论档案信息化管理中纸质档案的重要性＊

徐 蔚

（重庆交通大学档案馆，重庆，400074）

档案信息化所体现的是档案管理在信息时代的一种必然选择，也是我国档案事业“十二五”规划的重要内容之一。在此过程中，纸质档案的地位和作用问题始终是档案界争论的焦点。电子档案虽然有着快速存取和高效利用的优点，但其可靠性和真实性风险的存在，导致纸质档案的地位始终无可取代。因此，必须对信息化背景下的纸质档案的定位和重要性有足够的认识，注重电子档案与纸质档案的双轨并存和优势互补，从而促进档案信息化管理走上科学化与规范化的轨道。

1 纸质档案拥有非常明显的比较优势

纸质档案就是以笔和纸的形式对社会组织和个人在工作生活中直接形成的各种文字、图表等不同形式的信息进行记录与保存的档案形式。这种把纸张作为信息记录载体的档案有着一些非常突出的优势：

（1）信息与载体的依附性比较强。载体与信息的统一就使原始记录性这一属性得以形成。其在档案信息的原始真实性与存储介质的原始依附性两个方面都有所体现。因为信息与载体密不可分属于传统介质的特点，当信息与载体达到充分地结合，将其进行分离就非常难。不仅如此，人们只有借助于依附在纸张等载体上的文字、图形，才能够对其所承载的信息有所了解。

（2）充分体现档案信息的原始凭证性。纸质档案的形成是由文件直接转化过来的，对过去的历史情况客观地记录，其凭证功能令人信服。作为管理档案信息的载体，也是在特定的条件下通过特定的责任人制作来形成的实体材料。

（3）信息存储介质的耐久性比较强。纸张、胶片的耐久性比较强，对于长期保存档案文献特别适宜。虽然其可以通过一定条件产生水解和氧化反应，然而只要我们对其发生化学作用的必要条件注意排除，也就能延长纸质档案的寿命达到百年以上的时间。

然而，伴随着电子文件的出现和电子档案的建立，与之比较，纸质档案的差距也就非常明显，主要体现在：一是需要投入很多人力进行管理。尤其在其归档、立卷、装盒等方面，虽然花费工作量很大，但工作效率不高。二是信息的独占性明显。其仅能提供一人在同一时间、地点使用，难以共享信息资源。三是管理方式比较落后。由于纸质档案的成果需要占用大量空间，管理起来工作不便，管理手段也比较落后。

2 纸质档案在档案信息化管理中的重要性日益凸现

档案信息化管理就是通过信息技术等高科技手段来促使档案由实体保管实现以数字化信息为载体，向社会提供服务为重心的转变。在档案信息化管理过程中，纸质档案有着极其重要的作用，主要体现在：

（1）发挥纸质档案原始凭证作用可确保档案的真实性。档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，但是，对于电子档案的法律地位国家尚且没有相关法律法规能够对此进行明确。但对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。传统纸质档案所体现的是“内容的原始性”和“形式的原始性”的有机统一，其唯一性表现在其文件资料的字体、字迹、图像、印章以及纸张载体均不可能被替换掉，若存在被篡改和复制的内容也很难达到与原件完全一致的程度。因此，目前的技术条件就决定了纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档案信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。

（2）发挥纸质档案稳定性作用可确保档案信息安全性。因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。在目前，由于网络黑客、病毒对计算机网络系统和电子信息安全形成了严重威胁，虽然建立计算机网络防火墙和病毒查杀系统能够起到一定的安全保护作用，但黑客、病毒种类的日益翻新使任何安全防护技术和手段都很难给予电子档案信息可靠的安全保障。而很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

（3）利用纸质实体档案增强档案信息保存与利用价值的永久性。档案价值就体现在其保存与利用上。因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。比较起来，那些对纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。珍贵的档案资料因其保存的年限久远则更显示其价值。在档案信息化管理之中，纸质档案所拥有的永久性保存价值是无法被其他形式的档案所超越和取代的。因此，为使电子档案载体和纸质档案资料的双重安全有可靠的保证，就要求现代档案馆（室）设立专门的计算机房，并设立专柜来保存电子档案载体，在有条件的单位或部门，就应分库来对电子档案载体和纸质档案资料进行分类存放，同时要设立专门的馆员对其做双套管理和维护工作。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径

因为传统的纸质档案有着无法替代的一些优势，其安全性和稳定性在档案信息化管理中得到了充分体现。同时，因纸质档案管理具有被各个机构认可的很强的法律效力和权威性，这远非电子档案可比拟的。因此，应从如下方面，切实让纸质档案在档案信息化管理中的优势得到有效发挥。

（1）促进档案管理人员观念的更新。长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。这就要求档案管理人员与档案事业与信息技术的发展步伐相适应，积极学习新知识完善自己的知识结构，通过对新的信息技术的消化学习，以现代科技提高自我职业素质。在对传统档案管理方法熟练掌握的基础上，也要熟练地掌握电脑知识及使用相关存储设备的技能，从而成为档案管理的全面人才，从工作重心和服务手段方面全面改革传统档案管理模式。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

（2）完善档案管理标准与制度。档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

（3）改进与调整档案保管设施。只有做到电子档案与纸质档案的相互结合应用，才能实现最佳效果。由于这两者都以一定物质状态而存在，其安全性和完整性离不开一定的相应设施和条件来作保障。因纸质档案的存储信息量不大，在长时间积累的案卷面前，库房的压力很大。电子档案的出现就有利于解决这一问题。光盘的大信息存储量不要求很大的保管空间，在具备基本保管条件和要求的前提下，就可使库房压力减轻，并节省大量资金和人力。

（4）采取“双套制”档案保管模式。所谓“双套制”也就是对于载体不同但内容一样的两种档案实行双套保存，即采取双套来保存同一内容的纸质与电子档案。因为纸质档案和电子档案的特点、作用各异，“双套制”的实施并非为重复保存。“双套制”档案保管模式恰恰使纸质档案和电子档案各自的优势得到融合，这样不仅能让高效存取检索功能发挥出来，而且也能实现档案凭证价值。此外，电子档案可以以副本形式进行异地保存，由此可避免档案资料遭遇意外毁灭的危险。采取“双套制”档案保管模式确保档案馆馆藏中电子档案与纸质档案能够长期并存，这代表着未来档案馆馆藏结构的大趋势，非常有利于保护纸质档案资料。

（5）积极推进纸质档案数字化管理。实现传统纸质档案与电子档案之间的相互转化，在现实中是可行的。对电子档案来说，可采取纸张打印的形式，向纸质档案快速转化，使电子档案的简单直观性得到提高，使不同档案发挥不同的利用效果。对纸质档案来说，采取扫描或计算机输入的形式，可使其向电子档案快速转化，由此促进档案工作高效性的提高。因此，我们可发挥纸质档案与电子档案可彼此相互转化的特点，及时进行资料的备份，把两者之间可以共存的合适临界点找出来。在推进纸质档案数字化管理过程中，就需要对纸质档案运用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字化加工，促使其向磁带、磁盘、光盘等载体存储转化。在恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复提供帮助的同时，也能促使档案的利用方式发生改变，使档案利用的“孤本”状态得到突破，同样的一份文件可为其他所需要的人共享。当纸质档案数字化管理实现后，可把已开放的档案传到网上，以方便利用者无时间限制地进行档案信息资源的上网查询利用，以此扩大利用档案的空间，减少原载体档案因频繁使用而造成的损害，纸质档案的使用寿命因此也能够延长。

总之，对于现代档案管理者来说，要充分认识和重视纸质档案真实性、安全性、稳定性在档案信息化管理过程中的重要作用，实现档案管理理念从传统向现代的转变，努力做好电子档案与纸质档案的双轨并存和优势互补工作，从而有力地促进现代档案事业的健康和科学发展。

＊本文系重庆市教育委员会人文社会科学研究项目“新形势下高校档案发挥反腐倡廉作用的机制研究”（项目批准号：15SKG087）的阶段性成果。

［1］葛丽阳.浅谈纸质档案管理中的优缺点［J］.办公室业务，2012(13):20.

［2］苏迎春.浅谈电子档案的信息化管理［J］.办公室业务，2012(13):80.

［3］叶进.电子档案与纸质档案并存之探讨［J］.兰台世界，2012(S2):71.