医院设备物资采购管理信息化的设计

龚瑾　姚陆晨

摘要：控制医疗设备物资购置成本快速增长是深化公立医院改革的重要措施。建立设备物资采购管理系统是规范医疗设备物资采购，控制成本增长的有效基础。该系统提供采购立项、预算审批、字典建立、采购审批、合同制定、物资入库、物资出库的信息化管理。通过该系统应用做到了以医疗设备物资采购的全生命周期管理。

关键词：设备物资采购管理系统；预算；采购

自2010年公立医院改革试点启动以来，上海市提出加大体制机制探索创新力度，特别制定出台了《上海市进一步深化公立医院体制机制改革3年行动计划（2013～2015年）》。其中特别提到控制医疗费用、推进卫生信息化建设、加强公立医院内部管理与改善医疗服务等要求。同时上海申康医院发展中心也根据财政部、卫生部要求，修订发布《医院财务制度》和《市级医院全面预算管理办法》等有关文件，提出围绕"双控双降"目标，着力转变医院运行机制。

这些文件和要求首先都指向了医院在设备物资采购中要抛弃以前的粗放型管理模式，要依托信息化加强立项、预算和采购管理。为此，瑞金医院通过优化流程，建设配套设备物资采购管理系统，对物资设备的立项、预算和采购提供支撑。该系统将原有的手工申请、审批流程改为电子申请模式，形成从立项、预算、申请、审批、采购的完整流程。

1采购立项

医院中的采购立项主要针对固定资产的采购，主要包括医疗设备等。固定资产的立项分类包括：鼓励类、许可类、限制类，分别对应的报批程序为备案制、核准制、审批制。报批程序结束即为项目立项完成。

瑞金医院资产管理处根据医院的总体规划，每年在10月份左右公示第二年可立项通知，由各科室根据实际情况填写申报项目。申报项目时需要提供项目名称、申报理由、大概预算金额、安置地点及人员安排、技术概况、绩效分析情况等。

该流程通过申请科室网上申报、资产管理处材料审核、院预算采购委员会组织答辩、通过项目上网公示后审批通过。具体流程图见图1。

图1 立项流程图

2预算审批

每年的设备物资采购预算既是医院开展医疗业务、又是控制医疗支出成本的依据。通过合理分配人力、物力、财力等资源，协助医院实现战略性目标和经营性计划，并控制开支和提高资产使用率。

目前，医院制定年度设备物资采购预算审批流程的目标是：

？誗细化医院整体发展目标和年度经营计划，为各科室和项目确定具体可行的目标和共同遵守的行为规范

？誗协调各科室和项目的行动一致性

？誗便于预算责任人在过程中控制和监督业务执行情况，及时发现执行中存在的偏差。

？誗优化财务资源，向关键科室和项目配置最优的资源

？誗预算审批流程为由院长下达下一年度工作目标，根据工作目标各科室提出设备物资采购预算草案，由资产管理处汇总和初选各科室的预算方案，科室提供预算执行的可行性建议，最终通过预算管理委员会讨论决定通过科室预算，院长签署下达，有资产管理处根据预算执行签订合同。

如为年中的无预算申请采购项目将提示进入预算外采购申请流程。具体流程见图2。设备物资采购管理系统支持各个流程的网上流转，申请科室可在网上获知申请项目目前的进展。

图2 预算审批流程

3设备物资采购

完成采购立项和预算审批，设备物资进入采购流程。设备物资采购管理系统支持包括采购任务下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行的跟踪、监督，实现对医院采购活动执行过程的科学管理。

设备物资采购管理系统中设置的具体采购流程包括：供应商送来物品至仓库，仓库保管员对物品进行清点，对合格品打印入库凭证进行入库；对不合格品可以拒收，也可以先入库后再退货。该采购流程中，支持以下几个特性：①对仓库库存数量设置库存警戒线，对库存需要进货的时间、数量进行提示。②与预算申请、审批流程进行整合，便于对通过预算审批项目的进展进行全流程的统计分析。③将原有的以发票为收货依据更改为以收货单据或发票为入库依据，这样即使发票未及时送到也可先入库发放，使系统的库存数量与实际库存数相一致，便于库存盘点和及时领用。

完整的设备物资采购流程见图3。

图3 采购流程

3.1设备物资字典建立 首先设备物资采购管理系统中需为新增的设备物资种类建立数据字典库。数据字典建立操作流程为：使用科室申请（填写品名、数量、需要理由、科室负责人签名）→ 物资管理部门负责人（审核临床是否需要）→按医院规定经各级领导审批同意→资产处管理人员增加。该程序体现了新物资申购不再是一个部门说了算，有大家综合考虑后给出结果，显然是对采购过程增加了监控力度。

3.2采购审批 对于不同价格的采购论证审批有不同模式。对于一万元以下医疗、教学、科研发展需要新增的耗材、低值易耗品、科研物资，系统将其使用申请与采购程序细化为：科室申请（填写新增及低值易耗物资购置申请表、科研物资申请表）→物资管理部门采购论证（器械采购员进行询价、比价确定购置价格、产品厂家、供应商，器械科长审核）→财务部门（费用审核）→相关职能部门（医务处、科教处、护理部、院感办等对购置需求论证审核）→物资管理部门购买（签订供货协议→新增耗材列入计划性耗材采购）。该程序与之前不同的是将采购工作前移，对使用申请增加了采购论证和采购过程的审核。

万元以上物资全部按年度预算审批流程执行。

对于特殊应用耗材采用先消耗、后入库的方式，即与供应商协商确定一个固定备货数，之后每月使用数为下月计划采购数，进入常规采购程序。其设计流程为：供应商供货→设备科备货量（双方协定库存数）→设备科验收→使用科室领用→患者使用（根据条码直接收费）→使用科室申请下月使用计划（即本月使用数）→设备科制定医院下月采购计划量（为科室本月出库汇总数）→订货→供应商送货→入库验收（实体与发票入库）。

应急物资储备我们采用了与供应商联合管理方式，即将应急储备物资放在具有实力和信誉的医疗公司，根据上级政府部门的要求，双方共同制定物资应急储备计划与管理方案，一旦需要可直接提供医院使用。

3.3固定资产采购 固定资产采购根据采购的方式（分为外贸合同和内贸合同）建立相应的采购合同，实现对固定资产的采购进行跟踪管理。

？誗采购合同的类型可以分为固定资产采购合同和固定资产增值合同

？誗合同的资金来源可以分为：预算、应急、财政、科研经费、其他

？誗合同采购流程中的必填字段：合同号、设备名称、规格型号、数量、单价（分为人民币、美金、欧元等可以选择）、资金来源选择，供应商，多选项为是否招标、借款、申请免税等

？誗合同流转审批，最终以PDF格式存档

？誗合同完成后填写到货日期，如果合同内多个物品分批到货，以最后到货日期为准填写到货时间

？誗验收在到货后1个月后，打印验收单据、固定资产分配卡片、条码打印，最终由供应商完成验收后提供固定资产实物照片上传。

？誗整个合同完成以收到以下文件齐全，才算最终完成整个采购流程：万元请购单、申请批复、采购物品的配置清单、合同、合同流转审批表、公司三证、物品彩页以及招标文件、委托协议等

？誗合同完成可以自动生成存档文件编号，如果单价超过50万操作员手工添加备注"存院档案室"

图4 合同流转、审批表

3.4医用耗材采购 医用耗材采购由科室提交采购申请，资产管理处汇总叫货，由资产处、供应商、科室人员共同验货查收。同时更改原先有发票入库修改为送货单入库，以方便仓库人员及时出库满足临床需要。

具体操作流程包括：科室请领→资产处审核→医用耗材采购计划→医用耗材采购→入库→发票登记→出库的过程。

图5 科室耗材请领

图6 资产管理处采购计划

综上，建立设备物资采购管理系统将更加规范申购流程，设定预算审批计划、领用计划，同时物资的购买、领用与最终用于患者的信息进行一体化管理，真正做到以医疗物资为线索的全生命周期的管理。

参考文献：

[1]段永恒.加强医院物资管理，降低成本，减轻病人负担[J].遵义医学院学报，2008.

[2]何小湘.医院物资管理系统的设计与使用[J].医疗卫生装备，2007， 28（6）.

[3]何媛，薛迪.医院物流管理的关键环节与现况[J].中国医院管理，2007，18（11）：77-79.

编辑/王海静