新时期档案业务指导工作方法的改进与创新

罗 惟

（溧阳市档案局业务指导科，江苏溧阳，213300）

随着经济社会的快速发展，新时期下的档案业务指导内容日益复杂，档案业务指导工作所面对的行业日益增多，档案业务指导工作的方法也随之有了较大改变。如何紧跟时代步伐，适应档案工作信息化带来的一系列变化，创新推动档案工作更好地服务于经济建设，这就要求我们档案业务指导人员在平时工作中努力提高个人素质，以时不我待、只争朝夕的精神，不断思考我们在档案工作中遇到的问题和困难，提出建设性的想法和解决办法，以期能够举一反三，触类旁通，总结出一套适应于本地区档案工作的业务指导方法，有效地提高档案业务指导工作的效率。以下三个方面是笔者结合日常工作中的一些思考，从一个档案工作者的角度浅谈档案业务指导工作方法的改进与创新。

一、认清档案工作使命责任，增强自身充电学习的主动性

古语有云：“工欲善其事，必先利其器。”我们要搞好档案工作，就必须先“利其器”，对于档案业务指导工作者来说，手中的器便是我们的档案业务能力，只有我们自己首先熟悉了档案业务相关的标准、规范，《档案法》所要求的具体细则，我们才能够对本地区档案建设的整体情况、未来走向、需要进一步努力的方向有整体的把握，有的放矢地制定本地区的档案业务规范，对相关领域、行业、单位进行针对性较强的指导，才能够做到目标清晰，事半而功倍。尤其当下业务指导口的人手少，工作量大，很多时候不可能面面俱到，因此，具备较强的业务能力，在宏观和全局上能够对档案工作有整体的把握对提高工作成效意义重大。从微观上来说，档案局作为本行政区域的业务指导者和牵头者，对本区域内的机关、企事业单位档案工作的指导责无旁贷，也只有做到事事走在其他单位档案工作人员的前面，才能履行好自己的职责，解决好其他单位档案工作上的问题，提升本区域内档案工作整体水平。

经济社会不断发展，档案工作信息化水平不断提高，档案的门类五花八门，档案的专业性愈来愈强，新的档案管理技术更是层出不穷，即时的充电学习对我们档案业务指导人员的重要性不言而喻。但当下一些人思想懈怠，认为档案工作在市场经济中的地位较低，工作积极性不强，满足于既有的制度和知识，得过且过，对新的规章制度以及《档案法》中相关规定吃不透，指导工作时力不从心；对新的技术有排斥心理，应用能力仅仅局限于低端的文字处理，对数据库、图形图像处理、CAD、CAM 等相关软件与技术，知之甚少。档案工作的特性决定了它不同于其他工作，不可能轰轰烈烈、立竿见影，但做好档案工作却功在千秋，它不仅为经济建设保留了珍贵的、可供参考的资源信息，也为后人留下了宝贵的历史记忆、凭证和足迹。为此，我们档案工作人员应主动扛起肩上的使命责任，不懈怠不放松，经常思考勇于实践，在学习中提高，在实践中总结，才能适应新形势下档案建设的要求，履行自己应尽的职责。

二、加强业务指导日常联系，加大问题交流反馈的联动性

现今，档案工作在很多单位中处于弱势地位是不争的事实，单位人手有限、没有配备专职的档案人员、负责档案的临时人员经常变动，也是普遍现象，这些都给档案业务指导工作的连续性造成了很大困难。故而档案业务指导科作为地区档案业务指导工作的牵头者，应当加强平时的业务指导，勤跑动，多联系，及时了解各个单位档案工作的薄弱所在，及时跟进那些档案新手，通过集中进行业务培训以及个别交流工作，让他们尽快熟悉基本的档案业务技能，使得这些单位的档案建设不断档。诚然当我们在加强联系的过程中，会遇到许多困难，笔者觉得档案人只要有钻劲，就能排除困难，解决问题。譬如，我们在为某一条线单位指导档案工作时，发现该条线部门规定的档案归档整理办法与我们档案部门的规定有出入，这时就首先需要我们具备该条线部门应有的基础知识，“钻”进去，弄清两种方法的共性与差别；其次结合统筹档案整理知识，总结出一套最适合于该单位的档案整理方法。再譬如，一些单位在档案库房的搬迁时，很容易造成档案资料的丢失损毁，这时，档案人员就得想在前面，眼疾手快，及时联系，提前介入档案资料转移，保存好珍贵的档案资料。

以上种种都是讲我们在平时工作中与各单位之间纵向的积极联系和前瞻性的沟通。其实，在日常指导工作中还不乏以下这样的问题：比如，在电子文件归档管理过程中，所安装的软件系统与原有的密钥不兼容，一经发现这样的问题，我们应该充分利用网络资源或集中培训的机会，将上述问题分享讲解，让大家配套安装相应的软件和密钥，以免造成软硬件不兼容的问题，同时，及时向上级部门汇报问题所在，实现问题交流的纵向汇报和横向交流，即时有效地防止问题的进一步扩大，有效解决力所能及的困难和问题。

三、创新传统业务指导方式，调动档案工作人员的积极性

传统的档案业务指导是以面对面、手把手的方式一对一地进行指导服务，这种指导方式工作量大，时间比较分散，加之较少有单位配备专职档案人员，配有临时档案人员的单位人员变动又快，最后取得的效果并不明显。目前我局在保持部分传统指导模式的基础上，采用多种方式相互配合进行综合指导。一是充分利用集中培训加强档案业务指导工作。每年计划安排档案人员集中培训学习，将新的业务知识进行讲解，同时把当年的业务工作任务进行分配。二是通过组织观摩先进档案工作单位促进学习提高。每年不定期牵头组织档案建设较为落后的单位去档案工作好的单位进行观摩学习，通过现场感受，让各单位的档案人员看到差距，寻找问题，查漏补缺。三是运用现代化手段扩充指导形式。通过建立市内档案人员QQ 工作群，将涉及到业务的信息、资料上传到群里，共享相关的业务知识，同时，利用QQ 群及时在线解答档案人员遇到的问题，让群里的档案人员共享问题的解决办法，提高经验交流的效率。

要进一步做好新时期档案业务指导工作，则要与时俱进地改变原先的工作方法。笔者觉得在现下档案工作中，档案工作的落实靠人，档案工作的提高靠人的主动作为，档案工作的内在驱动力靠的是人想干事儿。因此，在档案业务指导工作中不仅仅要注重档案工作指导上的“勤”，更要注重在如何提高各单位档案人员积极性上的“变”，充分发挥好档案局作为牵头单位的职能，“种好梧桐树，引得凤来巢”——整合资源搭建平台，定期搞好“档案业务能力大练兵”活动，邀请分管档案工作的市领导莅临指导，规定各单位分管档案的领导为领队，各单位的档案工作人员（不论是专职还是兼职）为选手参加活动，活动中设置的比赛项目可涉及诸如额定时间内规整档案资料等项目。以活动的形式变纵向的传统指导为立体的联合互动，充分调动各单位档案人员的内在积极性，驱动他们练就过硬本领，使广大档案工作人员形成合力，共同提高本地区档案工作的整体水平。这样的指导形式和办法既不花费太多人力物力，又可达到助力推进的效果，不失为档案业务指导工作方式方法创新思考的方向。