高职院校学籍学历管理存在的问题

□文/王云波（陕西铁路工程职业技术学院 陕西·渭南）

高职院校学籍学历管理存在的问题

□文/王云波
（陕西铁路工程职业技术学院 陕西·渭南）

学籍学历管理工作直接关系着学校的教学秩序、教学质量。高职院校应严格按照《普通高等学校学生管理规定》的要求，提高对学籍学历管理工作的认识，树立新理念，完善体制机制建设，加强学籍学历管理队伍建设，优化高职院校学籍学历管理工作。

高职院校；学籍管理；对策

原标题：试论高职院校学籍学历管理存在的问题及对策——以陕西铁路工程职业技术学院为例

收录日期：2015年2月11日

普通高等学校学籍学历管理工作是完善高等教育学历证书电子注册制度，进一步规范办学行为，保障高等教育改革健康发展的需要。尤其是高职院校生源结构复杂，学历层次多样，使学籍学历管理工作面临许多新的情况，加强和完善高职院校学籍学历管理工作，对高职院校稳定教学秩序，促进校风、学风建设都具有重要的意义。陕西铁路工程职业技术学院（以下简称“陕铁院”）严格按照教育部及省教育厅相关政策和文件精神，建立了科学的学籍学历管理制度，确保了此项工作的规范化管理，得到了广大师生的一致好评和上级有关部门的肯定，曾被评为“陕西省高等教育学籍学历证书电子注册管理工作先进集体”。

一、高职院校学籍学历管理工作存在的问题

近年来，随着高职院校办学规模的扩大，高职院校生源结构复杂，学历层次多样化日趋明显，给学籍学历管理工作带来很多问题。

（一）学籍学历观念落后。长期以来，在学籍管理过程中，重管理轻服务的现象十分普遍，忽视学生的主体地位，只把学生看作接受教育和管理的对象，不把学生当作服务对象，从而造成学籍管理工作行政化、机关化。只注重管理的规范统一，对学生的个性发展未能给予足够的重视，对学生的人性关注甚少，对学生的某些权利视而不见，管得太死，忽视学生的自我管理，扼杀了学生的创新能力和实践能力。

（二）对学籍管理工作认识不到位。部分高职院校领导和学籍管理人员还没有把学籍管理作为一门学问来对待，认为学籍管理只是简单的事务工作，缺乏学籍管理研究的氛围，只是停留在常规管理上，忽视甚至放弃学籍管理的创新。有的高职院校对学籍管理工作重视不够，只是在教学检查或教学质量评估时才抓一下，随着检查评估的结束，管理力度大打折扣，很少考虑长远的发展和进步。对学籍管理岗位重视也不够，致使岗位变动频繁，有时成了引进人才家属安置地。

（三）学籍管理制度、分级管理责任制不健全。多数高职院校都对本校学籍管理制度进行了修订，但是少数学校存在制度简单，修订不及时，学籍学历管理工作分级责任制落实不够细化、不明确，学校的学籍管理制度没有具体的分级责任制内容，也没有列入学校工作责任考核制度之中。

（四）学籍管理队伍建设亟待加强。随着高职办学规模的扩大，办学形式的多样化，新专业、科类增加，在校生人数激增，学籍管理工作的难度和强度成倍提高。一是数量配备不足，学籍管理专职人员不能满足新形势的需要；二是结构上须改善，绝大多数学籍管理人员非专业出身，其本人缺乏教育基础理论知识、学籍管理的专业知识，现代信息化管理技术，亟须培训、提高；三是管理水平上有待提高，学校对管理人员重使用、轻培训，在实际学籍管理过程中往往按惯例、按领导指示办事，缺乏依法依规办事的意识和能力，使学籍管理工作停留在传统型、事务型的管理水平上；四是学籍管理队伍不稳定，由于缺乏学习的机会，工作与专业不对口，以及高校对学历要求不断提高，加上职务升迁困难、工作任务繁重等原因，导致学籍管理人员往往不愿长期从事学籍管理工作，管理人员流动性大，呈不稳定状态，对高校的教育教学管理产生不利影响。

（五）学籍管理信息化建设发展不平衡。高职学籍管理信息化建设发展不平衡，少数高职院校工作手段还比较落后，工作效率低。学籍管理信息量大、要求高、时限性强，没有现代信息平台很难及时完成工作任务，甚至出现信息错误、服务不及时等后果。学籍管理中有大量的档

案要整理归档，有的高校档案齐全，有的高校档案积累的较少，没有统一的标准，只是工作人员自己凭经验进行归档，造成高校之间档案管理水平差别较大。

二、陕铁院学籍学历管理工作的主要特色

陕铁院在认真贯彻执行教育部及省教育厅学籍学历管理相关政策的同时，结合学院实际，积极探索学生学籍学历管理工作的新思路、新方法，制度健全、责任明确、管理有序、常规工作扎实，保证了学院教育教学工作的顺利开展。

（一）高度重视，责任落实。随着学院办学规模的不断扩大和教学管理改革的进一步深入，学籍学历管理工作也日益复杂和繁重，按照相关文件要求，及时部署，狠抓落实，实行了院系二级管理体制，按照“分级管理、分级负责、谁主管、谁负责”的原则，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，系（部）和辅导员（班主任）具体落实，全院师生参与监督”的管理工作运行机制，明确学校、职能部门、院（系）和辅导员（班主任）各级工作职责和工作责任，统筹管理和分级分层组织实施全院学生学籍学历管理工作，做到了责任明确具体，工作过程覆盖。

（二）完善机制，规范管理。学院积极行动进一步规范学校学生学籍学历管理工作，强化工作责任机制，维护学校正常的教育教学秩序和学生合法权益，建立学生学籍学历管理工作的长效机制，先后制（修）订了《学生管理规定》、《学生学籍管理实施细则》、《考试违纪处理办法》、《顶岗实习管理办法》等切实可行的文件，建立了一套严密而具体的管理措施和办法，做到有“章”可循，有“法”可依。

（三）严把关口，规范操作。新生学籍复查注册、在校生学年注册和毕业生学历即时注册，是学籍学历管理工作的重点。学院以高度负责的态度和严谨细致的作风严把三关（新生入学复查关，在校生学籍异动关，毕业生信息审核和证书发放关），保证数据的准确、真实、及时。在2011级新生学籍复查工作中成立了由分管院领导负责的新生入学资格复查工作领导小组，职能部门负责人为成员，组织领导全校新生入学资格复查工作。及时、准确地完成新生学籍注册工作，并及时通知全体新生上网查询个人信息。

（四）以生为本，重在服务。学生学籍学历工作事务繁杂、政策性强，各高校牢固树立服务意识，广泛进行政策宣传，在校园网上或《学生手册》中人性化地设计并告知办理学籍学历各类事务的工作流程图和资源表格等，通过多种现代信息手段加强沟通，及时处理学生的咨询和事务。安徽农业大学等高校对于学生学业成绩管理，建立了学籍预警制度，关口前移，及时提醒和告知。安徽中医学院制定印发了《学生违纪处分解除实施办法》，帮助和引导受处分的学生改正错误，重新进步，体现了以学生为本的教育理念。

（五）多种渠道，加强宣传。陕铁院采用多种渠道和形式，加大学籍学历政策宣传力度。一是利用学院食堂、学生宿舍及教学楼前的宣传栏、公告栏，及时张贴《高等学校学生获取学籍及毕业证书政策告知》等宣传资料；二是及时将学籍学历管理办法和最终的补充规定发布在校园网上；三是利用学院广播进行多次广播；四是通过召开班会、座谈会等形式进行宣传；五是将学习学籍学历管理办法等相关规章制度作为新生入学教育的重要内容；六是利用就业指导课，把学籍学历的相关内容以及国家关于各种学历证书的格式、内容等向广大同学宣讲。

（六）保障有力，工作有序。学院专职学籍学历工作人员基本达到要求，辅以兼职管理人员、辅导员（班主任），基本形成了一支“专兼结合、分级管理”的工作队伍。为保证学籍管理工作的正常开展，学院配备了计算机、打印机、复印机等设备，并有学籍学历管理工作办公经费（处室合用或实报实销），用于学历证书、新生火车票优惠卡、新生学生证、毕业生档案袋、学生邮寄档案、学籍学历培训以及学籍学历出差等费用支出。通过一系列的保障措施，学院学籍学历管理工作有序开展。

三、关于做好高职院校学籍学历管理工作的若干建议

（一）进一步深化和提高对学籍学历管理工作的认识。高校学生学籍学历管理是加强教育教学管理的重要组成部分和关键环节，要充分认识到学籍学历管理在打击假文凭、规范办学行为、维护高等教育声誉、保护学生合法权益等方面具有重要作用。完善和加强学籍管理对调动学生学习积极性、维护学校教学秩序、提高人才培养质量有着重要的意义。高职院校应加强学籍过程管理，实现管理全程化、规范化、信息化、科学化。建立完整的高职学生数据信息库，统计分析高职学生学籍变动基本规律，为高等教育改革、发展提供有力服务。

（二）进一步加强学籍学历管理队伍建设。学籍管理工作的对象是学生，同时它又是一项操作性很强的技术工作，作为学籍管理人员，应当不断学习，交流经验，改进工作方法，时刻确立以教学为中心，充分尊重和维护学生的合法权利，将服务学生作为自己的工作宗旨。随着社会信息化水平日益提高，高校的学籍管理实施了电子化、网络化，实行电子注册，这对学籍学历管理工作队伍提出了新要求。各高职院校要高度重视学籍学历管理队伍建设，创造条件，支持他们参加业余学习和进修，开展工作和业务培训，不断提高业务素质和工作水平，适应新形势学籍学历管理工作需要。要把学籍学历管理工作纳入学校检查、评比之中，采取积极措施激励相关人员立足本职岗位，干好本职工作。

（三）进一步落实分级责任制。随着在校生学生人数的日益增加，高职学籍管理不是教务处可以独立完成的，学籍管理应在二级系（部）建立二级管理体制，充分发挥各系部直接管理作用，通过教务处负责制定学籍管理日程和管理规定，各系部按既定日程和要求完成工作，减少中间管理环节，调动各系部的积极性和管理潜能的发挥，从而提高教学管理质量。

（四）加强高校学籍管理装备现代化。随着高等职业教育快速发展，规模逐年扩大，人数逐年增多，管理工作任务日趋繁重。要重视管理机构建设，设置独立工作部门，配备满足工作需要的办公设施设备，实现管理工作现代化。要加强管理网络平台建设，充分发挥现代信息管理手段的作用，重点做好学生档案、信息资料、数据统计、学业登录、奖惩记载等工作，确保“三项注册”数据的准确、真实、及时，确保学生信息档案齐全、完整、规范、安全，切实保障学生的合法权益。

总之，学籍学历管理是高职教学管理工作的重要组成部分，是一项细致而又繁杂的业务管理工作，从事这项工作要有极大的耐心和责任心，面对高等教育进入大众化阶段的新形势，学籍学历管理工作必须与时俱进，建立与之相适应的保障措施。因此，认真研究学籍学历管理工作的新特点和新问题，采用高效率的学籍管理手段，不断提高管理工作的信息化程度，坚持树立以“学生为本”的管理理念，才能进一步提高高职院校学籍学历管理水平。

主要参考文献：

［1］殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平［J］.重庆文理学院学报（自然科学版），2010.3.

［2］金小丽.高校学籍管理的现状、问题及对策［J］.吉林教育学院学报，2008.10.

［3］佟嘉.高职高专院校学籍管理存在问题及对策［J］.铁道警官高等专科学校学报，2011.3.

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