浅谈关于新图书馆管理系统的馆员培训——以广西中医药大学图书馆为例

蒋玲艳

（广西中医药大学，广西 南宁 530022）

浅谈关于新图书馆管理系统的馆员培训——以广西中医药大学图书馆为例

蒋玲艳

（广西中医药大学，广西 南宁 530022）

随着科技信息的快速发展以及读者与时俱进的需求，图书馆管理系统也在不停的更新换代，因而许多图书馆都将面临新旧管理系统的更替。这时，如何对馆员进行新系统的培训变得尤为重要。文章以广西中医药大学图书馆引进金盘系统的实践经验为例，提出了馆员培训工作中采用的方法，出现的问题，并在分析原因的基础上提出相关对策。以期给各馆带来积极作用。

图书馆管理系统；系统更替；馆员培训

1 引言

图书馆管理系统是图书馆运营不可或缺的工具，同时也在很大程度上影响着一馆的发展。随着科技的进步和网络技术的发展，以及各位读者对于借阅的效率、服务形式的多样化要求，越来越多的图书馆需要引进新的自动化管理系统。图书馆管理系统随着web2.0与library2.0的引入有了很大的发展，因而很多图书馆都面临着新旧图书馆管理系统更替的局面，近6年来，仅仅在广西就有至少35家高校图书馆将管理系统更换成了金盘图书馆管理系统。许忻，李艳芬[1]在文献中提到图书馆管理系统转换的三个原因：（1）提高图书馆的工作效率和服务品质、降低工作成本；（2）加强馆藏控制；（3）加速信息的收集、整理和共享。广西中医药大学图书馆在考虑这三个原因之外的同时还立足自身考虑了很多原因，最终决定从 2013年开始引进“金盘图书馆管理系统”。金盘公司是一家主要研发图书馆自动化管理系统的高新技术企业，该公司的软件在国内的很多高校, 特别是医学院校使用比较普遍[2]。

广西中医药大学图书馆共经过了 3个图书馆管理系统更替的阶段，分别为1998年从手工管理转为使用广西高校.公共.科研图书馆计算机管理集成系统实现用计算机进行管理，然后到2003年更换为ILAS Ⅱ管理系统，再就是2013年更换为金盘系统。本文结合图书馆实践，就掌握新图书馆管理系统而开展的培训工作中采用的培训方法，遇到的问题，原因加以叙述，同时结合多馆的培训工作经验提出相关的对策，以期对其他馆的系统更替工作起到一定的积极作用。

2 针对新的图书馆管理系统组织馆员培训的目的和意义

2.1帮助馆员适应使用新管理系统工作的环境

大部分馆员使用旧的管理系统已经有数年之久，对于旧系统的掌握熟练，已经习惯于旧系统的操作。更换成新系统后，很多操作界面和流程都已经改变，这对于馆员们来说是一种挑战。组织良好的培训，包括新系统的工作原理、与旧系统的差异、新系统的优势、以及选择新系统的原因等内容的介绍是非常必要的。不仅可以让馆员对新系统有全面的了解，也可以树立全体馆员对系统的信心。

2.2加强馆员岗位技能

更换新系统后不仅存在界面和操作的不同，同时也增加了许多新的功能和服务，馆员是开展图书馆工作的主要人员，而图书馆管理系统则是支持他们工作的主要工具，图书馆系统的强大功能必须要通过馆员来体现。如果馆员对于新系统的操作、功能不了解，不熟练掌握，就不能很好的发挥新系统的优势和能量，甚至会给馆员的工作带来因不适应而造成的不便或错误。对新系统的功能和操作进行针对性的馆员培训是新系统推行的成功以及馆员对岗位技能掌握的必要手段。

2.3推进新系统的更新与改进

新系统引进之初，通常有一段试用时间，试用的目的就是让个岗位上的馆员熟悉系统，并根据本岗位的需求对新系统提出合理的要求，以及对新系统存在的缺陷加以发现和提出。如果馆员对于新系统原理不了解，操作不熟悉就无法对其提出建设性的要求，那么就会严重影响到新系统转变成适应本馆特色的系统更新和改进工作。

3 培训方法

3.1采用集中讲授形式

集中讲授形式是很多图书馆进行馆员培训采取的基本方法[3]。图书馆针对新的金盘管理系统组织了多场集体培训，地点为馆内的多媒体电脑培训教室，教室内配有多媒体投影仪以及五十多台装有金盘系统的电脑。馆员在金盘培训人员课件的引导下可以在座位上直接运行电脑上的金盘系统加深操作印象。

3.2分岗位进行在岗现场培训

集中培训之余，广西中医药大学图书馆还针对不同岗位对相关人员进行在岗现场培训，将培训切实落实到具体工作中。其中，主要分流通部、采编部、期刊部、阅览室等几个专门的部门进行了培训。

3.3自学、分享模式共存

馆员对新系统的自学摸索以及馆员间的分享是完成新系统培训的主要模式。图书馆向每个馆员都发放了电子版使用说明书和教学视频，这为馆员提供了自学的基础。馆员之间将系统知识分享、讨论也是增加系统知识的重要途径。

4 存在的问题

图书馆引进金盘管理系统已经有一年半时间，期间金盘系统工作人员也进行了多次培训，包括集体授课培训和专人专岗培训，以专人专岗个别培训，有问题答疑，馆员间口头传授经验等方式为主。现如今，就使用过程中发现的问题来看，图书馆工作人员已基本上掌握了金盘系统，但是还存在一些问题会影响到工作进度和准确性，存在的问题主要有：

4.1馆员对系统掌握水平不一

在系统维护过程中发现，馆员对新系统的掌握存在较大的差异，这与实际操作频率以及自学的积极性有很大关系。又存在部分人员在培训过程中缺席，对系统掌握不到位情况。还有就是图书馆中一些与管理系统接触比较少的馆员包括少数领导，对系统培训积极性不高或是没有时间参加培训。总而言之，在新的管理系统推行过程中出现了比较严重的掌握水平不一的情况。

4.2馆员对系统中本岗位不涉及的其他功能基本不了解

新引进的系统属于集成系统，涉及的功能多，模块划分细致，馆员很难在短时间内全部掌握。然而，除了这个客观原因以外，还存在很重要的主观原因。馆员中不乏存在“事不关己，高高挂起”的思想，只关心自己工作中涉及到的部分操作，如流通口人员最初只关心借还相关的操作，对采编工作以及一些管理操作不做学习。图书馆各个部门的工作都是关联的，若只掌握本岗位操作必然对图书馆的整体工作带来不利。

4.3馆员对本岗位工作相关，但还未涉及或很少涉及的功能不了解

集体培训速度较快，馆员不可能完全掌握所授内容，而针对岗位的在岗培训参加的人数和讲授的内容会受到时间和空间很大的影响。这些原因都会造成馆员对常用的操作能熟练掌握，然而忽略一些不常用的操作，随着培训工作的结束，公司工作人员对图书馆服务的重心转移，那么对这些功能的培训工作将存在很大的困难。

4.4馆员对一些操作掌握错误而不自知，导致管理系统采集信息错误

广西中医药大学图书馆引进金盘系统时就开始推行一卡通的使用，不再设立专门的办卡专员，在工作过程中，经常遇到馆员新增读者后不修改图书证的到期期限或者在卡与旧证关联时出现“张冠李戴”的错误，然而这些操作往往一时间难以觉察出其错误的严重性，这就给馆内的管理工作带来了不少的麻烦。

4.5各分部门部长对本部门涉及的操作不够精通

尤其是对一些参数设置，权限管理等管理工作流程没完全掌握，起不到管理作用。

5 出现问题的原因

经总结发现出现这些问题的主要原因有：

5.1培训方式的影响

集体授课培训效果不佳。高校图书馆馆员培训现状中存在培训方法单一，传统的讲授式培训方法对馆员没有吸引力，听课时的专注度不高以及对馆员参加培训缺乏激励与约束等特点[4]。馆员主要靠视频文件和文字说明自学摸索，有不懂情况个别发问形式为主，馆员的积极性和主动性不一致，导致对系统的掌握程度受个人因素影响较大。

5.2系统主要管理员或技术人员未对系统使用中经常出现的问题进行总结，以及及时的将解决办法跟大家共同分享

这也是造成馆员对系统掌握水平不一，以至于同一个问题多次提出，多次解决而不能提高管理员或技术人员工作效率的重要原因。

5.3馆员基本定人定岗

在无使用需求或考核要求的情况下,馆员缺乏学习动力和热情。

5.4馆员缺乏主动性

馆员对系统的认识处于被动位置，属于遇到问题才问，遇到问题才学的情况，只有遇到问题，或工作相关的问题才会去关心，对系统缺乏全面了解的意识。

5.5缺乏考核和监察制度，馆员在一些问题上仅凭自己的理解进行操作

培训过后虽然取得了不错的效果，然而图书馆没有相应的考核和监察制度，干好干坏，技能高低与福利待遇无关，也与个人荣誉无关，那么馆员学习的积极主动性受到影响。馆员进行错误操作时多半是处于不自知状态。

5.6未对各部门部长进行专门培训

培训仅停留在应用操作层面上，没有进行管理功能和操作的培训。

根据对出现的问题和原因的分析发现，培训过程中有许多细节需要注意，在系统培训后期必须根据图书馆的实际情况对培训成果加以巩固。

6 相关对策

6.1培养馆内专业技术人员

针对馆员对新系统的掌握水平不一，而系统的专业培训人员又不能长期提供培训服务，再次也不能及时到位的情况，培养一至两个馆内的专业技术人员不仅可以全面的了解系统的不足，解决系统问题，也能及时解决操作过程中遇到的疑问。

6.2安排专题培训

图书馆在前期的集中讲授式授课以及在岗现场培训之后，发现忽略了系统管理功能的培训。这就导致系统的管理工作多集中在管理系统的技术人员身上，而金盘系统拥有强大的部门管理功能，各部门负责人由于不懂管理部分的操作，因而无法起到很好的管理作用。因此就新系统的管理功能分级别的进行专题培训是非常必要的。

6.3建立考核监察制度

文献[5]在调研中发现，在有培训的13个图书馆中，只有3个馆没有对学习效果进行评价，其余10个馆均对学习效果有所测评。由此可见培训过后有一定的效果监测机制是非常必要的。

6.4领导定期巡视

领导在巡视过程中不仅可以听取馆员对新系统的评价，也可以激励馆员对系统知识学习的热情。另外，部门领导作为部门的直接管理者必须了解馆员对系统的掌握情况，及时反馈系统问题，发现个别馆员的错误操作同时领导巡视尤其是部门领导巡视便于馆员对新系统提出意见，对不懂的操作及时发问。

6.5责任落实到个人

许多馆员依然保持着“干好干坏，干多干少一个样”的旧思想，这中思想严重影响馆员进步的积极性。金盘系统提供了实名制登录，每一个操作落实到个人的机制。因而如何将责任，将错误落实到个人就是管理过程中的一大难点，同时也是一个积极举措，不仅可以发现谁不懂，不懂在哪里，进而可以实施有针对性的个人培训，也可以增加馆员的荣辱感。

6.6查漏补缺，定期分享

管理人员和技术人员将经典操作和易错操作录制成视频文件或文字材料供大家随时查阅。作为主要的管理系统技术人员，在解决系统的问题过程中发现，许多问题都是重复的，或因为该操作确实存在疑点，或因为人员更换岗位，或是一些不常用的管理操作，如设置系统参数、采编部的资金管理授权等问题。技术人员不能单纯的停留在解决问题的基础上，必须将问题总结起来及时在全馆会议时做出分享，必要时将一些操作做成视屏或是文字材料供大家查阅。这不仅可以增加工作效率，也可以累积经验成为本馆特色的资源库，形成馆内特色。

7 结语

笔者在馆内进行新旧管理系统更替的过程中一直负责系统的管理和人员的培训工作，所以就图书馆在此过程中对馆员进行系统培训的经验写出上述文章。文中叙述了馆员培训的方法、遇到的问题、原因，同时也就实际环境下采取的对策做了分享，以期对各馆在面临新旧管理系统更替工作时有所帮助。在此也希望全国的图书馆事业蒸蒸日上。

[1] 许忻,李艳芬.图书馆自动化系统转换过程中的问题与对策[J].情报理论与实践, 2005,28(3):290 -292.

[2] 于清华.转换为金盘系统后期刊管理遇到的问题和解决思路[J].黑龙江教育学院学报,2010,29(11):190-191.

[3] 薛金素,杨艳芳.高校图书馆业务培训工作之我见——以保定电力职业技术学院为例[J].现代阅读,2013,2(3):31.

[4] 谢婧.关于高校图书馆馆员培训的思考[J].中国校外教育, 2014,6(18):41,56.

[5] 钟宇,胡芳,陶莹.我国大学图书馆馆员培训工作的调查研究——以26所大学图书馆为例[J].图书馆,2013,(3): 96-98.

Discussion on the librarian training of new library management system——By Guangxi University of Chinese Medicine as an example

With the rapid development of technology information and the needs of readers of the times, library management system also update rapidly, so many libraries will face the replacement of old management system. Then, the librarian training of the new system is very important. In this paper, took the library of Guangxi University of Chinese Medicine’s practical experience about JP Software system as an example, It proposed methods, problems in the librarian training work, and put forward the related countermeasure based on the analysis of the reasons. Hope to bring positive effects to the other libraries.

Library management system; system change; librarian training

G250. 71

A

1008-1151(2015)04-0153-03

2015-03-12

蒋玲艳（1986-），女，广西桂林人，供职于广西中医药大学图书馆，硕士，研究方向为图书馆学。