规定“对记述和反映少数民族政治、经济、文化等活动的档案，有关单位应重视收集、整理、保护和开发利用。”所以对少数民族档案进行数字化处理、构建分布式数据库、利用网络进行快速传递、实现资源共享，对增进各民族之间的相互了解，繁荣少数民族科学文化事业等方面都有着重要的意义。

(二)促进少数民族档案的收集整理，提高管理水平。由于少数民族地区经济落后，少数民族档案工作水平不高，为此云南省政府在《云南省加快少数民族地区经济发展“十二五”规划》中提出要重点对云南省世居特有的少数民族传统文化进行普查收集、归类整理，采取省统一规划，省、州 (市)、县级档案馆上下联动、共同推进的方式，开展少数民族档案资源建设工作，构建云南民族特色档案资源体系。这种通过协调各方共建共享少数民族数字档案，对促进少数民族档案的收集整理、提高管理水平有着重要的意义。

(三)便于资源整合与共享。在长期的社会实践活动中，各少数民族形成了自己独特的文化，少数民族档案是记载各民族文化的生动素材，而这些数量巨大珍贵的少数民族档案都分散保存在档案部门、民族研究机构、寺庙、民间等，这种具有分散性、独立性、封闭性等特征的保管方式，其利用极其不方便。通过共建共享，借助数字化技术、数据库技术、网络技术等现代化技术，在不改变少数民族档案现有保管位置情况下，按照“统一平台、属地管理、异地查阅”的理念，建立区域性的少数民族档案数据中心及区域协同分级管理服务系统，将一个区域范围内的少数民族数字档案信息资源整合起来，构建一个统一管理与共享服务的平台，实现少数民族数字档案的共建共享，是档案部门便民服务的重要举措。

(四)推进少数民族档案资源体系建设。少数民族档案具有地域性、民族性、专题性、多样性和内容丰富性等特点，但由于历史原因各级档案馆保存的少数民族档案只占馆藏的极少数，如作为民族大省的云南，各级档案馆保存的少数民族的各种载体的档案总共只有两千多万卷(2011年止)。各地区要通过统筹规划、分工协作、分步实施、合力推进收集征集少数民族档案，并进行数字化处理，利用网络化技术、海量存储技术、虚拟技术等进行各类少数民族档案数据库群建设，如目录数据库、全文数据库、特色数据库等，从而推进少数民族档案资源体系建设，实现少数民族数字档案资源的共建共享。

(五)是保护少数民族档案的一种有效措施。目前，少数民族档案保管环境条件较差，特别是非档案部门的保管机构和民间，没有专门的档案库房和档案装具，所以有不少少数民族档案出现严重的老化和破损现状，即使是在档案部门保存的也出现损坏的现象。如云南省楚雄州档案馆收藏有1500册彝文文书古籍，已有6册严重破损无法修复，还有50多册有不同程度的残损。通过对少数民族档案进行数字化，实现数字资源共建共享，可确保利用过程不再使用原件，还可利用仿真技术再现少数民族档案的原貌，这样可以对少数民族档案原件起到一定保护作用。

二、少数民族数字档案资源共建共享的障碍因素

(一)少数民族数字档案资源共建共享的观念意识不高。观念决定思路，思路决定发展，少数民族数字档案资源共建共享能否顺利开展、能否持续发展，很大程度上取决于少数民族档案工作者的思想观念、对共建共享的认识和重视程度。合作的思想观念是实现少数民族数字档案资源共建共享的首要条件，而目前少数民族档案保管主体的档案意识不高，他们只重视收藏，对保护和开发利用不重视。由于受保守、封建思想的束缚，他们缺乏共建共享的理念。少数民族数字档案资源共建共享包括两个层次:资源建设和利用。数字资源建设是重点，共享利用是目标。由于受传统思维惯性和管理模式的影响，很多少数民族地区的档案保管机构在民族档案数字资源建设与服务利用上仍沿袭传统模式，“条块分割，各自为政”的弊端还未割除，“重藏轻用”的思想观念仍在作崇，往往是期望少数民族数字档案资源共享，但不主动参与少数民族数字档案资源共建，仅关注本单位的管理工作，而不关心全社会的少数民族数字档案资源整合，缺乏合作、协调意识。

(二)缺乏统一组织协调机构。少数民族数字档案资源共建共享具有很强的整体联动和协调性，需要成立统一组织协调机构，建立一套科学的管理与协调机制。目前，少数民族档案的管理分散、各自为政、缺乏合作与交流，同一少数民族的档案可能分散保管在不同地域、不同的部门。同时由于档案工作实行分级管理，一些地区可能将少数民族数字档案产权地区化，有可能人为设置档案互联互通的壁垒，导致在少数民族数字档案的归属上的地区所有、部门私化，使宝贵的少数民族数字档案沉淀在小单位、小部门中不为人所知，这种格局将阻碍少数民族数字档案共建共享的发展。

(三)法规标准体系不健全。少数民族资源建设的法规标准是共建共享的准绳和依据。主要涉及:数字资源建设如著录标引、数据库结构、数字档案文件格式;数字档案应用系统要求;数字资源共享利用形式如共享权责、权益关系;数字资源安全备份及系统安全等级等多方面内容。但由于少数民族档案工作标准化程度不高，标准化工作滞后。目前没有专门的少数民族数字档案资源建设和利用方面的国家层面法规标准，这使少数民族数字档案资源共建共享无法可依，各地区各行其是。若不尽快制订统一的标准和规范，对少数民族数字档案标识、描述、管理、存储、检索、利用等方面进行制约，少数民族数字档案资源共建共享将无法实现。

(四)人力资源匮乏。少数民族数字档案资源共建共享建设中，广泛将计算机技术、通讯技术、网络技术应用于采集、加工、组织、存储、利用等业务环节。对少数民族数字档案管理人员的知识水平、业务技能等都提出了较高的要求。而我国档案管理人员素质总体水平不高，加上少数民族地区经济落后、对少数民族档案工作重视不够，从事少数民族档案数字资源建设的专门人员严重短缺，文化层次也较低，很多工作人员不是科班出身，不掌握现代信息技术，不会操作使用各种共建共享设备和软件。从目前的情况看，少数民族数字档案资源建设工作人员的综合素质太低，已成为制约少数民族数字档案共建共享发展的重要因素。

(五)基础设施不足，技术手段薄弱。少数民族数字档案共建共享建设需要信息采集、加工、存储、利用等信息处理过程的各种设备及网络设施，包括主机、网络通信设备、信息输入输出设备、应用服务器等等。但少数民族地区经济不发达，档案部门经费来源渠道单一，经费短缺，造成基础设施严重不足。虽然我国档案信息化建设已取得一定成果，但县级档案馆的情况并不乐观，许多县级档案馆特别是经济较落后的民族地区才配有几台计算机和一台扫描仪，刚刚开始进行数字化建设，数字资源很少。数字档案的网络归档大多没有开始，能利用网络技术环境提供少数民族数字档案信息服务的很少，即使有也主要以馆藏介绍为主，少数开展了目录查询，但检索手段落后、检索工具的覆盖面有限、检索不全面、查全率低、检索工具只能提供一次检索、不能在结果中进行二次检索，且导航系统不完善，用户不知如何入手。这种局面严重阻碍少数民族数字档案共建共享建设的发展。

(六)共建共享网络存在安全隐患。Internet是一个开放的信息系统平台，它在给我们带来信息交换非常方便的同时也给信息安全带来一定威胁。少数民族数字档案共建共享系统是一个基于Internet的信息系统，它可能面临以下危险:软件漏洞、人为因素、安全技术滞后、日常管理混乱和管理水平落后等。

三、少数民族数字档案共建共享建设策略

(一)统筹规划，组织协调。少数民族数字档案共建共享建设是一个跨地区、跨部门的复杂系统工程，其中涉及的内容很多，包括共建共享少数民族档案的鉴选、数字化处理、数据库建设、数据库的运行和维护、共享平台的建设等，所以必须有一个统筹规划。首先由国家档案局制定全国少数民族数字档案共建共享建设总体规划，然后保存有少数民族档案的省份由省档案局出台本省的少数民族数字档案共建共享建设规划和实施方案，省档案馆具体布置、组织协调、进行资源配置，各地保存少数民族档案的档案馆、民委、博物馆等机构实施少数民族数字档案共建共享建设过程中的各项具体工作，各少数民族档案保存机构、各科研机构及政府部门之间必须相互合作、相互支持，共同推进少数民族数字档案共建共享建设。

(二)夯实共享，突出特色。少数民族数字档案信息资源共享前提条件是有丰富的少数民族数字档案信息资源，只有将纸质类、音像类、实物类等传统少数民族档案转换成便于利用的数字资源，才能实现共享，因此要加强少数民族档案数字化进程，集中人员、设备以工厂化作业方式展开民族档案数字化建设。把少数民族档案数字资源建设提升到少数民族档案文化建设的高度，切实加快少数民族数字档案资源建设进程，建立少数民族档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，夯实少数民族数字档案共建共享的资源基础。同时少数民族数字资源建设要有特色，即独创性，要体现民族文化特色、地域特色，构建反映民族文化特色的特色数据库，为科学研究和经济发展提供服务。

(三)统一标准，严格执行。标准化是少数民族数字档案共建共享的依据和保障。统一标准规范是少数民族数字档案信息采集、利用网络化的需要，是适应少数民族数字资源多样化的需求，也是满足少数民族数字资源长期保存的需要。少数民族数字档案共建共享建设所涉及的标准主要有:一是少数民族数字档案元数据标准，二是少数民族数字档案文档内容格式标准，文档主要由文字、图像、音频、视频等多媒体信息组成，不同属性的媒体有不同格式标准和处理方式。三是少数民族数字档案文档表现标准，四是少数民族数字档案文档信息检索标准。只有建立健全少数民族数字档案共建共享标准体系并严格执行，才能实现互联互通，才能达到少数民族数字档案资源的共建共享的目的。

(四)健全机制，稳步推进。共建共享机制是调控少数民族数字档案共建共享的手段的方法。少数民族数字档案共建共享机制主要包括:一是合作机制。少数民族数字档案共建共享是社会的共建共享，需要利用者的广泛参与，即把利用者内化为共建共享的主要角色，强调在共建中共享，在共享中共建。明确共享资源门类，规定各保存机构在协同工作中的责任、权力和义务，建立良好的合作机制，相互理解，相互配合，形成整体合力，推动少数民族数字档案的共建共享;二是人才培养机制。这是共建共享成功之本，根据少数民族数字档案共建共享建设的需要，培养一批系统开发与维护、档案数字化加工与管理、相关技术的研究与使用、共建共享建设运营与管理等方面的复合人才，构建一支高素质的共建共享人才队伍;三是资金保障机制。少数民族数字档案共建共享是一个庞大的系统工程，它需要有足够的资金支持，所以要积极争取社会各方面的支持，多渠道筹集资金，保证专款专用，确保少数民族数字档案共建共享的顺利进行;四是信息安全保障机制。少数民族数字档案共建共享面临各种安全隐患，因此要从信息安全整体战略着手，走“分散建设，属地管理、集中联库、异地查询、资源共享”的战略，从安全意识、安全制度、安全管理措施、安全技术等方面构建全方位立体的安全保障体系，确保共建共享中少数民族数字档案信息资源的安全。

［1］云南省档案馆:《民族特色档案事业实现新跨越》，《中国档案报》2011年第1期。

［2］严雪林: 《军地档案信息资源共建共享探讨》，《档案建设》2013年11期。

［3］朱兰，吴明忠:《关于少数民族档案文献资源建设的思考》，《档案学研究》2013年第1期。