新时期如何加强司法行政档案管理

程 沭

（宿迁市司法局，江苏宿迁，223800）

司法行政档案是国家档案的重要组成部分，是司法行政系统的宝贵财富，也是维护司法行政历史真实面貌的重要工作。随着司法行政事业的不断发展，司法行政档案的内容、类别、整理方式、方法都产生了巨大变化。司法行政档案作为司法行政系统一项宝贵的财富，已不再是简单的资料收集与保管，它已经成为充分发挥司法行政在全面推进依法治国中一项不可缺少的基础性工作，如何在新形势新任务新要求下管理好司法行政系统各项工作中产生的司法行政档案，使司法行政档案为依法治国作出积极贡献，是我们目前司法行政人迫切要做的工作。

一、新中国成立后司法行政档案历史概况

新中国成立后，1949年设立中央人民政府司法部。1954年改称为中华人民共和国司法部。1959年撤销司法部，原司法部主管的工作由最高人民法院管理。1979年为加强司法行政工作，重建司法部直至现在。

1949年至1959年，司法行政部门的档案作为国家档案资源已全部移交到当地国家综合档案馆，以撤销单位独立全宗保存。1959年至1979年，司法行政主管的业务并入法院，形成的档案纳入到法院全宗内管理。1979年重建司法部以来，我国司法行政档案根据《档案法》和有关档案管理规定，以政府系列司法行政独立全宗归档，保存在各级国家综合档案馆。近年来国家、省、市、县（区）、乡镇的司法行政单位永久和长期保管的档案，按规定向同级地方国家综合档案馆移交。列为永久保存的劳改罪犯档案，在刑满后50年向国家地方综合档案馆移交。目前各级司法行政单位保管了《档案法》规定期限内的各类司法行政档案。

二、司法行政档案类别

1979年以来，随着我国民主与法制建设的发展，中断了20年的司法行政工作得以恢复、重建。在党中央、国务院和各级地方党委、政府的领导下，经过全国司法行政干警职工的不懈努力，司法行政工作迅速发展，道路越走越宽广，职能越来越丰富，积累的司法行政档案门类也越来越多。

1.1993 年司法行政档案类别

1993年以前，各省、市自行制定司法行政档案管理办法，司法行政档案没有统一标准、统一规定、统一格式，各行其是、各自为政。1993年4月16日，司 法 部 下 发 了《关于司法行政档案工作暂行规定》，明确了司法行政档案的内涵、机构、人员和职责。司法行政档案是指在司法行政工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。司法行政档案分为文书档案、专业档案（劳改罪犯和劳教人员档案、公证档案、律师业务档案、乡镇法律服务业务档案、财会档案、科技档案、教学档案、新闻书稿档案、基建档案等）和声像档案，当时的司法行政档案类别已涵盖了司法行政工作职能的所有内容。

2.目前司法行政档案的类别

目前司法部的职能是主管全国司法行政工作的国务院组成部门。根据现在司法行政部门的职能，司法行政档案类别比以往增加了设备档案、实物档案；业务档案增加了监狱管理档案、戒毒管理档案、社区矫正档案、法律援助档案、法制宣传档案、司法考试档案、司法鉴定档案、司法外事档案、信访档案、纪检组监察档案和图书资料等。随着时代的发展，司法行政职能发生了巨大变化，原有的档案类别已不能涵盖当前司法行政档案类别的内容，也有职能从司法行政中退出。如：2013年，《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》发布，提出“废止劳动教养制度，完善对违法犯罪行为的惩治和矫正法律，健全社区矫正制度。”劳动教养这一职能已从司法行政职能中退出，劳动教养废止之日，就是劳动教养档案废止之时，劳动教养档案已不在司法行政档案类别中，它已走出历史舞台将永久存封于各地国家综合档案馆。

三、司法行政档案类别管理

司法行政档案各种类别参照的管理办法：一是公证档案执行1988年发布的《公证文件立卷归档和管理办法》《公证档案管理办法》。二是律师业务档案执行1991年颁布《律师业务档案管理办法》。三是乡镇、城市街道法律服务所的业务档案执行《乡镇法律服务所业务档案管理办法》和《律师业务档案管理办法》。四是部属院校档案执行《普通高等学校档案管理办法》。五是文书档案、财会档案、基建档案、科技档案、书稿档案、新闻宣传档案等执行国家档案局的有关规定。六是已废止的《劳改罪犯和劳教人员档案管理暂行规定》。

目前司法行政档案管理工作用上世纪90年代的规定已越来越不能适应当前的新形势、新任务、新要求。《档案法》以及国家档案局、教育部、财政部等有关的档案管理规定为了适应社会的进步、时代的发展也几经修改，司法行政档案的管理办法立、改、废已迫在眉睫。

四、司法行政档案管理的一些建议

十八届四中全会首度以“依法治国”作为全会主题，依法治国、依法行政要求司法行政工作要依法，档案管理要依法。司法行政档案工作还存在一些与新时代不相适应的地方，司法行政档案综合管理如何与时俱进，突破传统思维和工作模式，进而增强档案管理工作的前瞻性，是司法行政机关必须思考的全新内容。

一是提高司法行政人对档案重要性的认识。司法行政档案的管理在一定程度上受到对档案认识的制约。我们在从事司法行政工作中，需要回顾过去、了解情况、借鉴经验、核对事实、掌握史料、维护权益等等。例如：近期我们编写《司法行政志》需要查找大量的档案资料，书到用时方恨少，这时才知道保存一个单位完整的档案资料是何等重要。很多情况下，人们没有充分认识到档案对自己的作用、对单位的作用、对社会的作用，司法行政档案在维护权益、解决民生、保障社会稳定的作用没有摆上应有的位置，档案和档案工作的重要性没有得到应有的重视。司法行政人要切实重视档案工作，积极发挥司法行政档案维护社会稳定和发展、推进和谐社会建设的独特作用；充分认识档案工作是“功在当代、利在千秋”，真正把它作为不可再生的资源来保护和利用开发。

二是加强对司法行政档案依法管理。司法行政系统要按照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等法律法规来管理司法行政档案。要依法收集、整理、归档、移交、保管、利用档案，依法设定机构、人员、职责。依法处理损毁、丢失或者擅自销毁属于国家所有档案，擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案，涂改、伪造档案，出卖属于国家所有档案，倒卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人，携运禁止出境的档案及其复制件出境，档案工作人员玩忽职守造成档案损失等违法行为。依法为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。

三是做好有关档案规章制度的废、改、立工作。及时废止有关不适时宜的规定，如《劳改罪犯和劳教人员档案管理暂行规定》。适应新形势要求，重新修订下发《司法行政档案管理规定》，出台或修改相关司法行政新业务档案管理办法。

四是调整归档范围和保管期限。随着改革的推进和深化，一些档案的价值也会发生变化，应及时地修改、调整司法行政的文件归档范围和保管期限表。如1988年发布的《公证文件立卷归档办法》和《公证档案管理办法》规定，公证档案的保管期限为永久、长期和短期三种；2006年国家档案局发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第六条：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

五是加大档案信息化建设。现代社会快速发展，计算机应用已扩展到各行各业，社会信息需求日趋复杂，时效性要求越来越高，传统的司法行政档案信息服务已无法满足网络时代的社会需求。为此，要抓紧建立司法行政档案数据库，实现档案信息资源共享，加快推动司法行政档案现代化管理进程。

六是强化司法行政档案服务功能。档案利用是档案工作的出发点和目的所在，而档案服务则是档案利用的主要途径。司法行政档案工作要秉承“记录历史、服务现实、着眼未来”的理念，坚持服务为先，创新服务方式，拓展服务功能，主动为依法治国服务，为经济建设发展服务，为维护合法权益服务，为改善民生服务，为政务公开服务，为司法行政工作服务。

七是统一制定司法行政各类业务档案案卷格式。加强司法行政档案的标准化、规范化、科学化管理，提高案卷质量。参照中华人民共和国国家标准GB/T 9705—88文书档案案卷格式等，制定司法行政档案案卷格式标准和其它档案标准，并使用无酸卷皮卷盒。