浅谈基建档案信息化建设

中国农业科学院兰州兽医研究所 江永琴

浅谈基建档案信息化建设

中国农业科学院兰州兽医研究所 江永琴

随着社会不断发展，农业科研院所的基本建设项目档案逐渐向信息化发展。档案信息化就是利用信息技术对原有档案进行储存和管理，使农业科研院所的基建档案信息化，资源信息产业更加方便快捷。我国很多农业科研院所都在实施修缮购置项目、建设科学实验大楼及实验基地等工程 ，所以其基建档案管理也越来越受到重视，对于工程建设的过程都需要进行详细记录，基建档案的信息化建设非常重要。

基建档案 农业科研院所 信息化

基建档案管理对于农业科研院所来说非常重要。这些档案记录了农业科研院所在建项目和已竣工验收的所有信息资料。基建档案信息化建设是社会发展的必然趋势，也是农业科研院所档案管理的重点，能够有效推动农业科研院所的工程项目建设，在后期的维护、管理或扩建中起到非常重要的作用。

一、基建档案的特点

1.档案材料来源的广泛性。基建档案的一个比较明显特征就是资料来源广泛，包括项目的提出、项目的建设过程、项目的验收等，都是基建档案的资料来源。另外，基建档案的建设涉及多个部门，包括施工单位、政府部门、监理单位、质监部门、设备提供单位等，这就使基建档案具备广泛性特点。

2. 档案的完整性。基建档案的内容非常多，包括项目的建议书、项目可行性研究、项目计划编制书、地质勘查分析研究、招标书、工程进程编制、项目建设、竣工验收等。基建档案需要对项目的整体过程进行资料收集与编制，所以基建档案还具有完整性特点。

3.档案数量庞大、内容广泛。基建档案的记录内容比较广泛，记录的数量比较大。因为基建档案的内容涉及多所单位、多项内容，且基建档案的专业性比较强，所以基建档案的另一个明显特征就是数量大、内容广。与其他档案管理相比，基建档案的专业性较强，内容和数量更多，包括电信、建筑、结构、气象、环保、地质、消防等都属于基建档案的范畴。

4.长久性和不可替代性。基建档案管理是一个长久的过程，具有非常高的参考价值，所以基建档案具备长久性和不可替代性。工程验收之后能够为工程后期的维护、管理或扩建提供比较可靠依据。所以，基建档案具有长久性和不可替代性。

二、基建档案信息化建设注意事项

首先，基建档案信息化建设过程中需要注意档案的安全性。因为档案信息化速度越来越快，档案的内容和数量的增加得都比较快。随着互联网计算机的普及，基建档案信息化应该特别注意安全性问题，防止黑客或病毒入侵，保证基建档案的完整和安全。

其次，基建档案信息化建设过程中需要注意档案的真实性。档案建设时，从电子档案的生成到使用，很多基建档案都是自动存储的，没有任何规范化或程序化管理。电子档案和纸质化档案没有进行统一管理，纸质档案不易保存，而电子档案的记录载体不能长时间使用，会对基建档案的真实性产生不利影响，基建档案不再具备完整性和可靠性。

最后，基建档案信息化建设还需要注意档案的法律效力。电子档案的载体并不固定，不能给基建档案提供有力的法律认定，对于一些光盘不会给予法律认定。所以，农业科研院所进行基建档案信息化建设时需要着重注意法律效力的问题。

三、基建档案信息化建设

1.档案信息安全保障体系建设。农业科研院所基建档案管理中，很多档案内容都具有保密性和查阅限制。这些信息的保密性非常高，一旦泄漏会有非常严重的后果。所以，农业科研院所的基建档案管理部门应该设立保密计算机或建立独立的内部网络，与外网断绝一切联系。对于一些信息的存储，不能使用任何可能会与外网相关联的相关设备。内网登录需要对身份信息进行严密核实，制定访问限制，做好保密工作。加强对档案管理的安全保护，采取防火墙等一系列措施防止黑客或病毒入侵，保证基建档案信息化建设安全可靠。

2.建立数字基建档案，实现档案信息化管理。基建档案的信息数字化建设能够使档案搜索更为快速，更加方便。基建档案信息化建设能够减少农业科研院所档案管理的人力物力，对于一些比较长久的档案能够进行重新记录和保存，延长档案存储时间。建立数字化基建档案过程中，档案管理人员需要与其他部门及时沟通，对于纸质信息和资料进行扫描和输入，明确档案的归类和要求。对已经建立数字化档案的资料进行分类处理，并且进行重复审核和校对。记录完成的数据资料应该上传至农业研究院所的内部网络中，方便查看。

3.实现档案动态化管理。农业研究院所的项目建设时间比较长，建设资料比较多，涉及部门也比较广泛。首先，基建档案管理员应该定期对基建档案资料进行收集，检查核对档案资料，与其他部门进行沟通，完善资料的完整性，及时调整档案管理模式。其次，档案管理人员应充分掌握项目建设进度情况，与城建、消防等部门联系，形成信息反馈机制，这样才能对基建档案进行信息化建设管理。

总而言之，基建档案管理是一项非常复杂的工作，管理时间比较长，内容广泛，数量也不可低估。农业科研单位应该对工程建设基建档案进行信息化建设，详细记录工程的资料内容，及时了解工程建设的各项信息，利用互联网或计算机对基建档案进行管理，最大限度地提高档案管理水平。这样既节省了大量的人力物力，又能保证基建档案的科学化管理。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-12-0209