电子档案原始性的保障策略

姚 军 徐有法

（江苏省档案局，江苏南京，210008）

当前，在电子档案的管理中存在许多误区和问题，严重影响到电子档案的形成、管理和利用，以及电子档案的安全和效力。作为档案的一种新形态，电子档案既有传统档案的一般属性，也有其明显的特性。我们应认真总结经验教训，充分认识电子档案的特点，在实际管理工作中正确地应用各种技术，采取切实可行措施，科学有效地管理好电子档案，为子孙后代积累宝贵财富，发挥其独特的作用。

1 当前电子档案管理中存在的主要误区和问题

当前，在电子档案管理中存在的误区和问题主要表现为对电子档案的认识误差和基于此误差而采取的错误方法。具体表现在以下几个方面：

（1）强调电子文件的特殊性，淡化电子档案的档案属性，混淆两者的边界，摒弃传统档案管理的科学内核，影响到了电子档案的原始性、真实性、有效性。这一问题在当前尤其突出。

（2）对电子档案的特性认识不清，找不到电子档案管理的科学方法，在电子档案管理、系统研发与应用等方面始终离不开传统档案管理的影响，大量模仿传统管理的细节，致使电子档案管理全流程臃肿繁复，效率极低。

（3）从电子档案管理的后端逆向研发和应用，缺乏全流程一体化的顶层设计。OA 系统、各业务系统、ERMS 系统和长期保存系统各自独立建设，特别是对电子档案的前端——电子文件的形成办理缺乏有效的控制，影响到电子档案的形成和交互，影响电子档案的质量甚至真伪。

（4）把档案数字化作为形成电子档案的基本方法，把档案数字化后的成果作为馆藏电子档案的基础，对各机关单位电子档案的移交重视不够，导致档案馆档案数据库中电子档案匮乏。

（5）单纯注重档案数据的异地异质备份，不注意档案数据的质量，忽略对电子档案原始性的长期保障。

2 对电子档案本质属性的认识

在上世纪八、九十年代，我国档案学者对文件的内涵、档案的定义进行了热烈的讨论，其中陈兆祦、和宝荣、冯伯群、王绍忠等学者都谈到了档案的本质属性，即原始记录性。由于当时所有文件都是以纸质文件为主，争议并未像现在这么突出，人们对档案原始记录性的认识基本统一。《中华人民共和国档案法》第二条规定，“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。这一定义基本得到公认。

随着我国信息化进程不断加快，电子文件的大量涌现，学术界就如何认定电子文件（档案）的原始性问题开展了大量讨论，如：曹书芝《电子文件原始性维护微探》（2005年6月），陈兆祦《建立和建设现代文件学是当务之急》（2006年10月），舒雪冬《高校OA系统的电子文件原始性保护机制探讨》（2010年11月），蔡学美《数字时代档案原始性的特征和应对策略》（2012年7月）。目前，学界还未就电子文件（档案）的原始性问题达成明确一致的概念。

简单地说，档案是机构和个人直接形成于社会实践活动的原始记录，其原始性是传统载体档案的主要特征，是有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息载体形式的根本特征。对纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现在内容和形式以及载体的统一，文件原件成为集多种原始性于一身的统一体。对电子文件来说，电子文件和电子文件元数据分别代表电子文件的内容和形式，两者经常处于分离状态，且电子文件与载体从表面上看往往也是分离的。因此，电子文件的原始性特征变得扑朔迷离，甚至于有人将档案数字化成果看作是电子档案。现在看来，人们之所以要强调电子文件的“四性”，甚至于只谈“电子文件”不谈“电子档案”，一是因为从国际档案信息化相关标准规范中吸取经验，同时也是回避了道不明说不清的电子文件原始性的问题。因此也造成目前电子档案管理中的许多解不开的问题。

其实这个问题解决起来也很简单，那就是返璞归真。作为档案，电子档案必须具备档案的本质属性，即原始记录这一特质，否则就不是档案。这个认识统一了，是非曲直就清楚了，接下来就是在电子环境下如何认识和保障电子档案原始性的问题了。

3 电子档案原始性的保障策略

电子档案原始性的认识之所以产生分歧，主要还是电子文件内容和形式以及载体的特殊性所造成的，如果我们能够科学地应用相关技术和机制，就可以解决这一难题，好在现在的技术基本成熟，只要运用得当，电子档案原始性完全可以得到有效的保障。

首先是现有的应用技术。目前可以用于保障电子档案原始性的相关信息化技术主要是数字签名、电子封装以及可信时间戳技术等。数字签名技术是对非对称密钥加密技术与数字摘要技术的应用，目前主要包括电子签名、CA 认证和Key等。有数字签名的文件的完整性是很容易验证的，而且数字签名具有不可抵赖性。简单地说，所谓数字签名技术就是附加在数据单元上的一些数据，或是对数据单元所作的密码变换。这种数据或变换允许数据单元的接收者用以确认数据单元的来源和数据单元的完整性并保护数据，防止被人（例如接收者）伪造。电子封装技术是将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。XML 技术是目前比较通用的电子封装技术规范。对电子文件进行封装，其目的是利用标准的、与软硬件无关的XML 语言将电子文件及其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，以维护电子文件及其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明。时间戳技术是利用守时监测功能保障时间戳证书中时间的准确性和不被篡改。目前一般采用可信时间戳，是由第三方提供的可信时间戳认证服务，由国家授时中心负责时间的授时与守时监测。

其次是技术的合理应用。电子档案的源头是电子文件，所以保障电子档案的原始性必须从电子文件的形成办理开始合理地应用相关技术，通过节点控制和转移衔接的全程一体化管理，达到全程保障的目标。具体而言：一是在系统研发和应用中，元数据格式标准应在电子文件（档案）管理中全程配置，实现元数据随电子文件（档案）管理的全流程直接形成（而不是后补），确保电子文件与其元数据的自然联系，相互印证。二是在几个关键节点应用数字签名技术和电子封装技术或者可信时间戳技术，尽可能地保持电子文件（档案）的原始状态。这包括领导签发（电子文件生效的控制点）、档案员赋予档号归档保存（电子文件转化成电子档案的节点）以及数字档案馆赋予馆藏档号入库（电子档案进入长期保存状态）三个节点。三是有条件的可以在进入各个节点前对电子文件（档案）进行“四性”检测。确认其符合要求后再进行下一步操作。

第三是建立健全科学的保障机制。除了技术保障外，还要建立健全有效的保障机制，杜绝人为因素的影响。一是实行电子文件（档案）全程一体化管理。档案部门应根据档案法的要求，除了对数字档案室和数字档案馆进行业务监督和指导外，还要配合电子文件管理主管部门加强对电子文件形成办理及其归档的业务监督和指导，确保电子文件的原始性。二是电子文件（档案）管理的现代化。按照现代管理标准化、规范化、程序化和系统化的要求，实行电子文件（档案）的全流程管理，在软件研发与应用、各个环节与节点相互联系和制约等环节层层递进、道道把关，分工明确、职责清楚，形成制度体系，严格执行。三是在不同网段建立“三库”管理模式。即电子档案信息管理库、数字档案信息资源总库和电子档案信息共享利用库。电子档案信息管理库是指过渡性的电子档案信息数据库，一般架构在需要接收电子档案信息数据的网络或数字档案馆局域网中，主要用于接收和管理数字档案信息的系统，是原始数字档案信息的唯一来源；数字档案信息资源总库是数字档案馆（室）保存原始数字档案信息数据的专用数据库，专库专用，与任何网络实行物理隔断，又称为数字档案馆（室）“核心数据库”，其数据尽可能保持不变，有条件的馆室可以设置专用机房，实行高等级防护；电子档案信息共享利用库是架构在各种网络上提供数字档案信息共享利用的数据库，其数据来源可以是数字档案信息资源总库，也可以是电子档案信息管理库以及其它网络或系统。

第四是法规、标准以及制度建设。作为档案的一种，电子档案管理也属于传统档案法规标准体系以及制度的调整范围，同时又有其特殊性，需要制定和实施相应的新法规、新标准和新制度。如电子档案的载体因技术原因通常是不耐久的，不能像传统档案那样永久保存，因而载体的变化是必然的，这就需要从法规、标准以及制度方面做出新的规定，使得这种变化合理合法，有规可循，达到人为控制的效果，确保电子档案的原始性不因载体的变化而受到影响。再如电子档案信息数据备份工作也是不能回避的一项重要工作，也必须做出新的规定，确保电子档案信息数据备份与电子档案的原始性保持法理统一。

4 结语

电子档案是随着社会信息化发展而产生的一种新型档案，它既符合档案的一般属性，也有其特殊性。这就需要我们在掌握其基本性质的同时研究其不同的特性，并有针对性地采取措施，达到科学有效管理，这是我们这代档案人的共同使命。这其中电子档案的原始性是本质问题，这个问题得不到科学解答，就不能采取有效策略，那么电子档案的科学管理就是空中楼阁。当然，电子档案管理是一门新的学科，需要大量的实践总结和理论研究支撑。谨以此文作一次探讨，望能引发更多的实践经验总结和理论研究成果。